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OKRs: dein extrem einfacher Leitfaden für die Zielsetzung

Die Grundlagen dieses Frameworks für die Zielsetzung

Figuren verschieben Jira-Tickets

Du willst, dass dein Team nicht mehr aufzuhalten ist. Du willst nicht nur deine täglichen To-do-Listen ständig im Griff haben, sondern auch messbare Fortschritte bei der Erreichung deiner größten Ziele machen.

Aber wie schaffst du das? Indem du deine Augen schließt und es dir ganz fest wünschst? Oder indem du eine magische Lampe reibst und hoffst, dass ein Dschinn herauskommt und dir deine Wünsche erfüllt? Du könntest auch die Daumen drücken und hoffen, dass alles gut wird.

Nur zu, probiere es aus. Wenn du dein Team aber wirklich voranbringen willst, wird dich die Festlegung von OKRs wahrscheinlich schneller ans Ziel bringen.

Hast du schon mal von OKRs gehört? Das ist ja eine Art Modewort geworden und viele der kursierenden Definitionen sind gespickt mit Jargon und Unternehmenssprech.

Du musst erst einmal ins Bild gesetzt werden und dafür sind wir da. Wir beantworten einige der häufigsten Fragen zu OKRs in einer Sprache, die du auch verstehst.

Was sind OKRs?

OKRs steht für Objectives and Key Results. Es handelt sich dabei um eine Methode zur Zielsetzung, mit der dein Team deine größten Ziele erreichen kann. Sie wird dir außerdem dabei helfen, deine Fortschritte bei der Erreichung dieser Ziele zu überwachen.

Wir hoffen, du hast nichts gegen eine kurze Geschichtsstunde. OKRs entstammen ursprünglich dem Konzept "Management by Objectives" (Führen durch Zielvereinbarung), das vom Berater und Autor Peter Drucker entwickelt wurde.

Andrew Grove, der ehemalige CEO von Intel, nahm dieses Konzept dann auf und vereinfachte es. In dieser Form diente es zur Beantwortung von zwei Kernfragen:

  • In welche Richtung möchte ich mich entwickeln?
  • Wie teile ich meine Kräfte ein, um dieses Ziel zu erlangen?

Nachdem er sich eine Menge Wissen von Grove angeeignet hatte, stellte ein Investor und Wagniskapitalgeber namens John Doerr dieses System den Mitbegründern von Google vor. Diesen wird häufig die Popularisierung von OKRs zugeschrieben. Seitdem sind OKRs in vielen Unternehmen üblich geworden, in kleinen wie in großen.

Wo möchte ich hin?
Wie kann ich meine Kräfte einteilen, um dorthin zu gelangen?

Also, was ist ein Ziel?

Wie der Name schon sagt, setzen sich OKRs aus zwei Hauptbestandteilen zusammen: aus der Zielsetzung und den Hauptergebnissen. Sprechen wir zuerst über die Zielsetzung.

Der Einfachheit halber stellst du dir Zielsetzung als das Ziel vor, das du festlegst.

Du wirst mit deinem Team Zielsetzungen brainstormen, indem ihr euch fragt: "Was müssen wir in diesem Quartal angehen, um eine spürbare Verbesserung zu erreichen?" Ja, hierin steckt ein Hinweis: OKRs werden in der Regel vierteljährlich festgelegt.

Denke daran, dass Zielsetzungen allgemeine, qualitative Aussagen sein sollten, die erstrebenswert sind – nicht Aufgaben oder Teilergebnisse.

BEISPIEL FÜR EINE ZIELSETZUNG: Führe bis zum Ende des Quartals ein neues Mitarbeiterportal ein.

Und was ist mit den Hauptergebnissen?

OKRs selbst sind möglicherweise nicht direkt messbar. Stattdessen erkennst du an deinen Hauptergebnissen, ob du dein Ziel erreicht hast.

Jetzt solltest du aber nicht Hauptergebnisse mit bestimmten Aufgaben verwechseln. Hier geht es darum, Ergebnisse zu identifizieren, und nicht um Dinge, die dein Team erledigen muss. Stelle daher sicher, dass du dich immer auf ein messbares Ergebnis beziehst.

BEISPIEL FÜR EIN HAUPTERGEBNIS: Durch die Einführung des Portals erhöhen sich die Mitarbeiterbewertungen um 25 %.

Warum solltest du OKRs verwenden?

Das ist kein Beliebtheitswettbewerb. Aber wenn es so wäre, würden OKRs als klare Sieger daraus hervorgehen. Du hast vielleicht gehört, dass unzählige namhafte Unternehmen wie Google, Netflix, Adobe, Samsung und sogar Atlassian diese zur Zielsetzung nutzen.

Falls dich die großen Namen noch nicht überzeugen, gibt es noch viele andere Gründe dafür, OKRs zu verwenden:

  • Stärkere Abstimmung im Team: Alle wissen über die Ziele und Erfolgsindikatoren Bescheid.
  • Höhere Flexibilität: Da OKRs vierteljährlich festgelegt werden, erlauben diese kürzeren Zyklen mehr Spielraum.
  • Erhöhte Eigenverantwortlichkeit: Jeder weiß genau, wie der Erfolg gemessen wird und wer dafür verantwortlich ist.
  • Bessere Fokussierung: OKRs sind durchdacht und klar definiert, was die Fokussierung auf die wirklich wichtigen Ziele verstärkt.

Angesichts dieser großartigen Vorteile der OKRs lässt sich leicht nachvollziehen, warum sie bei so vielen erfolgreichen und schnell wachsenden Unternehmen beliebt sind.

Wie legst du OKRs fest?

Pfeile auf einer Zielscheibe

Möchtest du auch zu den Teams und Unternehmen gehören, die ihre Ziele unermüdlich verfolgen (wer würde das nicht wollen?). Hier erfährst du, wie du vorgehen musst.

Veranstalte zunächst eine Brainstorming-Sitzung mit deinem Team, um zu ermitteln, was ihr unbedingt erreichen wollt.

Daraus werden sich wahrscheinlich Unmengen an Ideen ergeben und bestimmt wird heiß diskutiert, wie die Zielsetzungen aussehen sollten. In diesem Fall geht Quantität aber nicht über Qualität und wir würden dir empfehlen, dich auf maximal drei bis fünf Ziele pro Quartal festzulegen. Du solltest zudem jeder Zielsetzung nicht mehr als drei Hauptergebnisse zuweisen, um keine Verwirrung zu stiften.

Denke auch daran, dass OKRs für höhere, längerfristige Ziele besser geeignet sind. Du wirst dieses System nicht verwenden, um eine Aufgabe auf deiner täglichen To-do-Liste oder ein Teamprojekt zu erledigen, das morgen abgeschlossen werden soll. Das wäre viel zu umständlich.

Auf Basis dieser praktischen Grundlagen gehen wir kurz die Schritte durch, die du und dein Team befolgen werden, um OKRs zu bestimmen.

Schritt 1: Erläutere die Grundlagen

Wenn du zum ersten Mal OKRs verwendest, wird vieles davon für dich und deine Teammitglieder neu sein. Nimm dir am Anfang etwas Zeit, um dein Team über den Prozess und die Terminologie zu informieren, damit es konstruktive Beiträge zum Gespräch leisten kann.

Schritt 2: Lege deine Ziele fest

Wenn alle mit den Grundlagen vertraut sind, bittest du das Team darüber nachzudenken, welche großen Aufgaben du im Quartal erledigen musst. (Versuche es mit Mind-Mapping!) Lass allen etwas Zeit, um ihre Ideen auf Haftnotizzettel zu schreiben und sie an die vordere Wand zu kleben. Danach gruppierst du ähnliche Ideen und ihr führt offene Gespräche, um Ideen zu verfeinern und euch auf drei bis fünf Ziele festzulegen, deren Erreichung sich derzeit am meisten lohnen würde.

BEISPIEL FÜR EINE ZIELSETZUNG: Erstelle Infografiken für alle Blogposts.

Schritt 3: Identifiziere deine Hauptergebnisse

Du hast deine Zielsetzungen festgelegt, also sollte das Team jetzt darüber nachdenken, welche Ergebnisse du erwarten und messen würdest, sofern du das Ziel tatsächlich erreichen würdest. Das wären dann deine Hauptergebnisse. Denke daran, dass du pro Zielsetzung nicht mehr als drei Ergebnisse haben möchtest.

BEISPIEL FÜR HAUPTERGEBNIS 1: Infografiken verbessern die Zeitdauer, die ein Benutzer auf einer Seite verbringt, um 10 %.
BEISPIEL FÜR HAUPTERGEBNIS 2: Infografiken werden mindestens je 100-mal auf Pinterest gepinnt.

Schritt 4: Überprüfe dich selbst

Die Vorarbeit ist getan. Jetzt wird es Zeit für eine sorgfältige Bewertung. Sieh dir die OKRs an, die du festgelegt hast. Sind sie unrealistisch? Oder sind sie zu einfach? Hast du zu viele? Oder nicht genug? Dies ist deine Chance, daran letzte Änderungen vorzunehmen.

Schritt 5: Plane monatliche Checkpoints

Wie bei jeder anderen Methode zur Zielsetzung sind einmal festgelegte OKRs nicht in Stein gemeißelt. Du solltest dich monatlich mit deinem Team treffen und überprüfen, wie nahe ihr eurem Ziel gekommen seid. Dazu gebt ihr jedem Hauptergebnis eine prognostizierte Bewertung zum Quartalsende. OKRs werden auf einer Gleitskala von 0 bis 1 bewertet. Diese zeigt an, ob du dein angepeiltes Hauptergebnis verfehlt hast, ihm nahegekommen bist oder es erreicht hast. Wenn du beispielsweise die durchschnittliche Zeit, die ein Benutzer für einen einzelnen Blogpost braucht, um nur 3 % verbessert hast, würde die Bewertung auf der Skala bei 0,3 liegen.

Wie hältst du dich an deine OKRs?

Du hast deine OKRs jetzt festgelegt. Der schwierige Teil ist geschafft, oder? Nicht ganz. Jetzt müssen du und dein Team sich auch daran halten.

Jetzt müsste man diesen magischen Flaschengeist haben …

Falls dieser gerade nicht verfügbar ist, findest du hier diverse Strategien, mit denen du die Unterstützung und das Engagement für diese Ziele erhöhen kannst:

  • Binde dein Team in den Prozess ein: Wenn es aus den oben genannten Schritten noch nicht ersichtlich geworden ist: Das Festlegen deiner OKRs sollte ein kollaborativer Prozess mit deinem Team sein. Diese Ziele sollten nicht von oben nach unten durchgereicht werden.
  • Weise Besitzer zu: Jedem Hauptergebnis sollte ein Besitzer zugewiesen werden, damit jeder weiß, wer wofür verantwortlich ist. Das schafft mehr Klarheit und erhöht gleichzeitig die Eigenverantwortung.
  • Überspringe keine regelmäßigen Check-in-Sitzungen: Es gibt immer mehr zu tun und du verbringst sicher lieber Zeit damit, auf diese Ziele hinzuarbeiten, als über sie zu sprechen. Überwinde dich! Diese Check-in-Sitzungen sind wichtig, um Probleme proaktiv zu umgehen und deinen Fortschritt zu überwachen.
  • Sei geduldig: Deine OKRs sind beim ersten Mal möglicherweise nicht perfekt. Die gute Nachricht ist, dass du sie vierteljährlich festlegst und damit den Prozess bald optimieren kannst.

Was sind Beispiele für OKRs?

Medaille

Manchmal sagt ein gutes Beispiel mehr als tausend Worte. Da hast du Glück! Nachstehend findest du einige Beispiele für OKRs, die für vier verschiedene Arten von Teams gelten.

Beispiel-OKR für Teams der Personalabteilung

ZIELSETZUNG: Verbessere das Mitarbeiterengagement.

HAUPTERGEBNIS 1: Erhöhe die Teilnahme an monatlichen Unternehmensveranstaltungen um 30 %.

HAUPTERGEBNIS 2: Erhöhe die Punktzahl bei Mitarbeiterumfragen um 15 %.

Beispiel-OKR für Vertriebsteams

ZIELSETZUNG: Steigere unsere regelmäßigen Einnahmen.

HAUPTERGEBNIS 1: Reduziere die Abwanderungsrate unserer Kunden auf weniger als 5 %.

HAUPTERGEBNIS 2: Steigere die Anzahl der Upgrades von kostenlosen Konten auf Premium-Konten um 40 %.

Beispiel-OKR für Kundensupportteams

ZIELSETZUNG: Verbessere die Kundenzufriedenheit.

HAUPTERGEBNIS 1: Reduziere die Wartezeit für Kundensupporttickets auf 24 Stunden.

HAUPTERGEBNIS 2: Verbessere Kundenbewertungen bei Umfragen auf eine Bewertung mit durchschnittlich vier Sternen.

Beispiel-OKR für Produktmanagementteams

ZIELSETZUNG: Führe eine aktualisierte Version unseres Hauptprodukts ein.

HAUPTERGEBNIS 1: Erziele 2.000 neue Produktregistrierungen.

HAUPTERGEBNIS 2: Lasse Produktbewertungen auf 10 großen Branchenwebsites veröffentlichen.

Was unterscheidet OKRs von anderen Frameworks für die Zielsetzung?

Wir geben es gerne zu: Wir sind ziemlich große Fans von OKRs. Sie sind beliebt, weil sie effektiv sind.

Das heißt aber nicht, dass sie die einzige Möglichkeit sind, um Ziele festzulegen. Deshalb werden wir zum Schluss OKRs zwei anderen gängigen Zielsetzungsmethoden gegenüberstellen und sie vergleichen, nämlich mit KPIs und SMART-Zielen.

OKRs und KPIs im Vergleich

Weil sie beide eingängige Initialwörter sind, werden OKRs und KPIs gern miteinander verwechselt. Sie sind aber grundverschieden.

Key Performance Indicators (KPIs) erfordern, dass du einem bestehenden Projekt oder Prozess ein messbares Ziel zuweist (im Gegensatz zu OKRs, bei denen die Festlegung eines neuen Ziels der erste Schritt ist).

BEISPIEL FÜR EINE KPI: Stell dir vor, dass du bereits daran arbeitest, die Effektivität deines Kundensupportteams zu verbessern. Du bist dir aber nicht sicher, wann du dieses Ziel als "erledigt" abhaken kannst. Du könntest als KPI zum Beispiel 45 erledigte Kundentickets pro Woche zuweisen.

OKRs und SMART-Ziele im Vergleich

SMART steht für spezifisch, messbar, akzeptiert, relevant und terminiert. Wenn du Ziele mit diesem System festlegst, solltest du alle diese Kriterien erfüllen und so deren erfolgreiche Umsetzung sicherstellen.

Beachte außerdem, dass mit SMART-Zielen sämtliche Kriterien in einer einzigen Aussage erfasst werden. Es gibt keine zwei separaten Bestandteile wie bei OKRs.

BEISPIEL FÜR EIN SMART-ZIEL: Erledige in diesem Monat 45 Kundensupporttickets pro Woche, um die Effektivität unseres Kundensupportteams zu verbessern.

Mach dich an die Erreichung deiner Ziele

Du möchtest dein Team näher Richtung Ziel bringen. Aber du hast noch keinen besonders großzügigen Dschinn oder einen Wunschbrunnen gefunden, der dir Garantien bietet.

Zum Glück musst du die Erreichung von Zielen nicht dem Zufall überlassen. OKRs sind genau das, was dein Team braucht, um ehrgeizige Ziele festzulegen und klar zu definieren, wie deren erfolgreiche Umsetzung aussieht.

Mehr Erfolg und weniger Frust – das hört man doch gerne.

Du bist bereit, deine eigenen OKRs festzulegen? Das dachten wir uns. Diese Vorlage kann dir dabei helfen.

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