Objectifs de l'équipe, signaux et mesures
Il convient de définir des objectifs, des signaux et des mesures en équipe afin que chacun sache à quoi ressemble un projet fructueux.
UTILISEZ CE SCÉNARIO POUR…
- Établissez des objectifs, déterminez des signaux et définissez des mesures avant le début d'un projet afin de garder l'objectif de chaque membre de l'équipe en phase avec le résultat escompté.
- Aidez-vous des valeurs et des métriques ou de la compréhension commune sur vos contrôles de santé.
Personnes
6 à 8
Temps de préparation
15 min
Durée
90 min
Difficulté
Élevée
Déroulement du scénario
Idéalement, vous devriez lancer ce scénario avant le début de votre projet. Cependant, si vous avez déjà commencé, vous pouvez toujours l'exécuter pour vous assurer que l'équipe est sur la bonne voie.
Matériel
Tableau blanc
Post-its
Marqueurs
Chronomètre
Magic 8 Ball™ (facultatif)
Préparation
Définissez votre objectif
Avant d'exécuter ce scénario, votre équipe doit définir et comprendre l'objectif du projet. S'agit-il de mieux fidéliser les clients ? De s'étendre sur un nouveau marché ? De générer du trafic sur le site web à partir du référencement organique ? Si vous n'avez pas une vision claire de votre objectif général, ce scénario se complique.
Préparez une chronologie
Chaque projet nécessite une chronologie qui donne un aperçu simple du début à la fin. Elle aidera votre équipe à suivre l'avancement d'un projet et à organiser les tâches à réaliser avant de passer à l'étape suivante. Lorsque vous créez une chronologie, vous devez tenir compte de différentes variables, notamment la taille de votre équipe, les dépendances du projet, ou encore les ressources disponibles et limitées. En fonction de vos variables, vous devriez être en mesure de définir votre période en conséquence.
ÉTAPE 1
Préparez le terrain (10 min)
Si vous êtes responsable de projet à temps plein, votre heure de gloire est arrivée. Clarifiez le lien entre le projet dans lequel vous vous embarquez et la mission globale de votre équipe ou de votre département. Accordez du temps au groupe pour discuter ou poser des questions à ce sujet. Surtout, pas de précipitation : il importe que toute l'équipe soit sur la même longueur d'onde pour commencer.
ÉTAPE 2
Réfléchissez aux objectifs ensemble (15 min)
À présent que tout le monde est fixé concernant l'objectif général de l'équipe, une séance de brainstorming s'impose.
Passez quelques minutes à réfléchir individuellement aux objectifs potentiels, notez chaque idée sur un post-it et affichez-les bien en vue. N'oubliez pas que chaque objectif doit faire référence au résultat (le puzzle complet), et non à la réalisation (une pièce du puzzle). Vous devrez peut-être le répéter à votre équipe, mais c'est normal ! Supposons, par exemple, que votre équipe souhaite créer la meilleure app mobile de l'entreprise.
Exemple de réalisation (une pièce du puzzle) : Créer une icône d'app mobile attrayante
Exemple de résultat (le puzzle complet) : Augmenter le nombre d'installations de notre app mobile
Avec votre équipe, vous devez également clarifier le périmètre de chaque objectif. Les objectifs ne doivent pas être trop granulaires pour permettre leur suivi dans un seul ticket Jira. Ne vous mettez pas en tête de rétablir la paix dans le monde (mais chapeau si c'est que vous essayez de faire).
Pour plus de conseils sur la définition des objectifs, découvrez les objectifs S.M.A.R.T..
Astuce
Repensez aux leçons tirées des projets précédents : les accrocs, les égratignures, les défauts et tout le reste ! Ressortez les notes des rétrospectives ou des sessions de contrôle de santé précédentes pendant ce brainstorming.
Étape 3
Priorisation (10 min)
Vous avez probablement réfléchi à au moins une dizaine d'objectifs valables. Limitez-vous maintenant aux trois principaux.
Sur votre tableau blanc numérique ou sur une grande feuille de papier, dessinez un simple tableau à trois colonnes. Nommez-les respectivement « Non », « Peut-être » et « Oui ». Passez brièvement en revue chaque post-it avec votre équipe et collez-les sous la colonne « Non » ou « Peut-être ». Ne mettez rien dans la colonne « Oui ». Ensuite, examinez la colonne « Peut-être » et sélectionnez les trois principaux objectifs à placer dans la colonne « Oui ».
Maintenant, prenez du recul et réfléchissez aux trois objectifs que vous avez sélectionnés. S'alignent-ils sur l'objectif de votre équipe ? Dans l'affirmative, poursuivez. Sinon, réexaminez-les.
Une fois que vous serez sûr d'avoir sélectionné les bons objectifs, désignez un propriétaire pour chacun d'entre eux.
Astuce
Vous avez du mal à définir les objectifs qui fourniront le plus de valeur ? Pensez à exécuter le scénario « Curseurs de la négociation ».
Étape 4
Signaux (15 min)
Ensuite, considérez vos trois objectifs et recherchez les « signaux » qui vous prouveront que vous êtes sur la bonne voie. Ils sont similaires aux indicateurs de performance clés (KPI). Prenez cinq minutes par objectif pour réfléchir sérieusement aux signaux qui seront réellement significatifs.
Réexaminons notre objectif : augmenter le nombre d'installations de notre app mobile. N'oubliez pas que « créer une icône d'app mobile attrayante » ne permet pas d'envisager l'objectif en lui-même. Cela concerne la réalisation plutôt que le résultat. Cependant, les signaux font référence au résultat, car ils permettent de suivre les performances globales de votre projet.
Objectif
- Créer la meilleure app mobile de l'entreprise
Signaux
- De plus en plus de personnes recherchent notre app mobile dans les boutiques d'apps
- Le nombre de téléchargements par jour est constant ou augmente
- Le score de notre app s'améliore
Étape 5
Mesures (30 min)
Tout en gardant vos objectifs et vos signaux à l'esprit, envisagez la fin de votre horizon de planification. Quels facteurs pourraient vous stopper dans la poursuite de cet objectif ? Comment la réussite se concrétise-t-elle ? Souvenez-vous : ce n'est pas parce que vous arrêtez de poursuivre votre objectif qu'il perd de son importance ou que vous l'abandonnez complètement.
Comme leur nom l'indique, les mesures doivent être mesurables. De plus, elles doivent être spécifiques : ainsi, la comparaison de votre état d'avancement par rapport à ces mesures ne laissera aucun doute. Cependant…
Évitez les mesures binaires auxquelles vous ne pouvez répondre que par oui ou par non : elles ne vous permettront pas de sortir de votre zone de confort (ou ne vous y encourageront pas). Justement, n'hésitez pas à faire preuve d'audace. Une mesure manquée de peu est mieux qu'une mesure ultraconservatrice atteinte plus tôt que prévu.
Notre exemple d'app mobile nous permet d'illustrer certaines mesures.
Objectif
- Créer la meilleure app mobile de l'entreprise
Signaux
- De plus en plus de personnes recherchent notre app mobile dans les boutiques d'apps
- Le nombre de téléchargements par jour est constant ou augmente
- Le score de notre app s'améliore
Mesures
Pour le T1,
- La recherche de notre app dans les boutiques d'apps augmentera de 20 % par rapport au dernier trimestre
- Le nombre de téléchargements augmentera de 15 %
- Notre app obtiendra au moins un score de 3,5 étoiles
Astuce
Si une discussion avec l'équipe entière semble compliquée, formez de petits groupes. Les débats seront animés par les propriétaires de l'objectif. Ainsi, vous pourrez approfondir la question plus en détail.
Étape 6
Concluez (10 min)
Concluez ce scénario en prenant du recul et en observant la situation dans son ensemble. Passez en revue le déroulement général de votre projet et demandez-vous, seul et en équipe, si tout est logique. Voici quelques questions à vous poser.
- Chaque objectif fait-il référence au résultat réel ?
- Chaque signal est-il significatif et adapté à chaque objectif ?
- Les mesures sont-elles réellement mesurables ?
- La chronologie est-elle réalisable ?
Ensuite, rédigez une liste de tâches pour recueillir des ressources et convenez de la manière dont vous allez suivre et documenter vos signaux et mesures. Confirmez-les auprès des propriétaires désignés que vous avez sélectionnés à l'étape 3 et lancez votre projet.
Vous avez géré ?
Veillez à réaliser une session complète de contrôle de santé ou à faire le point en équipe pour déterminer si vous constatez des améliorations.
Variations
VOTE PAR POINTS
Si votre liste d'objectifs potentiels est très longue, ou que des membres de l'équipe ont des visions diamétralement opposées de ce qui importe le plus, recourez au vote par points pour simplifier les choses. Chacun inscrit un point sur trois post-its. Ensuite, placez les post-its ayant récolté le moins de suffrages dans la zone « À ne pas faire » du tableau et donnez la priorité aux post-its gagnants.
Suivis
Veillez à communiquer vos objectifs, vos signaux et vos mesures. Inscrivez-les sur le document d'une page ou l'affiche de projet de votre équipe, et transmettez-les aux parties prenantes.
Si possible, créez un wallboard ou un tableau de bord (ou autre outil similaire) qui présente les progrès accomplis vers la réalisation de vos objectifs.
Scénarios connexes
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