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La productivité au travail n'est pas ce que vous croyez

Comment arrêter de tourner en rond et aller plus loin

Lunettes au milieu d'outils et de crayons

Votre lieu de travail est très animé. Personne ne peut dire le contraire. Il suffit de regarder votre boîte de réception surchargée. Et toutes ces réunions dans votre calendrier. Et tous ces gens stressés qui se bousculent dans le bureau.

Mais dans ce tourbillon d'activités, que fait réellement votre équipe ? Est-ce que vous progressez vers des objectifs importants, ou est-ce que vous passez simplement toute la journée à travailler ?

La productivité au travail ne consiste pas à essayer d'accomplir plus de tâches à chaque instant. Le seul résultat est que tout le monde est épuisé. Au contraire, la véritable productivité au travail signifie que chacun peut apporter toute sa créativité, sa perspicacité et son originalité à un travail qui est vraiment important.

Les habitudes personnelles des employés constituent bien sûr une grande partie de la productivité au travail, mais elles ne sont qu'un élément de l'équation. L'autre partie consiste à créer une culture d'équipe qui favorise la productivité.

Que vous soyez responsable ou simple collaborateur, vous pouvez jouer un rôle dans le développement de ce type de culture. Ce guide vous donnera quelques pistes pour y parvenir.

Un bon moral stimule la productivité. Mais la productivité stimule également le moral.

Qu'est-ce que la productivité au travail ?

Avant d'entrer dans les détails, essayons de définir clairement ce qu'est la productivité au travail et ce qu'elle n'est pas.

La meilleure preuve que votre équipe est productive est assez évidente : vous faites votre travail. Et pas n'importe quel travail. Vous atteignez vos objectifs les plus importants.

Un autre aspect de la productivité est que vous faites les choses importantes de manière efficace. Vous vous êtes débarrassé des mauvaises habitudes d'organisation qui vous ralentissent.

Cette définition de la productivité sur le lieu de travail peut sembler évidente, mais pensez à la fréquence à laquelle vous avez vu le scénario inverse se dérouler. Certaines équipes ont du mal à faire les choses importantes parce qu'elles sont submergées par toutes ces petites choses, comme tous ces e-mails et ces réunions dont nous avons parlé plus tôt. Les membres de ces équipes sont certainement très occupés, mais leur productivité est faible.

Pourquoi la productivité au travail est-elle importante ?

La création d'un lieu de travail productif ne permet pas seulement à votre organisation d'atteindre ses objectifs métier. La promotion de la productivité vous aide également à créer une culture saine et engagée sur le lieu de travail, ce qui permet à votre organisation de rester viable à long terme.

La plupart d'entre nous comprennent déjà que le moral stimule la productivité. Mais la productivité stimule également le moral. Rappelez-vous, nous définissons la productivité au travail comme le fait d'accomplir des choses importantes. Et il s'avère que c'est l'un des ingrédients clés du bien-être. Les chercheurs affirment que lorsque nous faisons des choses qui correspondent à nos valeurs et qui nous font penser que nous sommes quelqu'un de bien, nous sommes plus heureux dans la vie. En fait, neuf personnes sur dix ont déclaré qu'elles seraient prêtes à être moins bien payées si elles pouvaient faire un travail plus intéressant.

Nous avons soif de sens, et améliorer la productivité aide chacun à faire un travail plus constructif. Et c'est ce qui fait que les employés ont envie de rester. Lorsque les travailleurs se sentent impliqués dans leur travail et qu'ils ont la possibilité de s'y épanouir, ils sont davantage motivés pour y rester.

Vous faites votre travail. Et pas n'importe quel travail. Vous atteignez vos objectifs les plus importants.

Le contraire est aussi vrai. Un nombre bien trop important d'employés sont épuisés et frustrés de devoir s'occuper de tâches secondaires, qui sont les aspects les moins motivants de leur travail quotidien.

Le problème n'est pas qu'ils travaillent dur. C'est qu'aucun de leurs efforts ne semble aboutir à quoi que ce soit. Ils commencent à se demander à quoi cela sert.

C'est un sentiment dangereux quand on doit avancer. Le cynisme représente une part importante du concept d'épuisement professionnel. L'épuisement professionnel nuit à la fidélisation des employés, et les travailleurs épuisés qui restent dans l'entreprise nuisent à votre organisation en répandant la négativité.

Qu'est-ce qui rend les travailleurs inefficaces ?

Alors pourquoi tant d'équipes sont-elles improductives ? Qu'est-ce qui fait que les employés sont inefficaces, épuisés et qu'ils finissent par craquer au travail ?

Distractions

Nous sommes souvent interrompus au travail. Selon certaines estimations, nous perdons la moitié de notre temps au travail à cause de distractions improductives.

Comme on pouvait s'y attendre, de nombreuses distractions au travail proviennent des outils technologiques. Une étude a révélé qu'un travailleur du savoir moyen vérifie ses outils de communication, comme ses e-mails, toutes les six minutes.

Mais la technologie n'est pas la seule à être responsable de ces distractions. De nos jours, la plupart d'entre nous travaillent dans des bureaux ouverts. Et 99 % des personnes qui travaillent dans ce type d'environnement trouvent cela dérangeant. Parmi elles, 40 % ont déclaré être toujours ou très souvent distraites.

D'où qu'elles proviennent, même les petites distractions sont une perte de temps plus importante que vous ne l'imaginez. Lorsque vous êtes interrompu, il faut généralement plus de 23 minutes pour revenir à ce que vous faisiez.

Changements de contexte

Supposons que vous passiez la matinée à faire plusieurs choses à la fois. L'après-midi, les choses se calment un peu et vous décidez de vous attaquer à un projet important. Mais maintenant que vous avez le temps, vous n'avez plus la capacité intellectuelle. Tous ces changements de tâches que vous avez dû faire le matin ont épuisé votre capacité mentale.

Communication peu efficace

Prenons les deux aspects dont les travailleurs du savoir se plaignent probablement le plus : les e-mails et les réunions. Un usage excessif des e-mails est fréquent sur les lieux de travail. Ils sont utilisés pour communiquer, alors même que d'autres canaux seraient plus efficaces. Une enquête a montré que les travailleurs passent cinq heures par jour sur leur boîte de réception.

Et en plus, ils doivent faire cohabiter tous ces e-mails avec une multitude de réunions. Les travailleurs du savoir perdent une journée entière chaque semaine à cause des réunions et de la préparation des réunions. Pour les cadres, ce chiffre est encore plus élevé. En outre, une enquête menée auprès des cadres supérieurs a révélé que la plupart des réunions n'apportent rien en termes de productivité et qu'elles monopolisent du temps qui pourrait être consacré à des tâches plus importantes.

Favorisez la productivité au travail grâce à un travail approfondi

Toutes ces informations vous ont ouvert les yeux sur l'improductivité sur votre lieu de travail ? Vous savez que quelque chose doit changer. Mais par où commencer ?

Pour répondre à cette question, revenons à la définition de la productivité dont nous avons parlé plus tôt : atteindre efficacement les objectifs les plus importants de votre équipe.

Votre travail le plus important est probablement aussi le plus exigeant (mais également le plus satisfaisant). Cela demande davantage de réflexion, de concentration et de perspicacité.

Ce concept est connu sous le nom de travail approfondi. C'est un terme inventé par l'auteur et professeur de Georgetown, Cal Newport. Il définit le travail approfondi comme « la capacité de se concentrer sans distraction sur une tâche exigeante sur le plan cognitif. Il s'agit d'une compétence qui vous permet de maîtriser rapidement des informations compliquées et de produire de meilleurs résultats en moins de temps. »

Un travail approfondi vous permettra d'atteindre un plus grand nombre de vos objectifs les plus importants et de les réaliser plus rapidement.

Place au travail approfondi

L'amélioration de la productivité de votre équipe signifie que vous aurez plus de temps pour effectuer un travail approfondi. Voici quelques stratégies à essayer.

Fixez des limites autour de la technologie

Aidez les membres de votre équipe à échapper aux distractions liées aux nouvelles technologies. Par exemple, votre équipe pourrait instaurer des horaires où personne n'utilisera les e-mails (la première heure de chaque jour ouvrable, un après-midi par semaine, etc.)

Sachez parfois vous mettre à l'écart

L'étape suivante consiste à minimiser toutes les distractions humaines d'un bureau ouvert. L'experte en productivité et auteur Maura Nevel Thomas recommande les pratiques suivantes :

  • Établissez des règles d'équipe, par exemple : « porter des écouteurs = ne pas déranger »
  • Établissez des zones privées plus calmes dans les bureaux
  • Autorisez les membres de l'équipe à faire du télétravail

Améliorez votre utilisation des e-mails

Maura Nevel Thomas recommande d'établir des directives précisant quand utiliser (et quand ne pas utiliser) Répondre à tous, Copie et Copie cachée. Cela devrait réduire la quantité d'e-mails que chacun reçoit.

Vous pouvez également utiliser l'outil d'espace de travail collaboratif Confluence pour réduire le volume des e-mails. Confluence vous permet de regrouper et d'organiser le contenu à un seul et même endroit afin que les membres de l'équipe n'aient pas à s'envoyer sans cesse des mises à jour de documents par e-mail. Il permet également aux membres de l'équipe de modifier conjointement des pages au lieu d'envoyer des révisions et des commentaires par e-mail.

Réorganisez les réunions

Confluence peut vous aider à rendre vos réunions plus productives. Le modèle de minutes de réunion, par exemple, permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne le programme avant la réunion et les éléments d'action à mener après celle-ci.

Il existe d'autres stratégies pour des réunions plus productives :

Vous êtes maintenant prêt pour le grand plongeon

Lorsque votre équipe passe plus de temps sur un travail approfondi, vous améliorez votre productivité à court terme tout en préparant le terrain pour une plus grande productivité à long terme.

Un travail approfondi vous permettra d'atteindre un plus grand nombre de vos objectifs les plus importants et de les réaliser plus rapidement. Cela peut paraître contre-intuitif si vous êtes habitué à un environnement où les employés sont fiers d'être multitâches et constamment disponibles. Mais faites-nous confiance. Débrancher et se concentrer sur une chose à la fois rendra en fait votre équipe plus efficace.

Mettre l'accent sur un travail approfondi aura également d'autres avantages. Cela permet de mobiliser les capacités des membres de l'équipe au-delà de ce qui était possible avec des journées chargées d'e-mails et de réunions. Les employés peuvent ainsi renforcer leurs compétences et leurs connaissances. Ils éprouvent le sentiment d'accomplissement rencontré lorsque l'on obtient des résultats significatifs, que l'on apprend et que l'on grandit. Cela permet de remonter le moral et de réduire l'épuisement professionnel et la rotation du personnel.

Les changements dont nous parlons pourraient représenter de véritables bouleversements pour votre équipe. Cela pourrait être un peu désagréable au début. Mais les gains de productivité d'un travail approfondi valent bien les difficultés de croissance que votre équipe peut rencontrer.

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