Objetivos, señales y medidas del equipo
Es importante definir objetivos, señales y medidas en equipo para que todos sepan qué debe tener un proyecto que ofrezca resultados.
UTILIZA ESTA ESTRATEGIA PARA...
- Definir objetivos, determinar señales y establecer medidas antes de que comience un proyecto para mantener el enfoque de cada miembro del equipo de acuerdo con el resultado en mente.
- Obtener ayuda con los conceptos de Valor y métricas o Percepción común del Monitor de estado.
Personas
6-8
Tiempo de preparación
15 min
Duración
90 min
Dificultad
Difícil
Ejecución de la estrategia
Idealmente, deberías llevar a cabo esta estrategia antes de que comience el proyecto. Sin embargo, si ya has empezado, puedes ejecutarla para asegurarte de que el equipo va en la dirección correcta.
Materiales
Pizarra
Notas adhesivas
Rotuladores
Cronómetro
Bola 8 mágica Magic 8 Ball™ (opcional)
Preparación
Define tu objetivo
Antes de llevar a cabo esta estrategia, tu equipo debe definir y entender el objetivo del proyecto. ¿Es la retención de clientes? ¿La expansión a un nuevo mercado? ¿O quizá generar tráfico en el sitio web procedente de búsquedas orgánicas? Sin una percepción clara del objetivo final en pro del cual trabajáis, llevar a cabo esta estrategia resultará más difícil.
Prepara un cronograma
Todos los proyectos necesitan un cronograma que ilustre una visión general sencilla del principio al fin. Esto ayudará al equipo a hacer un seguimiento del progreso del proyecto y a organizar lo que debe hacerse antes de continuar al siguiente paso. Al crear un cronograma, debes tener en cuenta variables como el tamaño del equipo, las dependencias del proyecto, los recursos disponibles, las limitaciones de recursos, etc. Basándote en estas variables, deberías ser capaz de elegir tu marco de tiempo.
PASO 1
Preparativos (10 min)
Si eres propietario del proyecto a tiempo completo, aquí es donde te toca lucirte. Deja clara la relación entre el proyecto en el que te estás embarcando y el objetivo más amplio de tu equipo o departamento. Deja tiempo para que el grupo debata o plantee preguntas al respecto. No tengas prisa: es importante que todo el equipo empiece en sintonía.
PASO 2
Objetivos de la lluvia de ideas (15 min)
Ahora que todos están centrados en el objetivo final del equipo, es hora de realizar un poco de exploración mental.
Dedicad unos cuantos minutos a hacer individualmente una lluvia de ideas de los posibles objetivos, escribid cada idea en una nota adhesiva y pegadlas donde todo el mundo pueda verlas. Recuerda que cada objetivo debe ir encaminado al resultado (el rompecabezas completo), no a la producción (una pieza del rompecabezas). No pasa nada si tienes que reiterárselo al equipo. Por ejemplo, supongamos que tu equipo quiere crear la mejor aplicación móvil del sector.
Ejemplo de producción (una pieza del rompecabezas): crear un icono atractivo para la aplicación móvil
Ejemplo de resultado (el rompecabezas completo): aumentar las instalaciones de nuestra aplicación móvil
Otra cosa que debes aclarar con el equipo es el alcance de cada objetivo. Los objetivos no deben ser tan detallados como para que se pueda hacer un seguimiento de ellos con una sola incidencia de Jira. Pero tampoco deben ser tan amplios como "conseguir la paz en el mundo" (aunque, oye, ole por ti si lo estás intentando).
Para obtener más consejos sobre el establecimiento de objetivos, echa un vistazo al método de objetivos S.M.A.R.T.
Consejo de experto
Recapacita sobre lo que has aprendido en proyectos anteriores (¡incluidos los baches, los fracasos y todos los errores cometidos!). Extrae notas de retrospectivas o sesiones del Monitor de estado anteriores durante la lluvia de ideas.
paso 3
Prioriza (10 min)
Probablemente, de la lluvia de ideas habréis extraído al menos una decena de objetivos que merecen la pena. Ahora hay que delimitarlos a los tres objetivos más importantes.
En la pizarra digital o en una hoja de papel grande, dibuja una tabla sencilla de tres columnas y ponles el nombre "No", "Quizás" y "Sí". Revisa brevemente cada nota adhesiva con el equipo y pégala en la columna No o Quizás. Deja de momento la columna Sí vacía. Luego, volved a repasar la columna Quizás y elegid vuestros tres objetivos principales para colocarlos en Sí.
Ahora, reflexionad en frío sobre los tres objetivos que habéis seleccionado. ¿Se ajustan al objetivo del equipo? Si es así, proseguid. Si no, revaluad.
Una vez que hayáis confirmado los tres objetivos, asigna un propietario para cada uno que pueda tomar la iniciativa.
Consejo de experto
¿Te cuesta decidir qué será lo que aportará el mayor valor? Plantéate realizar la estrategia Ecualizador de pros y contras en ese caso.
paso 4
Señales (15 min)
A continuación, coged los tres objetivos y pensad en las "señales" que podéis buscar que os indiquen si estáis bien encaminados hacia ellos o no. Estas señales son algo parecido a los indicadores clave de rendimiento (KPI). Dedicad cinco minutos por objetivo a pensar detenidamente qué señales serán realmente significativas.
Volvamos al objetivo de aumentar las instalaciones de nuestra aplicación móvil. Recuerda que "crear un icono atractivo para la aplicación móvil" no es una buena manera de pensar en el objetivo en sí, ya que se encamina a la producción más que al resultado. Sin embargo, las señales se relacionan con el resultado porque reflejan el rendimiento general del proyecto.
Objetivo
- Crear la mejor aplicación móvil del sector
Señales
- Cada vez más personas buscan nuestra aplicación móvil en las tiendas de aplicaciones
- El número de descargas por día es constante o aumenta
- La valoración por estrellas de nuestra aplicación está aumentando
paso 5
Medidas (30 min)
Sin perder de vista tus objetivos y señales, mira hacia el final de tu horizonte de planificación. ¿Qué podría hacer que dejaras de perseguir este objetivo? ¿Cómo sabrás si lo has hecho todo bien? Recuerda: el mero hecho de dejar de perseguir el objetivo no significa necesariamente que este deje de ser importante o que te desvíes completamente de él.
Como da a entender el propio término, las medidas deben ser mensurables. Además, deben ser específicas para que resulte fácil evaluar el estado con ellas. Sin embargo...
Evita las medidas binarias que solo tienen un resultado positivo o negativo, ya que no te permiten salir de tu zona de confort (ni te alientan a que lo hagas). Y por cierto, no tengas miedo a lanzarte a la piscina. Una medida que no consigues por poco es mejor que una ultraconservadora que puedes alcanzar holgadamente.
Con nuestro ejemplo de aplicación móvil, podemos ilustrar algunas medidas.
Objetivo
- Crear la mejor aplicación móvil del sector
Señales
- Cada vez más personas buscan nuestra aplicación móvil en las tiendas de aplicaciones
- El número de descargas por día es constante o aumenta
- La valoración por estrellas de nuestra aplicación está aumentando
Medidas
En el primer trimestre,
- Las búsquedas de nuestra aplicación en las tiendas de aplicaciones aumentarán un 20 % con respecto al trimestre pasado
- El número de descargas por día aumentará un 15 %
- La valoración por estrellas de nuestra aplicación será de al menos 3,5 estrellas
Consejo de experto
Si debatir con todo el equipo se antoja una tarea demasiado complicada y poco práctica, divídelo en pequeños grupos y pide al propietario de cada objetivo que dirija los debates. De este modo, podréis profundizar en más detalle.
paso 6
Recapitula (10 min)
Antes de concluir la estrategia, da un paso atrás y observa el panorama general. Revisa el flujo general de tu proyecto y pregúntate a ti y a tu equipo si todo tiene sentido. Estas son algunas de las preguntas que puedes plantear:
- ¿Todos los objetivos van encaminados hacia el resultado real?
- ¿Todas las señales son significativas y apropiadas para cada objetivo?
- ¿Las medidas son realmente medibles?
- ¿El cronograma se puede cumplir?
A continuación, escribe una lista de tareas para recopilar recursos y acuerda cómo se hará un seguimiento y se elaborarán informes de las señales y medidas. Confírmalos con los propietarios asignados que seleccionaste en el paso 3 e inicia el proyecto.
¿Lo has clavado?
Asegúrate de llevar a cabo una sesión o un control del Monitor de estado por completo con tu equipo para ver si estáis mejorando.
Variantes
VOTACIÓN POR PUNTOS
Si la lista de posibles objetivos es demasiado larga o si los miembros del equipo tienen opiniones diametralmente opuestas sobre lo que es más importante, utilizad la votación por puntos para restringirlas un poco. Cada uno marcará un punto en tres notas adhesivas. Seguidamente, trasladad las notas adhesivas sin puntos o con menos puntos a la zona "No hacer" de la pizarra y priorizad las que reciban más votos.
Seguimiento
Asegúrate de comunicar tus objetivos, señales y medidas. Incorpóralos al folleto de una página o al cartel del proyecto de tu equipo y compártelos con las partes interesadas.
Si es posible, dispón un mural o un cuadro de mandos (o algo parecido) que permita visualizar tu progreso hacia tus objetivos.
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