Comment les professeurs à l'Université de l'Oklahoma utilisent des techniques de productivité et des outils de collaboration numérique pour former la main-d'œuvre de demain

Le Dr Cavazos communique et collabore avec ses étudiants diplômés dans les cartes Trello du tableau afin d'assigner les tâches, de capturer des idées, de suivre l'avancement des cours et de fournir un feedback ainsi que des opportunités d'amélioration.

Le Power-up Dropbox de Trello permet au Dr Cavazos et à tous les membres de son équipe de collaborer et d'accéder aux informations concernant le programme, aux checklists et aux rapports chaque fois qu'ils en ont besoin. Toutes les mises à jour apportées aux tableaux Trello sont également affichées dans le flux d'activité des fichiers Dropbox.

Puisque le Dr Cavazos gère à la fois la coordination de ses cours et des autres sections d'introduction à la psychologie, les informations, les tâches et les personnes à suivre tout au long de l'année sont nombreuses.

Dans la liste « Class Setup » (Organisation de la classe), elle utilise la fonctionnalité de checklist avancée de Trello pour créer des listes détaillées de toutes les tâches que son équipe d'étudiants diplômés et d'assistants pédagogiques et elle-même doivent accomplir au début de chaque semestre. Dans la carte et sur la checklist, toutes les tâches se voient assigner un propriétaire et une date limite. Son équipe et elle-même peuvent consulter les cartes et les checklists pour identifier qui fait quoi et pour quand. Ces cartes deviennent le point central où le Dr Cavazos et son équipe collaborent pour réaliser leur travail.

Elle utilise également des étiquettes sur les cartes pour désigner le propriétaire principal du projet et le type de cours qu'il planifie (en ligne ou en personne), ainsi que des couvertures de carte pour préciser le contexte des projets et des tâches dans une vue d'ensemble.

Toutes les cartes Trello sont connectées à Dropbox à l'aide de dossiers et de fichiers, allant des devoirs et évaluations aux supports de cours et aux documents de recherche. Le Dr Cavazos utilise une instance Dropbox d'introduction à la psychologie de l'OU pour héberger tous ses cours et informations de recherche. La structure intuitive des fichiers de Dropbox lui permet de reconnaître facilement ces informations sur des cartes Trello spécifiques et de basculer de manière transparente entre les deux outils.

Dans Trello, les fichiers Dropbox s'affichent sous forme de vignettes détaillées. Les informations sont donc facilement identifiables sans avoir à cliquer dessus, pour autant qu'un simple coup d'œil suffise pour connaître le contexte ou vérifier l'avancement.

« Auparavant, nous utilisions Microsoft Word pour suivre ces projets et ces informations, mais il n'offrait pas les fonctionnalités organisationnelles et les workflows flexibles fournis par Trello et Dropbox. J'adore la façon dont ces outils fonctionnent conjointement, car ils ont tous un objectif différent, et il est essentiel de les utiliser ensemble pour rester organisé », déclare le Dr Cavazos.

« Il y a toujours du travail », assure le Dr Cavazos. « Nos cours ne sont jamais définitifs et nous pouvons toujours les améliorer. Avec les exigences de recherche, le travail fait pour d'autres et les nombreux cours, le fait de disposer d'outils et d'un processus d'organisation procure ce sentiment d'achèvement. Même si tous ces projets m'incombent, Trello et Dropbox m'aident à avoir l'impression d'avancer et de passer aux étapes suivantes sans me casser la tête. »

Le Dr Cavazos applique certains aspects de la méthodologie Agile à son style d'enseignement. Elle encourage ses étudiants diplômés à demander aux étudiants un feedback et des idées pour améliorer les cours.

« J'ai reçu à plusieurs reprises un feedback positif des étudiants concernant la préparation, la présentation des cours, la rapidité de retour des devoirs notés (impressionnant dans des classes de 475 étudiants) et la gestion globale des cours. Ces composantes organisationnelles améliorent l'expérience d'apprentissage des étudiants. »

Une fois que son équipe et elle-même ont recueilli ces données auprès des étudiants, elles enregistrent les informations et les idées dans Dropbox et les ajoutent aux cartes Trello afin de pouvoir s'y référer lors de l'élaboration des supports de cours et des programmes du prochain semestre.

En adoptant ce système, le Dr Cavazos et son équipe d'étudiants diplômés et d'assistants pédagogiques obtiennent un contexte similaire pour ce qui a fonctionné ou non au semestre précédent. Lorsqu'ils font enfin une pause avant le début du semestre suivant, ils peuvent facilement consulter leurs notes et checklists pour appliquer ces enseignements.