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Carfax + Atlassian

Comment migrer avec efficacité et visibilité à tous les niveaux


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Secteur

Technologie

Sites

Centreville, Virginie

Taille de l'entreprise

500 à 1 000 employés

L'équipe de livraison CARFAX a doublé en seulement quatre ans. Les faiblesses de sa gestion de projet ont alors atteint un point critique. En migrant vers Atlassian avec le soutien de Cprime, CARFAX a trouvé une solution qui a permis à l'ensemble de l'entreprise de travailler plus rapidement et plus intelligemment.

Du Missouri à Munich, les consommateurs du monde entier disent : « Montre-moi le CARFAX ! » quand ils veulent obtenir des informations sur l'historique d'un véhicule. Après tout, CARFAX est la plus grande base de données de ce type au monde. Cependant, nombreux sont ceux qui ne se rendent pas compte que l'entreprise s'est développée pour offrir des produits et services supplémentaires dans le cadre de sa mission plus vaste : fournir des informations fiables qui aident des millions de personnes à acheter, posséder et vendre des voitures d'occasion en toute confiance.

Pour alimenter cette croissance, CARFAX a ajouté plus de 100 nouveaux employés à son équipe de livraison au cours des quatre dernières années, soit une augmentation de près de 50 %. Au fur et à mesure que l'équipe s'agrandissait, la demande pour un système intégré plus robuste pour gérer ses produits et employés augmentait elle aussi. L'équipe utilisait trois à six outils différents, sans connexion les uns avec les autres et mal alignés avec les processus de CARFAX.

« Cette multitude d'outils a entraîné un certain nombre de défis », explique Aaron Hall, Director of Project Services. « Les responsables produit et les dirigeants n'avaient pas de visibilité sur les métriques à l'échelle du portfolio, ce qui rendait plus difficile la prise de décisions commerciales éclairées. Les métriques techniques et de gestion dont nous disposions n'étaient pas fiables. Les dépôts de code étaient dispersés, ce qui entraînait des incohérences et des inefficacités. De plus, la croissance rapide et le manque de gouvernance sur les outils et processus aggravaient les problèmes de façon exponentielle. Dans le même temps, le bureau de gestion de projet était confronté à des défis culturels et avait du mal à démontrer sa valeur. »

Aaron et son équipe savaient que CARFAX devait consolider ses opérations sur une plateforme unique qui relierait ses services et systèmes. La nouvelle solution devait également ajouter suffisamment de structure pour garantir la cohérence, mais pas au point de nuire à la productivité ou à l'adoption. Après s'être associés à la société de conseil en agilité et en technologie d'entreprise Cprime, et en avoir appris davantage sur Atlassian, ils ont compris qu'ils avaient trouvé le moyen idéal pour simplifier leur ensemble d'outils et pour atteindre leurs objectifs.

Jira fournit des informations directes stratégiques pour les développeurs, jusqu'à la direction, lorsqu'ils prennent des décisions sur les domaines dans lesquels nous investissons du temps et des ressources.

Aaron Hall

Director of Project Services, Carfax

Tout en recueillant les suggestions de plateforme de son équipe et en explorant leurs options lors de salons professionnels, Aaron a remarqué qu'Atlassian se démarquait. « Ils étaient clairement des leaders d'opinion », explique-t-il. « Ils ne se contentaient pas de créer un seul produit et d'y ajouter d'autres éléments. Ils examinaient de manière globale la culture, la cohésion et la façon dont les gens travaillent. »

Alors que de nombreux membres de l'équipe CARFAX défendaient Atlassian, Aaron voulait s'assurer que c'était le bon choix pour son équipe et, plus important encore, obtenir une aide pratique pour la stratégie et l'implémentation. Il a commencé à rechercher des Solution Partners et, après avoir examiné plusieurs entreprises, il est tombé sur Cprime. Il se souvient : « Cprime avait les connaissances nécessaires pour nous guider tout au long du parcours, ainsi que la culture, les services et l'approche qui nous ont permis de réussir. L'entreprise a également fourni un consultant dédié sur place tout au long de l'implémentation afin que nous ne soyons pas seuls. »

Swati Jain, Vice-présidente des services dédiés aux professionnels chez Cprime, convient que le partenariat était naturel, car CARFAX recherchait une solution, et pas seulement un outil. « Nous sommes un fournisseur de solutions », dit-elle. « Nous voulions bien comprendre les besoins de CARFAX afin de pouvoir construire, concevoir et implémenter une solution non seulement pour aujourd'hui, mais également capable d'évoluer avec la croissance future. »

Grâce à ses échanges avec Cprime, CARFAX a confirmé qu'Atlassian était la bonne solution pour son équipe. Cprime a ensuite retroussé ses manches et s'est mis au travail, en se concentrant principalement sur la transition vers Jira, car il s'agissait de la partie la plus complexe du projet.

L'équipe de livraison CARFAX utilisait Mingle comme principal outil de gestion du travail. Pour migrer vers Jira, Cprime a travaillé en étroite collaboration avec CARFAX au cours d'un processus en trois phases : 1. évaluation du design et diligence raisonnable ; 2. conception et implémentation de la nouvelle solution (serveurs Jira et Confluence, hébergés par AWS) qui refléterait les processus existants dans Mingle ; et 3. préparation de CARFAX pour la transition. En cours de route, Cprime a organisé des ateliers et des réunions avec des dizaines d'équipes CARFAX afin de recueillir les besoins, de créer une stratégie d'hébergement, de planifier et de gérer la migration, de fournir des formations et de soutenir une implémentation en douceur.

En conséquence, Aaron et sa collègue Alison Clough, qui a géré la transition vers Jira, affirment que le déploiement a été encore plus facile que prévu. « Ce n'était rien de spectaculaire », explique fièrement Aaron. « Cela ne reposait pas sur la chance, mais sur une plateforme exceptionnelle et l'engagement avec les parties prenantes. Nous ne fournissions pas simplement un outil en invitant les utilisateurs à s'en servir. »

Dans les mois qui ont suivi la transition vers Atlassian, CARFAX a obtenu tous les résultats escomptés et bien plus encore. Des améliorations tactiques quotidiennes (comme l'augmentation de l'efficacité et une meilleure gestion des backlogs) à la croissance stratégique de l'organisation (comme le renforcement de la transparence et de la visibilité dans l'ensemble de l'entreprise), Aaron qualifie le changement de « sismique ».

Alison est du même avis, affirmant que leur équipe vit désormais dans Jira de jour comme de nuit. « Jira est au cœur de nos activités. C'est ainsi que nous travaillons », explique-t-elle. « Mais surtout, les développeurs ne se rendent même pas compte pas qu'ils prennent des décisions de gestion clés. Jira fournit des informations directes stratégiques pour les développeurs, jusqu'à la direction, lorsqu'ils prennent des décisions sur les domaines dans lesquels nous investissons du temps et des ressources. »

Aaron ajoute que les dirigeants de CARFAX s'appuient non seulement sur les données Atlassian pour obtenir des informations stratégiques sur la productivité des équipes, mais qu'ils apprécient également de consulter des données en temps réel. « Les dirigeants ne se sont jamais connectés à notre ancien système. Maintenant, ils insistent pour s'asseoir avec moi et observer Jira fonctionner en temps réel, et ainsi pouvoir se concentrer sur des problèmes spécifiques que nous n'aurions jamais remarqués auparavant. »

Malgré une augmentation de 300 % du nombre d'utilisateurs, les temps d'arrêt de la plateforme ont diminué de 79 %, ce qui a permis de gagner plus de 2 000 heures de productivité chaque année.

L'adoption généralisée des outils Atlassian ne ressemble à rien de ce que CARFAX a connu, grâce au plaidoyer interne, à la participation des parties prenantes à chaque étape, à la communication proactive tout au long du processus et à la formation pratique.

Bien que de telles hausses d'utilisation entraînent généralement des tickets de performance du système, Swati Jain souligne que CARFAX a observé le contraire grâce à l'aide de Cprime dans la conception d'une infrastructure stable. Malgré une augmentation de 300 % du nombre d'utilisateurs, les temps d'arrêt de la plateforme ont diminué de 79 %, ce qui a permis de gagner plus de 2 000 heures de productivité chaque année.

Avec des équipes plus épanouies, plus efficaces et mieux informées, CARFAX a connu une croissance à deux chiffres de son chiffre d'affaires et une satisfaction client proche des 90 % pour la plupart des produits, tout en posant des bases solides pour une évolution future.

Grâce au soutien inestimable de Cprime, CARFAX a mené à bien la migration vers Atlassian et a connu des améliorations à l'échelle de l'entreprise. Qu'il s'agisse d'une plus grande efficacité de développement pour l'ingénierie, de mises à jour plus régulières et d'une évolutivité sans interruption pour le service informatique, d'analyses cohérentes et en temps réel pour les cadres dirigeants, les équipes de l'organisation peuvent travailler plus rapidement et plus intelligemment que jamais.

Ces améliorations ont non seulement fait une différence dans le travail quotidien des employés, mais ont également contribué à renforcer la valeur du bureau de gestion de projet dans le cadre d'une focalisation plus large sur les compétences et les capacités de l'équipe. « Nous passons à un modèle en étoile avec nos équipes produit et technologiques, dans lequel elles sont intégrées à l'entreprise », explique Aaron. « Les business leaders de CARFAX comptent sur notre équipe pour trouver des personnes capables de combler le fossé entre la technologie et la gestion. Les solutions d'Atlassian nous aident à atteindre cet objectif. » Le travail de l'équipe lui a même valu une nomination au titre de « PMO of the year » par PMNetwork.

Pour Aaron et Alison, c'est là qu'Atlassian a eu le plus d'impact : éliminer les barrières entre les équipes et avoir accès aux données en temps réel de l'ensemble du portfolio pour une prise de décision plus intelligente. « La profondeur des fonctionnalités d'Atlassian et l'étendue des fonctions métier ont dépassé de loin les autres », explique Aaron. « Mais pour moi, la transparence et la visibilité ont été les plus grandes victoires. »

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