Reuniones de equipo que nadie temerá
Consejos para que las reuniones valgan la pena
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Todos hemos oído hablar de las quejas constantes que suscitan las reuniones: que si son estériles; que si se apoderan de nuestros calendarios de trabajo; que si son un fastidio; y que si nos alejan de aquello en lo que deberíamos estar trabajando.
Sin embargo, en una encuesta se observó que los profesionales se pasan el 21 % de su tiempo de trabajo en reuniones. ¿Y sabes qué es peor todavía? Que esas mismas personas encuestadas piensan que al menos una cuarta parte del tiempo de la reunión es una pérdida de tiempo total. No es de extrañar que la mayoría de nosotros nos lamentemos al ver que nos han encasquetado otra reunión más en nuestros calendarios de trabajo ya de por sí saturados.
El tema es que las reuniones de equipo son un componente imprescindible del mundo laboral. Cuando las planificas y gestionas como es debido, puedes fortalecer al equipo para generar ideas, solucionar problemas y alcanzar objetivos.
Por lo tanto, la pregunta que nos hacemos todos es la siguiente: ¿cómo se puede hacer una reunión eficaz para que pueda surgir la magia de verdad? ¿Cómo puedes asegurarte de que esta reunión suponga una forma productiva de invertir el tiempo de tu equipo, en vez de una parte más de la jornada laboral por la que nadie quiere pasar?
En esta guía descubrirás lo que tienes que saber para sacarle el máximo partido a tus reuniones de equipo (y, en caso de duda, a nadie le hará daño si llevas dónuts a la reunión).
Cuándo necesitas una reunión de equipo y cuándo no
Todos hemos salido de reuniones pensando indignados que lo allí hablado se podría haber comunicado en un correo electrónico.
Una forma de eludir las quejas sobre tus propias reuniones consiste en asegurarte de que estés en verdadera disposición de dejar caer algo en el calendario (y no solo porque sientas que ya toca quedar para hablar).
¿Cómo puedes distinguir en qué parte de ese espectro te encuentras? Guíate por las siguientes señales para diagnosticar tu propia situación y determinar si una reunión de equipo es realmente necesaria o no.
Programa esa reunión si...
1. Tienes un objetivo claro.
Toda reunión necesita una misión o un objetivo claros. De lo contrario, no tiene ningún sentido reunirse. ¿Qué pretendes conseguir? ¿Quieres solucionar un problema? ¿Planificar un cronograma? ¿Analizar un desafío? ¿Hacer una lluvia de ideas? Procura poder apuntar a una conclusión clara antes de agendar una reunión en el calendario. Si puedes hacerlo, prográmala.
2. Has elaborado un orden del día.
En cuanto te hayas embarcado en tu objetivo, este no debería ser ningún secreto: pon al corriente al resto del equipo de lo que hablaréis y de lo que pretendéis hacer. La mayor trampa en la que caen los organizadores de reuniones es en empezar la casa por el tejado. Reservan una franja horaria para una reunión y luego tratan de averiguar cómo rellenarla. En lugar de eso, resulta más inteligente planificar primero el orden del día y luego programar la duración de la reunión para ajustar el tiempo en consecuencia. ¿Tienes a mano el orden del día? Si es así, programa la reunión.
3. Sabes exactamente a quién tienes que invitar.
No hay nada peor que verse en la obligación de soportar una reunión que no tiene absolutamente nada que ver contigo. Este es otro de los motivos por los que resulta útil planificar de antemano el orden del día: porque saber lo que quieres debatir te permite entender bien a quién tienes que invitar. Por lo tanto, si sabes con exactitud quién debe estar presente, probablemente tendrás una imagen sólida de todas las demás cuestiones básicas. La reserva de ese tiempo estará justificada.
Sáltate esa reunión si...
1. Solo vas a transmitir información.
¿Solo tienes que comunicar una actualización sobre el proyecto o informarles a todos que has cambiado el menú de pizza por tacos? ¿Tienes una breve actualización o información que probablemente no propicie ningún debate? Para eso ya tienes el correo electrónico o una plataforma de mensajería instantánea. Es mucho más rápido que reunir a todos. Además, de este modo, el personal cuenta con algo que pueden volver a consultar si se les olvida algo. Existen unas cuantas excepciones a esta regla: piensa en las reuniones generales y de la ejecutiva de la empresa.
2. Vas a organizarla solo porque sí.
Puede parecer dolorosamente obvio cuando lo lees por escrito, pero sucede con más frecuencia de lo que piensas, sobre todo en el caso de las reuniones periódicas o programadas con regularidad. Estos huecos constantes en el calendario pueden acabar convirtiéndose en sesiones de puesta en común o actualizaciones del estado glorificadas, en lugar de en conversaciones productivas. Por lo tanto, si tienes una reunión periódica en el calendario del equipo, procura reevaluarla asiduamente para asegurarte de que el tiempo invertido en ella merezca de verdad la pena.
3. No has hecho los deberes para preparártela.
¿Tienes listos para usar materiales de apoyo como, por ejemplo, un resumen creativo, una presentación de diapositivas o cualquier otra cosa que necesites para transmitir tu mensaje? ¿Has planificado el orden del día y lo tienes preparado para comunicarlo? Si no, es demasiado pronto para programar la reunión. Está claro que podrías tener un poco de tiempo libre para preparar todo eso después de concertar una hora, pero es habitual que prepararlo todo te lleve más tiempo de lo previsto, y no te interesa para nada consumir tiempo de la reunión con la mitad de lo que necesitas por hacer.
Cómo llevar a cabo una reunión de equipo en la que se adelante trabajo
Vale, así que tienes un objetivo, un orden del día y tu lista de invitaciones, y tienes la certeza de que tu reunión es imprescindible. Ahora bien, ¿cómo puedes garantizar que se desarrolle con fluidez? Aplica estas estrategias.
1. Enmárcala en tu orden del día.
Odiamos sonar como un disco rayado. Además, a estas alturas de la película, probablemente ya te habrás dado cuenta de la importancia de tener un orden del día para que la reunión de equipo sea fructífera. Sin embargo, según algunas fuentes, el 63 % de las reuniones carecen de un orden del día previamente programado.
No formes parte de esa estadística. Elaborar un orden del día resulta sorprendentemente sencillo (y el tiempo que le dedicas merece mucho la pena). En su forma más básica, se trata de una breve lista en la que se enumerará lo siguiente:
- La fecha y hora de la reunión
- El objetivo de la reunión
- Los departamentos o personas que asistirán
- Los temas que se tratarán
- Quién encabezará el debate de cada cuestión
- Cuánto tiempo se dedicará a cada asunto
Y lo cierto es que eso es todo lo que necesitas. Poner todo eso por escrito y comunicarlo de antemano a la conversación aportará a la reunión una estructuración muy necesaria (por no hablar de la gestión del tiempo).
2. Envía los documentos de apoyo con antelación.
No te interesa perder ni un minuto del valioso tiempo de tu reunión, pero es fácil que eso suceda, sobre todo si dedicas los primeros 10 minutos a poner al corriente a todo el mundo sobre los asuntos que tratarás.
Para saltarte esto, comunícales el orden del día y otros documentos de apoyo (como resúmenes creativos, cronogramas, presentaciones de diapositivas, gráficos, informes, etc.) a todos los asistentes al menos un día laborable entero antes de la reunión programada.
De este modo, a todo el mundo le da tiempo a revisar y procesar la idea esencial de la reunión, y puede acudir a ella con preguntas y sugerencias bien meditadas.
3. No dejes nada al azar.
¿Qué puede hacer que la reunión se complique? Temas que surgen al azar y que se salen por la tangente, que no tienen nada que ver con el objetivo de la reunión. ¿De verdad tenéis que debatir ahora mismo cómo se pronuncia el apellido del cliente?
Cierra la posibilidad antes de que todo el equipo se vaya por esos derroteros. En lugar de participar en la conversación, dile al equipo que tomarás nota del tema para poder retomar la cuestión en otro momento.
A veces oirás que a esto se le denomina "método del aparcamiento", ya que "aparcas" el tema durante un tiempo mientras continúas conduciendo (guiño guiño) el orden del día.
4. Establece esta regla: las pantallas están prohibidas.
Para que una reunión sea productiva, todo el mundo debe estar centrado e implicado, lo cual es imposible si todos los asistentes están enfrascados en sus propias pantallas al tiempo que van contestado correos electrónicos o mirando fotos en Instagram.
A menos que los asistentes necesiten sus dispositivos para el debate o para actividades que hayas planeado, pídeles que los dejen en sus escritorios. Podrías incluso plantearte la posibilidad de preparar una caja donde guardarlos fuera de la sala de reuniones para recordarle al personal la nueva regla. De este modo, todos podréis permanecer centrados en lo que más importa: la conversación.
5. Controla el reloj.
Para empezar, es superimportante iniciar y concluir la reunión a tiempo. De este modo, no solo se muestra respeto por los horarios de todos los asistentes, sino que también significa que aprovecharéis al máximo los minutos de los que disponéis. Piénsalo de este modo: si empiezas cinco minutos tarde una reunión de media hora, ya habrás perdido el 17 % del tiempo del que disponéis juntos. ¡Ay!
Sin embargo, aparte de la hora de inicio y finalización, es fácil perder la noción del tiempo cuando la conversación se ponga realmente en marcha. Es indudable que tener franjas horarias asignadas en el orden del día resulta útil, pero lo que de verdad tienes que hacer es controlar el reloj y atenerte al plan previsto.
¿Te preocupa no ser capaz de hacer eso mientras lideras el debate? Al principio de la reunión, designa a alguien para que cronometre y te avise amablemente cuando te vayas acercando al final de la franja horaria asignada.
6. Resume y comparte.
El orden del día es importante, pero también lo es el resumen de la reunión. Una vez concluida la conversación, recapitula los puntos clave en un documento o correo electrónico y envíaselos a todos los asistentes a la reunión (y a cualquier otra persona que pudiera tener que estar al tanto). El resumen de la reunión debería incluir lo siguiente:
- Unas breves notas sobre los temas tratados
- Las acciones y a quién se les han asignado (¡con las fechas de vencimiento correspondientes!)
- Todos los temas "aparcados" que retomaréis en otro momento
Poner todo esto por escrito garantiza que todo el mundo tenga claros los pasos que hay que dar, y que no haya ninguna duda de lo que habéis hablado y acordado hacer. Además, este resumen te brinda un registro al que puedes recurrir en la próxima reunión para asegurarte de que nada se os escape del radar.
