Cómo usar Confluence como los equipos de Atlassian
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Los expertos aseguran que una de las formas más eficaces de usar Confluence es "como lo hacen en Atlassian". Confluence esconde funciones que ofrecen superpoderes para trabajar en colaboración, lo que mantiene conectados a los equipos y propicia un equilibrio saludable entre trabajo y vida personal.
Hemos entrevistado a ocho empleados de Atlassian para conocer sus prácticas de trabajo y hemos descubierto algunos trucos que han aprendido tras varios años usando y creando Confluence.
Usa Confluence para trabajar en colaboración, no solo como procesador de textos
"¿A quién le gusta el correo electrónico? A nadie". — Blane Barker, responsable sénior de Marketing digital en el terreno
Algunos usuarios nuevos usan Confluence como si fuera un procesador de textos porque sus páginas son parecidas a este tipo de herramientas. Sin embargo, Confluence ofrece muchísimas más prestaciones. Y los empleados de Atlassian lo saben. Por ejemplo, Confluence puede reducir las comunicaciones por correo electrónico de un 30 a un 50 %. Los equipos pueden reducir el uso del correo electrónico y otros canales de comunicación gracias a las funciones que ofrece Confluence para añadir etiquetas y comentarios o para compartir páginas en las tareas colaborativas. ¿Te gustaría mejorar la colaboración de tu equipo con Confluence? Todo lo que necesitas saber está en estos consejos de nuestros expertos.
CONSEJOS PARA MEJORAR LA COLABORACIÓN EN EQUIPO CON CONFLUENCE
- Crea una página que defina el modo en que debe comunicarse tu equipo y especifica los canales que deben usarse en cada tipo de interacción.
- Traslada el chat y la comunicación por correo electrónico a Confluence. Ofrece feedback usando el fragmento de texto exacto con un comentario insertado; ya no tendrás que ir de una pestaña a otra buscando una viñeta de una página concreta.
- Reduce aún más los mensajes compartiendo las páginas con tus compañeros de trabajo y activando las notificaciones automáticas en Confluence para informarles de los cambios que haces.
- Comparte un enlace de edición en lugar del enlace de la página publicada. En el modo de edición puedes ver el trabajo que hacen los demás en tiempo real. Tan solo debes hacer clic en el signo + junto a tu imagen de perfil cuando estés en el modo de edición.
No uses solo páginas wiki y comunica el contenido visualmente
"Experimenta con todas las funciones que permiten mostrar contenido de una forma más visual". — Danielle Dannenberg, responsable de personal
Los soportes visuales se utilizan desde hace tiempo en las comunicaciones para conseguir una mayor eficacia de la que ofrecen las palabras o el texto solos. Se ha demostrado que la incorporación de contenido visual ayuda a retener mejor la información, alarga los periodos de atención, reactiva el cerebro y aumenta la comprensión, entre otras ventajas. Por ello, si quieres maximizar el impacto de tus páginas de Confluence, no puedes restar importancia al valor de los elementos visuales.
Lamentablemente, hay quienes no se dan cuenta de que están desaprovechando el potencial que ofrecen las páginas de Confluence, lo que les perjudica tanto a ellos como a sus equipos. Con las numerosas funciones de formato de Confluence puedes hacer que tus páginas no solo sean más atractivas, sino también más eficaces a la hora de comunicar la información. Si aprendes a usar las herramientas básicas de estas funciones, notarás un gran cambio y podrás crear páginas de Confluence que causarán sensación.
CONSEJOS PARA MEJORAR EL DISEÑO Y LA PRESENTACIÓN VISUAL EN CONFLUENCE
- Destaca la información importante de una página con las macros de información, consejos, notas y advertencias.
- Usa diseños para dar formato a tu página y conseguir que sea visualmente atractiva. Puedes usar un diseño predeterminado o bien personalizar el número de columnas y su anchura para adaptarlo a tu contenido y tus objetivos.
- Crea páginas divertidas y visualmente interesantes incorporando imágenes y emoticonos. Estos elementos no solo te ayudarán a dividir el texto y captar la atención de los lectores, sino también a expresar emociones y otros matices que no puedes transmitir solo con texto.
- Anida elementos que se puedan contraer en una página con la macro de ampliación, que permite mostrar u ocultar elementos concretos a las distintas partes interesadas. Así, evitarás que los lectores vean información que no es de su interés.
- La macro para incluir extractos te permite mostrar en una página un elemento de otra sin tener que duplicar el elemento original en distintos sitios. Es una función básica para poder tener una única fuente de información.
Mantén informadas a las partes interesadas con menos reuniones
"La información no sirve de nada si nadie la encuentra". — Kristen Forde, contratación de gerentes de programas
Sin Confluence, puede ser difícil saber cuál es la mejor forma de mantener informadas a las partes interesadas. Preguntas como "¿quién necesita esta información y cómo debo dársela?" y otras preguntas relacionadas, como "¿quién debe asistir a esta reunión? o "¿a quién debe ponerse en copia en este correo electrónico?", son de lo más frecuentes. Muchos optamos por la prudencia y hacemos de más, lo que supone una pérdida de tiempo para nuestros interlocutores, que reciben una infinidad de información.
Afortunadamente, Confluence puede ayudarte a poner fin a este tipo de situaciones y evitar que algunas personas se sientan abrumadas por la gran cantidad de correos en los que se las pone en copia o por la infinidad de mensajes que reciben cuando se producen modificaciones. Con las notificaciones, las partes interesadas están informadas sobre los cambios que se hacen en las páginas de Confluence, lo que les permite estar al tanto del progreso de un proyecto y elimina la necesidad de hacer reuniones para comentar novedades, recibir información básica del proyecto y compartir feedback. Y lo que es aún mejor: los colaboradores pueden seguir y dejar de seguir páginas y, de este modo, recibir solo las notificaciones que les interesan.
CONSEJOS PARA MANTENER INFORMADOS A LOS MIEMBROS DEL EQUIPO CON CONFLUENCE
- En lugar de invitar a alguien a una reunión, comparte una página de Confluence con estados. Así, la persona en cuestión recibirá una notificación automática cuando hagas un cambio en la página y podrá decidir si quiere leerla y cuándo. Blane Barker, responsable sénior de Marketing digital en el terreno, ha seguido esta estrategia para informar a "miles de partes interesadas" sobre la organización de la cumbre anual sin tener que hacer demasiadas reuniones.
- Aunque la función para seguir y dejar de seguir páginas, y leer solo las notificaciones de cambios que nos interesan es muy eficaz para reducir el exceso de comunicaciones, a veces no queremos informar a todo el mundo sobre un cambio. La buena noticia es que es posible publicar páginas de Confluence sin notificárselo a otras personas y, así, evitar que reciban alertas no deseadas cada vez que corriges un error.
Encuentra tiempo para aprender a usar las funciones principales de Confluence
"Profundiza un poco más en tus conocimientos, aprende a usar las funciones y descubre cómo puedes aplicarlas". — BJ Schone, responsable de talento y desarrollo organizativo
En Atlassian, Confluence se considera una oficina virtual. Es donde los empleados pasan la mayor parte de la jornada haciendo tareas de planificación, reflexión, diseño y colaboración.
Cuando una herramienta de trabajo es tan importante, merece la pena dedicar un tiempo a descubrir todo lo que nos permite hacer. Aunque esto suponga un esfuerzo adicional al principio, a la larga el ahorro de tiempo y energía compensará con creces esta inversión de tiempo inicial.
CONSEJOS PARA CONVERTIRSE EN EXPERTO DE CONFLUENCE
- ¿Cuál es para los empleados de Atlassian una de las principales ventajas de conocer Confluence a fondo? Poder aprovechar todo el potencial que ofrece el comando de barra oblicua. En una página de Confluence, pulsa la tecla / y se abrirá un menú desplegable con un sinfín de opciones. Con este comando puedes hacer desde tareas simples, como añadir elementos de acción, emoticonos y fechas, hasta tareas más avanzadas, como insertar tableros de Trello, archivos de Dropbox y presentaciones de PowerPoint. Si dedicas unos minutos a familiarizarte con las funciones del comando de barra oblicua, evitarás perder muchas horas en el futuro.
- Las plantillas son otra de las funciones favoritas de los empleados de Atlassian. Lo más probable es que entre las numerosas plantillas de Confluence encuentres una que se adapte a tu proyecto, así que no tienes por qué empezar tu página desde cero. Estas son algunas de las plantillas favoritas de los empleados de Atlassian: plan de 90 días, manual para empleados, retrospectiva y plan estratégico.
- Para mejorar el ROI del tiempo dedicado a dominar Confluence, integra la herramienta en la cultura de tu empresa y conviértela en el recurso por excelencia para intercambiar conocimientos. Los empleados de Atlassian siempre recurren primero a Confluence cuando deben buscar información. Para que esto también ocurra en tu empresa, señala la importancia de la herramienta al incorporar empleados nuevos. Procura también que los altos cargos de la empresa sirvan de modelo a los demás en cuanto al uso de Confluence. Así, el resto de la empresa adoptará las mismas prácticas.
Seis consejos más sobre Confluence que te cambiarán la vida
- Consulta todas tus tareas en una sola página. Haz clic en tu imagen de perfil en la esquina superior derecha y selecciona Tareas.
- Organiza tus páginas con árboles de página. Así, podrás encontrar más fácilmente lo que buscas y estructurar las páginas en tu árbol con la función de arrastrar y soltar.
- Duplica una página y sus páginas secundarias. Puedes copiar un árbol entero de páginas en lugar de duplicar cada página. Selecciona Copiar en el menú Más acciones y marca la opción para incluir páginas secundarias.
- Limita el acceso a la página. La transparencia es fantástica, pero a veces necesitas trabajar en una página con un grupo reducido de personas. Usa el icono de restricciones que hay en la esquina superior derecha de la página para limitar el acceso a determinadas partes interesadas.
- Incluye enlaces con imágenes. Esta función es sencilla, pero fundamental para muchas personas, como los diseñadores que quieren crear enlaces a archivos de origen o materiales de referencia de Figma o Dropbox.
- Haz copiar y pegar desde programas creativos. Otro consejo muy útil para los diseñadores: es posible copiar en Confluence imágenes, vídeos y otro contenido directamente desde programas creativos como Photoshop para no tener que guardar los archivos e importarlos luego.
Trabaja en colaboración como se hace en Atlassian
Los empleados de Atlassian conocen las numerosas funciones que esconde Confluence y que convierten a este producto en mucho más que un simple procesador de textos. Lo utilizan para sintetizar la colaboración en un único lugar y conocen muy bien todas sus funciones y sus ventajas inigualables. Aunque este dominio de la herramienta puede ser algo natural para las personas que la han creado, tú deberías saber utilizarla igual de bien que cualquier otra aplicación que sea imprescindible para tu trabajo.
¿Quieres aprovechar al máximo el potencial de tu equipo con Confluence? Empieza hoy mismo a trabajar en colaboración como lo hacen en Atlassian.
Gracias a BJ Schone, Blane Barker, Corey Scott, Danielle Dannenberg, Emily Castro, Jehan Gonsalkorale, Kristen Forde y Miles Kaye por sus consejos.
