Comment créer une culture de communication collaborative au sein de votre équipe
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Vous saisissez « Comme indiqué dans mon dernier e-mail… » en respirant profondément. Pendant ce temps, votre collègue parcourt des fichiers pour trouver la dernière version d'un document nécessaire à une réunion qui commence dans trois minutes. Vous rejoignez ensuite un strand-up d'équipe. Devinez quoi ? Les assignations de tâches de la semaine dernière n'étaient pas claires, donc le projet va prendre du retard. Des informations passent toujours entre les mailles du filet, et vos collègues sont tout aussi frustrés que vous. C'est pourquoi vous devez favoriser une culture de communication collaborative au sein de votre équipe.
La communication collaborative implique d'échanger des informations de manière transparente et de discuter de sujets en équipe afin d'atteindre un objectif commun. Vous pensez que c'est une évidence pour les équipes ? Pourtant, la majorité des employés déclarent le contraire. Selon une étude, 63 % d'entre eux ont déclaré vouloir quitter leur emploi en raison d'une mauvaise communication.
La communication collaborative devrait être une évidence pour toutes les équipes, car elle favorise la transparence et encourage les employés à partager ouvertement leurs idées. Lorsque vous utilisez des outils de collaboration et des stratégies de communication éprouvées pour renforcer les compétences de collaboration de votre équipe, tout le monde y gagne. Voici comment aider vos employés à travailler efficacement et à être satisfaits de leurs contributions.
Collaborez et communiquez en un seul et même endroit
Vous ne pouvez pas créer un workflow efficace et collaboratif si les membres de votre équipe se basent sur des documents différents, travaillent avec des outils distincts ou doivent constamment faire face à des silos de communication. La première étape pour promouvoir une culture de communication collaborative consiste à établir des normes pour déterminer où la collaboration doit avoir lieu.
Désignez une source de référence unique
Il est essentiel de créer et de maintenir un espace central pour l'ensemble des documents, des connaissances et des conversations. Sans cela, les membres de votre équipe seront obligés de fouiller dans leur boîte de réception, de parcourir les fichiers et de s'envoyer constamment des messages pour connaître l'état d'avancement des tâches.
Lorsque vous disposez d'une source de référence unique, tout le monde sait où chercher les informations concernant un projet donné. Lorsque vous stockez toutes les connaissances dans un seul et même espace, vous encouragez la collaboration, car chacun peut voir les contributions des collègues. De plus, lorsque tout le monde a accès aux mêmes informations, vous pouvez lancer directement la discussion au lieu de chercher des documents, des notes de réunion antérieures et des assignations de tâches associés.
Collaborez sur chaque programme
Modifiez des documents ensemble et en temps réel
Lorsque les membres de votre équipe peuvent modifier ensemble des documents en temps réel, la communication collaborative est naturelle. Dans Confluence, tout le monde peut voir les changements mis en évidence et consulter l'historique des versions, ce qui favorise une plus grande transparence et un meilleur alignement. Les membres de l'équipe peuvent laisser des commentaires contextuels, liker les contributions des uns et des autres, ou assigner des tâches en mentionnant des collègues dans un élément d'action.
Adoptez une pensée positive au cours du projet
Aussi ringard que cela puisse paraître, avoir un état d'esprit positif et projeter cette émotion peut réellement influencer la réaction du cerveau dans différentes situations. Personne ne souhaite collaborer avec un collègue connu pour sa négativité, mais adopter une pensée positive peut grandement contribuer à promouvoir la communication collaborative.
Les auteurs Andrew Newberg, M.D. et Mark Robert Waldman discutent de l'effet du cadrage positif et négatif dans leur livre, Words Can Change Your Brain. « Plus vous vous concentrez sur des mots positifs, plus [ils] commencent à affecter d'autres zones du cerveau », expliquent Andrew Newberg et Mark Robert Waldman. « Les fonctions du lobe pariétal commencent à changer, ce qui modifie votre perception de vous-même et des personnes avec lesquelles vous interagissez ».
Placarder un message du type « Tout va pour le mieux dans le meilleur des mondes » sur la porte de votre bureau n'améliorera pas forcément la collaboration, mais une communication écrite positive est indispensable. La documentation de la communication dans Confluence incite chacun à réfléchir à la façon dont il aborde une conversation.
Imaginons que vous analysez un graphique et que vous vous dites « Waouh, quelle pagaille ». Vous n'écrirez jamais (espérons-le) une critique aussi dure et inutile dans un document partagé. Vous diriez plutôt : « J'aime bien les couleurs, mais de nombreux éléments de design se chevauchent, ce qui complique la lecture du texte. Ne pourrions-nous pas le simplifier ? » La designeuse reçoit alors un feedback constructif et elle vous perçoit aussi probablement plus positivement en tant que collègue.
Les plus petits gestes de soutien sont parfois inestimables. Dans Confluence, les membres de l'équipe peuvent liker les pages des autres, comme s'il s'agissait d'une app de réseau social. Éprouvez la sensation d'un selfie parfait en accumulant des likes au travail : likez les pages Confluence de vos collègues pour montrer que vous appréciez et saluez leurs contributions.
La communication collaborative ne fonctionne que si tout le monde partage ses opinions en toute confiance. Tous ces documents partagés, ces programmes collaboratifs et ces conversations publiques seront beaucoup plus efficaces si vous adoptez une pensée positive.
Adoptez une écoute active pour les communications asynchrones
