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Cómo llevar a cabo una sesión de lluvia de ideas

De la que, realmente, salgan buenas ideas

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¿Qué es una sesión de lluvia de ideas? La lluvia de ideas es un proceso de creatividad en grupo que sirve para recopilar nuevas ideas y explorar enfoques alternativos con los que llegar a una solución. Una sesión de lluvia de ideas es la reunión en la que se llevará a cabo un intercambio de ideas.

Algunas de las ideas más revolucionarias del mundo han surgido durante una sesión de lluvia de ideas. El concepto del Observatorio de la Tierra de la NASA se gestó en el asiento de atrás de un taxi en mitad de un atasco. Los argumentos de las películas de Pixar “Bichos: Una aventura en miniatura”, “Monstruos, S.A.”, “Buscando a Nemo” y “Wall-E” se idearon sobre unas servilletas, en el transcurso de un solo almuerzo. Incluso la Declaración de Independencia de Estados Unidos se redactó durante una reunión de varios días del Congreso Continental.

Da igual si se programan o se improvisan, se puede extraer oro de cualquier sesión de lluvia de ideas, siempre que se lleve a cabo con eficacia. A continuación, te explicamos cómo sacar provecho de cada una de ellas.

1. Identifica tu objetivo

Aunque una lluvia de ideas es emocionante en el momento, es mejor mantenerse dentro de los límites marcados por tus objetivos empresariales. Solo deberías convocar una sesión de lluvia de ideas a) si hay algo específico que estás tratando de conseguir y b) si estás preparado para actuar sobre las ideas presentadas. Resume tu objetivo en una o dos frases, como “determinar formas de reducir nuestro tiempo de respuesta a las solicitudes de los clientes” o “planificar tres campañas de marketing clave para el próximo trimestre”.

Comparte tu objetivo con todos los que vayan a participar en la reunión. Crea un orden del día para la sesión de lluvia de ideas que incluya el resumen y un horario flexible para la conversación. Informa a todos con antelación (no esa mañana) sobre qué versará la reunión, para que tengan la oportunidad de prepararse.

2. Reúne al equipo adecuado

Jersey

Reserva la creatividad de tus compañeros para la propia lluvia de ideas, no para preguntarles por qué están sentados en tu reunión. En una encuesta realizada a más de 800 equipos, se descubrió que un número excesivo de mentes en una misma sala puede conducir a la “holgazanería social”, es decir, a dejar que unos pocos hagan todo el trabajo mientras los demás contribuyen poco o nada. Cuantas más personas haya en la reunión que no sepan por qué están allí, menos calidad tendrá la lluvia de ideas.

A menos que puedas señalar algo específico que esperas que aporten, deja que tus compañeros disfruten de su tiempo libre. Esto es especialmente importante si no van a ser responsables de una parte del resultado.

Además de enumerar el objetivo de la reunión, asegúrate de que todos los invitados tienen muy claro por qué quieres que estén allí.

3. Sienta las bases

Es fácil recurrir por defecto a la misma sala de conferencias cada vez que hay que convocar una reunión. Pero a nuestro cerebro le encanta la novedad, y estar en un lugar nuevo también puede ejercitar su neuroplasticidad, es decir, la capacidad que tenemos de pensar en cosas nuevas. Al cambiar de ubicación, puedes mejorar la calidad de las ideas que surgen de ese intercambio de ideas. Prueba a ir a la mesa de pícnic que hay detrás de la oficina, a la cafetería que hay a la vuelta de la esquina o incluso a una sala diferente de tu espacio de trabajo.

Si no puedes acceder a un espacio de reunión alternativo, aporta un elemento novedoso a la vieja rutina. Cambia las costumbres no verbalizadas sobre dónde se sienta cada uno o conviértete en el MVP de la oficina con un regalo sorpresa.

Las opiniones sobre la duración más adecuada para una sesión de lluvia de ideas varían y dependen de cada equipo. ¿Son 30 minutos suficientes para un equipo al que le gusta cumplir los plazos o será mejor 1 hora para que las ideas fluyan libremente? ¿Están más frescos por la mañana o les queda algo de "combustible" después de comer? Prueba algunas variaciones para encontrar lo que mejor funciona para tu grupo.

4. Elige a un moderador cualificado

Libreta con lápiz

Si un equipo se reúne para una lluvia de ideas y nadie la dirige, ¿se ha conseguido algo? Las sesiones de lluvia de ideas son conversaciones colaborativas, pero aun así es necesario que alguien tome las riendas.

Un moderador de sesiones de lluvia de ideas debe tener lo siguiente:

  • Gran capacidad de escucha para absorber plenamente las ideas
  • Habilidades de gestión del tiempo para mantener el ritmo de la reunión
  • Capacidad de organización para crear un orden del día y registrar las ideas
  • Capacidad de liderazgo para animar a todos los miembros a participar

Antes de que comience la reunión, decide si debes dirigirla tú o si hay otra persona mejor preparada para la tarea. Ten en cuenta que el papel del moderador es ser una parte neutral que mantenga la sesión en marcha y a los participantes centrados.

5. Encuentra las herramientas adecuadas

Tienes tu orden del día, tienes a tu moderador y tienes tu objetivo. Pero una vez estás en la sala de reuniones, ¿cómo vas a encender esas chispas de genialidad?

Dedica algo de tiempo antes de la reunión a decidir qué técnica de lluvia de ideas se adapta mejor al estilo de tu equipo y piensa en todo el material que necesitarás. Si la reunión es presencial, puede que necesites una pizarra, unas notas rápidas y unos rotuladores para escribir las ideas, así como un temporizador.

Trabajar con un equipo remoto requerirá un poco más de reflexión. Para asegurarte de que todo el mundo tiene la oportunidad de contribuir, utiliza una herramienta como Trello como pizarra en línea. Registra las ideas digitalmente para evitar que se pierdan en un mar de voces tanto en persona como en línea.

Una vez que se hayan escrito y organizado todas las sugerencias, documenta todas las nuevas ideas en un espacio compartido como Confluence para que tu equipo y los principales interesados puedan acceder a una fuente de información centralizada. Esto también es útil si la inspiración surge en una cafetería o de camino a casa, ya que puedes volver a entrar.

6. Asegúrate de que todos participen

Ilustración colaborativa

Has convocado a todo el mundo a la reunión por una razón y tu objetivo es escucharlos a todos. Sin embargo, algunas personas son más reservadas o introvertidas por naturaleza.

Para garantizar que nadie se sienta agobiado, establece las reglas básicas de la reunión desde el principio. Por ejemplo, prohíbe las críticas a las ideas de los demás. Los miembros del equipo que tengan una sensación de seguridad psicológica tenderán más a sugerir ideas innovadoras. Pide a los participantes que se basen en las ideas que ya se han sugerido; las investigaciones demuestran que esto aumenta la cohesión del equipo.

Para asegurarte de que no todo sea trabajo y de que haya sitio para la diversión, relaja el flujo creativo con alguien que rompa el hielo para que los asistentes tengan el estado de ánimo adecuado.

7. No te detengas cuando termine la reunión

Una lluvia de ideas solo funciona si realmente se hace algo con lo que se ha creado. Mantén ese impulso comprometiéndote a realizar algunas acciones de seguimiento en equipo. Asigna propietarios para dichos elementos de acción en Confluence y adjunta fechas de vencimiento para hacer avanzar el trabajo.

Para ir realmente más allá, envía una encuesta o pide feedback sobre la propia sesión de lluvia de ideas con el fin de mejorar las conversaciones futuras.

El límite es el cielo

Con una preparación minuciosa y una ejecución eficaz, tus equipos pueden producir ideas increíbles. La práctica hace la perfección, así que mantén esas sesiones de lluvia de ideas con regularidad y en constante evolución. Cada sesión es una experiencia de aprendizaje. Y nunca se sabe cuándo aparecerá la próxima gran idea.

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