Close

Asiaa tiimichatista:

Katsaus työpaikkakommunikaation nykytilaan

Asiaa

Tiimichatin tarve kasvaa, mutta se tuo mukanaan myös odottamattomia haasteita. Tämä tiimichatin opas tarjoaa hyödyllisiä neuvoja siitä, mihin kannattaa varautua.

Rakkaalla lapsella on monta nimeä: Ryhmächat. Viestipohjainen alusta. Tiimikommunikaatiotyökalu. Yhteistyöhön perustuva työtila. Yhteistyöhön perustuva teknologia. Miksi sitten kutsutkin sitä, tavoite on sama: tiimien saattaminen yhteen reaaliajassa.

Ryhmächat

Mutta vaikka tiimichat — siksi me sitä kutsumme — onkin korvaamaton työkalu joillekin, toiset ovat kyseenalaistaneet sen tehokkuuden. Auttaako se meitä vai haittaako se vain tehokkuuttamme?

Selvitimme asiaa tekemällä kyselyn, johon osallistui lähes 1300 tiimichatia käyttävää ihmistä, jotta ymmärtäisimme paremmin, miten sen käyttö on vaikuttanut heidän tuottavuuteensa työpaikalla.

Kysely tuotti valaisevia ja rohkaisevia vastauksia.

Kyselyn lisäksi teille joitakin epävirallisia haastatteluita erilaisten työntekijöiden kanssa – nämä ihmiset työskentelivät erilaisissa rooleissa ja erilaisissa yrityksissä ja toisilla oli enemmän kokemusta työelämästä kuin toisilla.

Mitä sinun tulee tietää

Älä ohita tiimichatia olankohautuksella: se muuttaa hiljalleen työskentelytapojamme

Nykypäivän työvoima on moninaisempaa ja digitaalisempaa kuin koskaan ennen, ja se on aiempaa vähemmän riippuvainen säännöllisistä, joustamattomista työajoista. Tänä päivänä joustava kommunikaatio on elintärkeää tuottavuudelle, tietojen jakamiselle ja yhteisymmärryksen rakentamiselle. Tiimichattyökaluilla voidaan mahdollistaa tällainen reaaliaikainen kommunikaatio.

42 %

yrityksistä
hyödyntää yhteistyöhön perustuvia työkaluja


Monet muut haluavat ottaa ne käyttöön tulevaisuudessa. 1

Työpaikka muuttuu – teemme enemmän yhdessä

Ennen

Suljetut järjestelmät

Vanhanaikaiset kommunikaatiotyökalut, kuten faksi, puhelin ja jopa sähköposti, ovat rajoittavia. Ne toimivat hyvin yksittäisten ihmiset tuottavuuden parantamiseen, mutta ne eivät anna käsitystä jaetuista asiayhteyksistä.

Faksi Puhelin Sähköposti
Nyt

Avoimet kommunikaatioalustat

Nykyään kommunkaatio näyttää hyvin erilaiselta. Reaaliaikainen kommunikaatio ja yhteistyöhön perustuvat ratkaisut tarjoavat tiimeille käsityksen jaetuista asiayhteyksistä.

Avoin kommunikaatio

Työtä ei enää tehdä

8–16

entisaikojen joustamattomalla tavalla.

Mitä hyötyä tiimichatista on?

Se on tapa, jolla nykypäivän tiimit työskentelevät yhdessä

Tiimichatia hyödyntävät työntekijät kokevat tärkeäksi edetä yhdessä, jakaa tietoa ja kokea yhteenkuuluvuuden tunnetta tiimin muiden jäsenten kanssa.

Chatin vaikutukset

Tiimichatia käyttävät työntekijät kokevat olevansa

paremmin yhteydessä

tehokkaampia

tuottavampia

Tviittaa tämä

Tiimichat-työkalua käyttävät työntekijät:

Työntekijät kokevat työkalun tärkeäksi työn edistämisessä, tietojen jakamisessa ja yhteenkuuluvuuden tunteen vaalimisessa tiimin muiden jäsenten kanssa.

Se ei kuitenkaan ole täydellinen

Tiimichatilla on omat haasteensa (eivätkä ne ole niitä, joita kuvittelet!)

Monet organisaatiot pelkäävät, että työpaikan kommunikaatiotyökalua käytetään työhön liittymättömiin tarkoituksiin, jolloin siitä tulee hidaste tuottavuudelle. Huomasimme kuitenkin, että ne voivat sen sijaan johtaa liialliseen työntekoon:

Aina käytettävissä

40 % ihmisistä sanoo, että chatin käyttö työpaikalla on lisännyt huomattavasti heidän kollegoidensa odotuksia siitä, että he ovat aina käytettävissä

Välittömyyden odotukset

42 % ihmisistä tarkistaa chattyökaluaan "jatkuvasti", ja 78 % ihmisistä kokee painetta olla aina käytettävissä chatissa

Aina päällä

Kuusi kymmenestä (60 %) chatin käyttäjistä vastaa myös työajan ulkopuolella tuleviin viesteihin

Viestitulva

77 % ihmisistä vastaanottaa viestejä chatissa vähintään useita kertoja tunnissa

Liian monta työkalua

Työntekijät käyttävät keskimäärin 4,5 digitaalista työkalua kollegoiden kanssa kommunikointiin. He kertoivat saavansa hyvin vähän neuvoja siihen, mitä työkaluja missäkin tilanteessa kannattaisi käyttää.

Liiallinen työ on todellinen ongelma

kokee voimakasta painetta olla aina käytettävissä

kokee vähäistä painetta olla aina käytettävissä

kertoo tarkistavansa chatia jatkuvasti

vastaa viesteihin työajan ulkopuolella

vastaanottaa viestejä useita kertoja tunnissa

Tviittaa tämä
Piippauksia ja hälytyksiä

Piippaukset, hälytykset, tärinät, ilmoituspalkit, merkit, vilkkuvat valot.

Koemme painetta vastata, olla aina käytettävissä. Ja odotamme itse samaa muilta.

Huh, mitä tälle pitäisi tehdä?

Ratkaisu ainaisen käytettävyyden pulmaan työpaikalla: selkeät signaalit ja rajanvedot

Huomasimme, että toiselle liiallinen määrä melua on toiselle juuri ihanteellinen. Etätyötä tekevät työntekijät kertoivat, että viestiäänet olivat tervetullut korvaaja työpaikan hälinälle.

Tämä oli Heureka! -hetki:

Eureka!Tajusimme, että se, mitä ihmiset todella kaipaavat työpaikkakommunikaatiolta, on yhteenkuuluvuuden tunne, joka parantaa mahdollisuuksia käyttää yksilöllisiä työskentelytapoja.

Kyselymme osoitti, että työntekijät, joiden kollegat tuntevat heidän työskentelytapansa, kokevat enemmän yhteenkuuluvuutta ja ovat tuottavampia ja aktiivisempia. 39 % ihmisistä vastasi, että he saavat tavallisen työpäivän aikana enemmän aikaan sen ansiosta, että heidän työskentelytapansa tunnetaan, 20 % vastaajista koki vähemmän stressiä ja ahdistusta siitä, että heiltä jäi jokin viesti huomaamatta.

Kommunikaatiohälyn ongelman takana olikin siis jotain paljon syvempää, josta ei yleensä puhuta.

Ihmiset kaipaavat vapautta kertoa, miten he haluavat kollegoidensa pitävän heihin yhteyttä, ja he haluavat työkaluja, joiden avulla on mahdollista lähettää selkeitä signaaleja ja määrittää rajoja.

Kysely paljasti

Käyttäjät, joiden kollegat tuntevat heidän tapansa käyttää chatia:

54
%

kokevat enemmän yhteenkuuluvuuden tunnetta kollegoidensa kanssa

51 %

kokevat olevansa tuottavampia

41 %

kokevat olevansa osallistuvampia

Tviittaa tämä
Kasvoja
Avoin kommunikaatio
työtavoistamme johtaa
suurempaan yhteenkuuluvuuden o tunteeseen
Oman työkulttuurin rakentaminen

Opas onnellisempaan, huomioonottavampaan työpaikkaan

Nämä neuvot liittyvät yhtä paljon käytäntöihin kuin työkaluihin, mutta Graalin malja olisi työkalu, joka tulee parempia käytäntöjä. Huomasimme, että jo yksilöllisten työtapojen oppiminen auttoi käyttäjiä kokemaan enemmän yhteenkuuluvuuden tunnetta ja rentoutta. Tarkoilla ohjeistuksilla voidaan päästä eroon muista epäselvyyksistä.

81 %
Suurin osa työntekijöistä on ainakin jossain määrin kiinnostunut saamaan yritykseltään tarkkoja ohjeita siitä, miten, milloin ja miksi heidän tulisi käyttää chattyökalua.

Tässä oman tiimimme viisi ohjetta, joilla pääset alkuun:

Kello

Kunkin ihmisen on henkilökohtaisesti hallittava omia rajojaan — ja kommunikoitava niistä

On tärkeää, että kollegoidesi ei tarvitse epäröidä, voivatko he lähettää sinulle viestin. Kommunikoi selkeästi, milloin et ole käytettävissä.

pizza

Työn ulkopuolinen vuorovaikutus vahvistaa tiimiä ja tekee siitä tehokkaamman

Kun ihmiset tuntevat kollegansa, he työskentelevät paremmin yhdessä.

avoin lukko

Vähennä epäselvyyttä avoimuudella

Kun kerrot tarkemmin siitä, mitä teet, vältät epäselviä tilanteita. Kerro kollegoillesi, jos aiot työskennellä kotona tai olla muuten pois toimistolta tai jos kaipaat keskittymisrauhaa.

torvi

Huomioi ja hyväksy moninaisuus kommunikaatiotyyleissä

Kaikki tiimin jäsenet hyötyvät siitä, että kaikki tuntevat toistensa työskentely- ja kommunikaatiotavat. Siten selkeytetään odotuksia ja käytettävyyttä.

Tavoite

Kuvaile selkeästi kunkin kommunikaatiotyökalun tarkoitus

Saatatte hyvinkin käyttää neljää tai viittä eri työkalua yhteydenpitoon kollegoiden kanssa. Määritä selkeästi, mitä alustaa käytetään mihinkin tarkoitukseen. Näin varmistat, että keskustelut ovat tarkoituksenmukaisia ja pysyvät aiheessa.

Kommunikointi

... tai valitse yhteistyötä tukeva kommunikaatioalusta

Tehosta tiimisi tuottavuutta ottamalla käyttöön alusta, johon on integroitu kaikki päivittäin käyttämänne työkalut. Näin saatte käyttöönne muitakin toiminnallisuuksia kuin viestitoiminnon, joten voitte tehdä enemmän yhdessä.

Muista, että uusien käytäntöjen käyttöönotto ei käy käden käänteessä. Lähesty muutosta avoimin mielin ja kokeile eri asioita. Puhu kollegoidesi kanssa avoimesti heidän työskentely- ja kommunikaatiotavoistaan. Kun käytössä on oikea työkalu, johon on yhdistetty yhtenäiset ja luotettavat käytännöt, niin samassa tilassa kuin ympäri maailmaa työskentelevät tiimit voivat kokea tulevaisuuden työpaikkakommunikaation.

Jaa tämä sivu
Uudet käytännöt vaativat aikaa

Kun käytössä on oikea työkalu, johon on yhdistetty yhtenäiset ja luotettavat käytännöt,

niin samassa tilassa kuin ympäri maailmaa työskentelevät tiimit voivat kokea tulevaisuuden työpaikkakommunikaation.

Chatmyynti

Oikean mitoituksen kiikkulauta: miten eräs toimitusjohtaja rakensi tasapainoisen kulttuurin

Signaaliopas

4 kovaa naista, jotka
edistivät työpaikkakulttuuria

Tiiminrakennuschat

Mitä 30 vuotta kestänyt Stanfordin yliopiston tutkimus kertoo meille yrityskulttuurista