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La importancia de la documentación (porque es mucho más que un mero formalismo)

Ponle coto al acaparamiento de información y allana el camino para una comunicación abierta.

Personajes creando contenido en una tableta

Tu equipo va a acometer un proyecto sobre algo en lo que ninguno habéis trabajado antes, pero te ha dicho un pajarito que la empresa solventó con éxito una situación parecida hace tan solo un par de años. ¿Cuál es el único problema? Que, por aquel entonces, en la organización no trabajaba ninguno de los miembros de tu actual equipo.

Quienes se ocuparon de ese asunto ya dejaron la empresa y ahora te preguntas cómo vadear esta laguna del conocimiento. Por desgracia para ti, esta tarea se parece mucho a lanzar dardos a una diana con los ojos cerrados.

Ahora, imagínate que, en vez de estar así, tuvieras recursos a los que pudieras acudir. ¿Qué pasaría si el equipo anterior hubiera guardado registros pormenorizados de, entre otros documentos, los cronogramas y los planes del proyecto, las actas de las reuniones, los procesos paso a paso, los bocetos y las hojas de ruta?

Si ese hubiera sido el caso, contarías con un valioso pozo de sabiduría en el que podrías saciar tu sed de información. Aun en el caso de que acabaras haciendo las cosas de una forma un poco distinta, al menos tendrías la sensación de haber empezado a construir la casa con unos cimientos sólidos. De repente, este proyecto nuevo ya no te parecería tan intimidante.

Este es solo uno de los muchos ejemplos que dan fe de la importancia de la documentación para tu equipo. Sin embargo, a pesar de que este tipo de situaciones tan estresantes son el pan de cada día, a muchas empresas todavía les parece que la documentación es un formalismo opcional. Según una encuesta de BPTrends, solo el 4 % de las empresas afirma documentar siempre sus procesos.

Solo el 4 % de las empresas documenta siempre sus procesos

Lo entendemos: da la impresión de que la documentación es solo una cosa más que añadir a la lista de tareas pendientes de tu equipo. Sin embargo, ofrece una infinidad de ventajas que hacen que el tiempo y el esfuerzo que les dediques merezcan mucho la pena.

¿En qué consiste la documentación interna?

Por “documentación interna” se entiende los registros que tu organización conserva y utiliza para fundamentar las decisiones que toma dentro de la empresa. Puedes documentarlo prácticamente todo: desde las planificaciones hasta las políticas importantes, lo que significa que los distintos tipos de documentación existentes se cuentan por toneladas. Ahora bien, estos suelen encuadrarse en alguno de los tres principales tipos de documentación: documentación del equipo, documentación de referencia y documentación del proyecto.

La importancia de la documentación (es decir, ¿por qué debería importarte?)

Lo entendemos. Tienes mucho trabajo y, por lo tanto, es probable que dejar constancia de cuestiones tales como las decisiones, los estados y los pasos necesarios para ocuparse de las tareas repetitivas no sea precisamente una de las prioridades en tu lista de tareas pendientes.

A la hora de la verdad, cuando sea le momento de ponerse manos a la obra, te alegrarás de haber llevado a cabo la documentación. Tanto si un miembro del equipo se ausenta de forma imprevista como si no tienes claro cómo avanzar por una iniciativa desconocida, esos registros serán un recurso innegablemente útil.

¿Necesitas más ayuda para convencer a tu equipo? Aquí tienes unas cuantas ventajas fundamentales que puedes transmitirles para ilustrar por qué, en adelante, la documentación debería ser una prioridad.

1. Tener una única fuente de información fiable ahorra tiempo y energía

Se calcula que el trabajador del conocimiento promedio dedica aproximadamente dos horas y media al día a buscar la información que necesita. La documentación eficaz recopila toda la información imprescindible sobre una tarea, un proyecto o un equipo (desde los inicios de sesión de las cuentas hasta las instrucciones pormenorizadas) en un espacio centralizado y organizado. Ya no hay que escudriñar en el correo electrónico ni en archivos descargados para obtener la información más reciente.

Cuando vayas a entregar una tarea o a planificar un proyecto nuevo, o necesites la intervención de otro miembro del equipo en alguna cuestión, gracias a la documentación, podrás mantener la maquinaria en marcha sin perder horas intentando rastrear los detalles, las credenciales, las instrucciones, etc.

Dejar constancia por escrito de los procesos ayuda a detectar los cuellos de botella y los flujos de trabajo saturados, de forma que puedas optimizar la forma de trabajar de tu equipo.

2. La documentación es vital para el control de la calidad y de los procesos

No hay una única forma de hacer las cosas, por lo que te interesa darle a tu equipo la flexibilidad necesaria para encarar el trabajo de la manera que mejor les convenga.

Ahora bien, al mismo tiempo, te interesa garantizar la homogeneidad de los resultados, sobre todo en lo referente a lo que produces con regularidad. Debe haber un cierto nivel de cohesión para no dar una apariencia de dejadez o de desinformación.

La documentación fomenta el intercambio de conocimientos, lo que capacita a tu equipo para saber cómo funcionan los procesos y cómo suelen ser los proyectos finalizados.

Al tener a mano esos recursos, los miembros de tu equipo no tienen que ser capaces de leer la mente para mantener la homogeneidad en proyectos recurrentes, como podría ser el caso de un informe mensual o una presentación trimestral. Seguirán disponiendo de un margen de maniobra para ponerse creativos al tiempo que van tachando elementos de la lista de requisitos.

3. La documentación reduce las duplicidades en el trabajo

¿Cuántas veces has empezado un proyecto nuevo solo para descubrir que ya se había hecho? Las empresas que utilizan la documentación para catalogar los proyectos anteriores, recopilar estudios y compartir decisiones se benefician de una reducción del reprocesamiento por culpa del cual se desperdicia un tiempo precioso que podría aprovecharse para otros menesteres.

¿Por qué reinventar la rueda cuando puedes aprovechar el trabajo que ya se ha hecho? Con la documentación a mano, puedes consultar el trabajo anterior y aprender de él, en lugar de repetirlo una y otra vez con los mismos resultados.

4. Facilita muchísimo la contratación y la incorporación

La idea de que alguien se vaya no resulta agradable, pero la realidad del negocio es que tu equipo no seguirá siendo siempre el mismo. Habrá gente que se marchará, pero también revitalizarás la familia corporativa con sangre fresca.

Cuando acojas en el equipo a miembros nuevos, el periodo de incorporación puede resultar desalentador, tanto para tu actual equipo como para los recién llegados. Además, según un informe de Gallup, por desgracia, solo el 12 % de los empleados declara estar muy de acuerdo en que su organización hace un trabajo estupendo a la hora de incorporar a nuevos trabajadores.

Te interesa educar y capacitar a los miembros de tu equipo para que den lo mejor de sí mismos en el trabajo, en vez de hacerles sentir como si se les hubiera dejado en la estacada.

Si priorizas la documentación, tendrán todo tipo de guías, instrucciones y notas útiles que podrán consultar a medida que se vayan poniendo al día en sus nuevas funciones. Además, pueden utilizar esos recursos para encontrar respuesta a sus preguntas y empezar a averiguar cosas por su cuenta, en vez de sentir que tienen que contactar con alguien de tu equipo a cada duda o escollo que les surja.

5. Tener una única fuente de información fiable vuelve a todos más inteligentes

En el trabajo, tendemos a tratar nuestros conocimientos como si fueran una moneda de cambio. Ser quien tiene todas las respuestas nos proporciona una sensación de seguridad, como si fuéramos la persona más irremplazable de nuestro equipo. Damos por sentado que transmitir nuestros conocimientos teóricos y prácticos nos hará menos valiosos.

Por eso, no es de extrañar que en una encuesta se observara que el 60 % de los empleados han tenido dificultades para conseguir que sus compañeros les dieran información vital para desempeñar su trabajo.

La documentación aumenta los conocimientos colectivos de todas las personas con las que trabajas. Si el intercambio de información se convierte en la norma en tu equipo, te beneficiarás de una mayor transparencia y de un ambiente más colaborativo y estratégico. Tomarás decisiones más inteligentes porque la información esencial no quedará confinada en el disco duro de una sola persona o, peor aún, en su cabeza.

La documentación debería ser tu mejor amiga

Podrás superar a la vez un sinfín de obstáculos abrumadores que se te presenten, desde cubrir una salida o una ausencia imprevistas de un empleado hasta acometer un proyecto sobre una cuestión que no domines.

Aunque pueda sonar como algo rígido y formal, priorizar la documentación os permitirá a tu equipo y a ti desarrollar una pila de información en la que podrás apoyarte.

Comunica las ventajas anteriores a los miembros de tu equipo, encuentra alguna manera de incentivarles para que participen en documentar todo lo que puedan (¿qué tal organizar una fiesta con pizza?), y disfrutarás de la tranquilidad de saber que los conocimientos de tu equipo dejarán de estar alojados únicamente en sus cerebros.

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