El debate de intercambio de ideas en acción
Estos desarrolladores de software están dando feedback sobre las mejoras del ciclo de innovación que ha planificado su gestor de proyectos.
Esta directora de RR. HH. recibe el feedback del equipo sobre el borrador "Hábitos saludables" que ha creado para el programa de recompensas para empleados.
Notas rápidas de un equipo de eventos que ha hecho un debate de intercambio de ideas sobre el borrador de un plan para una nueva serie de paneles virtuales de invitados.
Material necesario
A distancia
Videoconferencia con función de compartir pantalla
Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas)
Presencial
Documentos impresos o pantalla compartida con tu trabajo
Pizarra
Rotuladores
Notas adhesivas
Cronómetro
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
¿Qué es el debate de intercambio de ideas?
En el mundo del trabajo en equipo, el debate no tiene nada que ver con el combate, así que guarda los guantes de boxeo. El debate de intercambio de ideas es una forma de recibir comentarios en el trabajo de una manera que ayude a hacer avanzar tu trabajo sin que nadie se sienta incómodo o herido en el proceso. Aunque la idea de intercambiar feedback entre los compañeros puede parecer aterradora, tanto desde la perspectiva del que da como del que recibe, es una parte crucial para mejorar los procesos, los flujos de trabajo, las entregas y las relaciones de equipo. Usa la estrategia de debate de intercambio de ideas para asegurarte de que los comentarios que recibas de tus compañeros sean actuales, diversos y se den en un entorno psicológicamente seguro
Instrucciones para la ejecución de esta estrategia
1. Preparación 15 min
En el caso de los equipos remotos, el primer paso es crear un nuevo documento de colaboración (si quieres, puedes usar una de las plantillas anteriores).
Envía a tus asistentes este documento y todas las áreas sobre las que quieres recibir comentarios de tus compañeros antes de la reunión. Debes tener el contenido en formato digital y tener todo listo para compartir enlaces o tu pantalla para el debate de intercambio de ideas.
Si la reunión va a ser presencial, antes de la reunión, envía todos los documentos que requieran feedback de compañeros a los asistentes. Consigue una pizarra, rotuladores y notas adhesivas. Imprime el contenido en el que te gustaría usar la estrategia de debate de intercambio de ideas en letra grande y con espacio doble o incluso triple. Esto permitirá leer y marcar fácilmente.
También resultará útil proporcionar a tu equipo de debate de intercambio de ideas algunos ejemplos anteriores de feedback de compañeros, si los tienes a mano.
CONSEJO: DAR LA INFORMACIÓN POR ADELANTADO
Los debates de intercambio de ideas son cortos con un propósito: conseguir en poco tiempo una gran cantidad de feedback. Envía por adelantado la información de contexto, como los datos de los clientes o el análisis de la competencia, para que los asistentes puedan documentarse.
2. Sentar las bases 5 min
Al principio de la reunión:
- Expón brevemente en qué estás trabajando.
- Explica por qué quieres que te den feedback y cómo lo usarás.
- Di en qué áreas quieres obtener feedback y en cuáles no.
-
Si los tienes, comparte rápidamente uno o dos buenos ejemplos de feedback de compañeros para que tus asistentes se hagan una idea básica de lo que estás buscando
CONSEJO: PERSPECTIVAS EXTERNAS
Invita a personas que estén familiarizadas con tu trabajo y a personas que no lo estén. La gente de fuera siempre tiene perspectivas nuevas.
3. Recopilar el feedback 10 min
Pon un temporizador de 10 minutos. Pide a los asistentes que revisen tu trabajo y añadan feedback. Pueden ser cosas que les gusten, que cambiarían o que eliminarían, o preguntas que tengan.
Anímalos a hacer anotaciones en el propio trabajo con subrayados, notas o comentarios. También puedes recopilar notas con una de las plantillas de debate de intercambio de ideas anteriores.
Al dar feedback, reconoce los aspectos positivos y haz recomendaciones concretas sobre cómo mejorar el trabajo. Dar feedback positivo y hacer críticas constructivas ayuda a fomentar un entorno seguro para el debate y aumenta la probabilidad de que los miembros del equipo soliciten más comentarios de sus compañeros en el futuro.
Por otro lado, recibir mucho feedback crítico puede ser complicado. Recuerda que no es algo personal: esas personas solo quieren ayudarte a mejorar tu trabajo.
CONSEJO: EL VALOR DEL SILENCIO
Escribir en silencio favorece la reflexión y las aportaciones de los miembros del equipo que tienden a intervenir menos, ya que permite centrarse en el feedback honesto y práctico en lugar de en el debate.
4. Debate 10 min
Revisa el feedback del equipo. Identifica los temas que se repiten y comenta cómo interpretas el feedback para asegurarte de que todos estáis de acuerdo sobre a qué se refiere.
Explica el razonamiento que hay detrás de las decisiones que has tomado en tu trabajo y ten una actitud abierta para recibir nuevas ideas de mejora por parte del equipo.
CONSEJO: CRÍTICA CONSTRUCTIVA
Al dar feedback, reconoce los aspectos positivos y haz recomendaciones concretas sobre cómo mejorar el trabajo.
CONSEJO: BUENAS INTENCIONES
Recibir mucho feedback crítico puede ser complicado. Recuerda que no es algo personal: esas personas solo quieren ayudarte a mejorar tu trabajo.
5. Cierre 5 min
Da las gracias a los asistentes por su participación y el feedback. Explícales cuáles serán tus siguientes pasos con el trabajo y cuándo recibirán información sobre vuestra próxima iteración.
CONSEJO: HAZ QUE SEA RUTINARIO
Crea una cultura de intercambio periódico de feedback añadiendo una sesión fija de debate en el calendario cada semana para que los miembros del equipo puedan apuntarse y compartir su trabajo.
Seguimiento
Revisar el feedback
Después de esta estrategia, dedica un tiempo a organizar y revisar el feedback del equipo. A veces no tendrás tiempo de hablar de todos el feedback que recibes durante la sesión de debate, así que aprovecha este tiempo para identificar exactamente los comentarios que vas a incorporar. Si tienes alguna pregunta, habla con los asistentes.
Segunda ronda
Cuando hayas incorporado el feedback, valora la posibilidad de programar un segundo debate de intercambio de ideas para perfeccionar aún más tu trabajo.
Variantes
Salir de la sala
Durante la fase de recopilación del feedback de la sesión de debate, pide al presentador que salga de la sala. Así los asistentes podrán centrarse en escribir el feedback en lugar de debatir con el presentador. También hará que se sientan más cómodos dando feedback que pueda implicar críticas constructivas.
Si formas parte de un equipo remoto en una reunión virtual, haz que el presentador abandone la reunión temporalmente para que los asistentes tengan tiempo y espacio para dar su opinión sin distracciones ni discusiones.
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