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So baust du ein funktionsübergreifendes Team auf

Die besten Möglichkeiten, um Silos einzureißen und für bessere Ergebnisse zusammenzuarbeiten

Figuren aus verschiedenen Teams

Was ist ein funktionsübergreifendes Team? Ein funktionsübergreifendes Team ist eine Gruppe von Menschen mit diversen Fachkenntnissen, die zusammenkommen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Es besteht in der Regel aus Mitarbeitern aus allen Unternehmensebenen.

Wenn du an funktionsübergreifende Teams denkst, welches der folgenden Szenarien entspricht deiner ersten Reaktion am ehesten?

  1. Sie sind wie die Avengers! Jeder bringt seine besonderen Superkräfte mit, um eine Herausforderung zu meistern.
  2. Gruselig! Du erinnerst dich an Gruppenprojekte in der Schule, die du gehasst hast: Missverständnisse, Meinungsverschiedenheiten, Aufschieberitis und der Typ, der irgendwie immer geistig abwesend war.

Tatsache ist, dass bei funktionsübergreifenden Teams beide Möglichkeiten denkbar sind. Wenn sie gut funktionieren, beschleunigen diese Teams Innovationen und verbessern die Fertigkeiten sowie die Arbeitszufriedenheit der Mitglieder.

Und wenn nicht? Dann verschwenden sie eine Menge Zeit und Energie, ohne zu einem Ergebnis zu kommen (es sei denn, sie wollten mehr Stress und Animositäten erreichen).

Was kannst du also tun, um ein funktionsübergreifendes Team, dem du angehörst oder das du sogar leitest, funktionaler zu machen? Wir haben einen kompletten Leitfaden für dich.

Was ist ein funktionsübergreifendes Team?

Bei Teams denken wir normalerweise an Gruppen von Personen, die ähnliche Aufgaben haben – etwa das Marketingteam, die IT-Abteilung oder die Vertriebsabteilung. Ein funktionsübergreifendes Team bringt aber Personen mit unterschiedlichen Fachkenntnissen oder aus verschiedenen Abteilungen in deinem Unternehmen zusammen.

Zu einem funktionsübergreifenden Team können Mitglieder aus verschiedenen Führungsebenen gehören. Es könnte auch über eine besondere Entscheidungsgewalt verfügen. Das wäre beispielsweise der Fall, wenn das Team seinen Projektplan direkt dem CEO vorstellt, anstatt die üblichen Genehmigungsprozesse zu durchlaufen.

Funktionsübergreifende Teams sind heutzutage in aller Munde, das Konzept ist aber nicht neu. Sie wurden bereits erfolgreich in den verschiedensten Branchen eingesetzt, etwa bei Versicherungsdienstleistern oder auch Automobil- und Technologieherstellern.

Die verschiedenen Arten von funktionsübergreifenden Teams

Funktionsübergreifende Teams arbeiten in verschiedenen Unternehmen auf unterschiedliche Weise. Start-ups und kleinere Unternehmen sind aufgrund ihrer Größe per se funktionsübergreifend. Sie sind nicht groß genug, um spezialisierte Teams zu haben. Deshalb arbeiten Mitarbeiter aus verschiedenen Fachgebieten automatisch bei den meisten Projekten zusammen oder wirken an Entscheidungen mit.

Innovationen werden vor allem dann entwickelt, wenn Menschen mit unterschiedlichen Kenntnissen und Erfahrungen zusammenkommen.

Größere Unternehmen können ein funktionsübergreifendes Team als Arbeitsgruppe zusammenstellen, die sich um bestimmte Projekte oder Ziele kümmert. Das heißt, dass sie immer noch individuelle, spezialisierte Abteilungen haben. Unabhängig von dieser Struktur kommen die Mitarbeiter aber zu einem bestimmten Zweck aus verschiedenen Abteilungen zu einem funktionalen Team zusammen.

In anderen größeren Unternehmen bilden funktionsübergreifende Teams die primäre Struktur.

Warum solltest du ein funktionsübergreifendes Team zusammenstellen?

Funktionsübergreifende Teams befassen sich mit den Herausforderungen unseres modernen Geschäftsumfelds. Die Dinge ändern sich ziemlich schnell und es braucht laufend Innovationen, nur um das bloße Überleben zu sichern.

Wir gehen normalerweise davon aus, dass Innovationen von einsamen Genies entwickelt werden. Untersuchungen räumen aber mit diesem Klischee auf und zeigen, dass Innovationen tatsächlich nur dann entstehen, wenn man Menschen mit unterschiedlichen Kenntnissen und Erfahrungen zusammenbringt. Keiner hat mehr die Antwort auf alle Fragen, diese finden sich aber durch eine kluge Zusammenarbeit.

Funktionsübergreifende Teams sind aus geschäftlicher Sicht auch auf andere Weise sinnvoll. Sie können Unternehmen dabei helfen, schneller und effizienter zu agieren und geben ihnen sogar die Möglichkeit, ein neues Projekt einem Testlauf zu unterziehen, bevor ein neues Vollzeitteam dafür engagiert wird.

Ein funktionsübergreifendes Team wird den Status quo eher in Frage stellen und Möglichkeiten finden, wie sie Dinge besser machen können.

Funktionsübergreifende Teams machen es außerdem möglich, sich vom Gruppendenken zu befreien. Wenn jeder im Raum ähnlich denkt oder einen ähnlichen Hintergrund hat, werden Probleme gern übersehen oder überholte Ansichten nicht hinterfragt. Ein funktionsübergreifendes Team wird den Status quo eher in Frage stellen und Möglichkeiten finden, wie sie Dinge besser machen können.

Diese Teams können dabei helfen, Teammitglieder weiterzuentwickeln, einzubeziehen und einzubinden. Sie fördern den Zusammenhalt und die Zusammenarbeit. Mitarbeiter fühlen sich stärker mit dem Unternehmen als Ganzes verbunden, nicht nur mit ihrer eigenen Abteilung. In solchen Teams können Mitarbeiter auch an neue Wissensbereiche herangeführt werden und sie erhalten die Möglichkeit, Fertigkeiten wie den Aufbau von Beziehungen und Problemlösungskompetenzen zu verbessern. Wenn Mitarbeiter dazulernen und ihre Kompetenzen erweitern können, bleiben sie dem Unternehmen mit größerer Wahrscheinlichkeit treu.

Welches sind die Herausforderungen von funktionsübergreifenden Teams?

Vor diesem Hintergrund könnte es dich überraschen, dass bei 75 % der funktionsübergreifenden Teams nicht alles glatt läuft. Was stimmt bei diesen Teams nicht?

Manchmal erhält ein funktionsübergreifendes Team einen ungenauen oder schlecht definierten Auftrag. Dem Team werden möglicherweise keine wichtigen Parameter mitgeteilt (oder es kann diese nicht schnell genug festlegen), etwa wie viel Zeit es bis zur Fertigstellung hat oder wie viel es ausgeben darf. Ohne klares Ziel oder einen geeigneten Plan, wie es die entsprechenden Ziele erreicht, bleibt das Team stecken.

Funktionsübergreifende Teams kommen mitunter auch vom Weg ab, weil Mitglieder konkurrierende Prioritäten oder Verpflichtungen haben. Sie konzentrieren sich einzig auf ihre eigenen Interessen oder die ihrer Abteilung, aber nicht auf das Teamziel.

Das ist nicht das einzige personelle Problem, das funktionsübergreifende Teams zum Scheitern bringen kann. Wenn ein Team Mitglieder aus verschiedenen Ebenen umfasst, kann es zu Machtspielen kommen, die das Ganze kompliziert machen.

Hierzu kommt die schlichte Tatsache, dass funktionsübergreifende Teams zusätzliche Arbeit für die jeweiligen Mitglieder bedeuten, weil diese auch Teil eines Abteilungsteams sind. Das erzeugt Stress, Druck und Frustration, besonders wenn einige im Team die an sie gestellten Anforderungen nicht erfüllen.

Doch auch ein effizient und professionell arbeitendes Team kann sich als ineffektiv erweisen, wenn es nicht befugt ist, Maßnahmen zu ergreifen. Oder es wird unnötig aufgehalten, weil es auf Genehmigungen oder Entscheidungen von Führungskräften warten muss.

Bei produktiven funktionsübergreifenden Teams wird Klarheit großgeschrieben

Wir werden jetzt ermitteln, wie du dein funktionsübergreifendes Team zu einem innovativen Team machen kannst, und nicht zu einem, das aufgrund von Missverständnissen und Konflikten nicht weiterkommt.

Als Erstes braucht dein Team vor allem Klarheit. Was sind die konkreten Ziele dieses Teams? Allen muss klar sein, wie ein erfolgreiches Ergebnis aussehen sollte. Das gilt natürlich für jedes Team. Es ist aber noch wichtiger für funktionsübergreifende Teams, deren Mitglieder oft unterschiedliche Denkweisen und Voraussetzungen mitbringen. Vielleicht sprechen sie nicht einmal dieselbe Sprache wie das Abteilungsteam.

Teammitglieder müssen sich auch dann sicher fühlen können, wenn sie abweichende Meinungen äußern.

Neben dem großen Ziel legst du unterwegs auch die Meilensteine fest. Da sich dein Team wahrscheinlich nicht jeden Tag sieht oder miteinander kommuniziert, geben diese den Mitgliedern klar vor, was aktuell vor sich geht und was als Nächstes passiert.

An dieser Stelle möchten wir kurz auf das Zielsetzungs-Framework, auch als OKR bekannt, zu sprechen kommen. OKR steht für Objectives and Key Results. Wir bei Atlassian haben festgestellt, dass die Anwendung der OKR-Methode eine verbesserte Ausrichtung und eine höhere Flexibilität, Verantwortlichkeit und Fokussierung sicherstellt. Wenn du dieses Framework ausprobieren möchtest, um Ziele für dein funktionsübergreifendes Team festzulegen, solltest du unsere vollständige Anleitung zu OKRs lesen.

Ein Gespräch über die praktischen Einschränkungen, mit denen dein Team konfrontiert ist, ist nicht ganz so motivierend wie die Festlegung von Zielen, aber genauso notwendig. Ihr werdet effizienter arbeiten, wenn jeder über das Budget und die Deadlines Bescheid weiß.

Derartige Diskussionen sollten geführt werden, wenn du ein neues funktionsübergreifendes Team zusammenstellst. Es ist aber nie zu spät, um sie mit bestehenden Teams zu führen und sie dadurch wieder auf Kurs zu bringen.

Wer sollte zu deinem funktionsübergreifenden Team gehören?

Wenn du die Ziele deines Teams kennst, kannst du herausfinden, wer in das Team aufgenommen werden sollte. Hier sind ein paar Kriterien, die du berücksichtigen solltest:

  • Welches Fachwissen brauchst du? Wer sind die Leute in deinem Unternehmen, die darüber verfügen?
  • Neben ihren spezifischen Fähigkeiten sollten Teammitglieder auch über bestimmte persönliche Eigenschaften verfügen, die sie zu wertvollen Mitarbeitern machen. Haben sie Erfahrung mit der Zusammenarbeit in funktionsübergreifenden Teams? Können sie selbständig arbeiten, Empfehlungen geben oder Entscheidungen treffen?
  • Denke auch an die unternehmenspolitischen Aspekte. Wenn sich dein Team mit dem Start eines Projekts befasst oder eine Entscheidung treffen soll, wer sind dann die Stakeholder? Jede Stakeholdergruppe sollte in deinem Team vertreten sein.

Auswahl der Teamleitung

Dein funktionsübergreifendes Team braucht nicht unbedingt eine Teamleitung, mit einer solchen wird es aber deutlich besser funktionieren. Wer sollte das idealerweise sein?

Der Leiter eines funktionsübergreifenden Teams muss in der Lage sein, Diskussionen zu leiten, Aufgaben zu delegieren und andere Mitglieder zur Verantwortung zu ziehen. Das müssen sie auch dann können, wenn einige Teammitglieder in der Unternehmenshierarchie über ihnen stehen. Die Frage ist also, ob sie Mitarbeitern Aufgaben auftragen können, auch wenn sie rein formal nicht dazu autorisiert sind. Haben sie den nötigen Einfluss und die Überzeugungsfähigkeit, um andere zu führen?

Festlegung der Grundregeln für ein funktionsübergreifendes Team

Sobald dein Teamleiter ausgewählt wurde, sollte er als Erstes mit dem Rest des Teams zusammenarbeiten, um Grundregeln für die Vorgehensweise festzulegen. Dies ist nützlich, wenn ein neues Team zusammengestellt wird, aber auch bei bestehenden Teams ist dies durchaus sinnvoll.

Stellt zunächst einmal klar, was von allen erwartet wird. Jedes Mitglied muss seinen Beitrag leisten, damit niemand überfordert wird.

Dein Team muss aber nicht nur genau wissen, was von ihm erwartet wird, sondern auch, wie es sich verhalten soll. Teammitglieder müssen sich auch dann sicher fühlen können, wenn sie abweichende Meinungen äußern. Bei funktionsübergreifenden Teams geht es darum, bessere Lösungen zu finden, indem Mitarbeiter mit verschiedenen Hintergründen zusammengebracht werden. Zu diesen Lösungen kommst du aber nur, wenn du Konflikte zwischen ihnen gekonnt umgehst.

Und schließlich sollte sich jeder darüber im Klaren sein, wie dein Team Entscheidungen fällen wird. Darf jeder zu allem seine Meinung beitragen? Wann darf die Teamleitung im Alleingang handeln?

Ein weiterer wichtiger Schritt für den Aufbau eines erfolgreichen funktionsübergreifenden Teams ist die Wahl eines geeigneten Kommunikationstools. Ihr werdet euch wahrscheinlich nicht jeden Tag sehen und das Tool deshalb oft nutzen. Und wenn du Mitglieder an verschiedenen Standorten hast, werden deine Kommunikationstools zur primären Methode für die Zusammenarbeit. Hier musst du kreativ sein. Anstatt beispielsweise viele E-Mails zu senden, könnte ein gemeinsamer Blog eine gute Lösung für dein Team sein.

Neben den Kommunikationskanälen brauchst du eventuell noch andere Tools und Ressourcen. Stelle dir dazu die folgenden Fragen:

  • Hat jeder im Team die erforderliche Hardware und Software, um zusammenzuarbeiten?
  • Brauchst du einen physischen oder virtuellen Bereich, um Ressourcen und Materialien für deine Arbeit zu speichern? Kann jeder im Team auf diesen Bereich zugreifen?
  • Wenn dein Team Präsenzmeetings abhält, wo werden diese stattfinden?

Meetings für funktionsübergreifende Teams

Apropos Meetings: Diese können über den Erfolg und Misserfolg von funktionsübergreifenden Teams entscheiden. Ihr habt so viel zu besprechen und so wenig Zeit, wenn ihr alle zusammenkommt. Wie nutzt du diese Zeit optimal aus?

Dieselben Richtlinien, die regelmäßige Teammeetings produktiver und weniger qualvoll machen, gelten auch für funktionsübergreifende Teams. Erstelle unbedingt vor jedem Meeting eine klare Agenda und sorge dafür, dass alle darauf zugreifen können.

Du solltest zudem sicherstellen, dass die in Meetings angesprochenen Aufgaben auch tatsächlich erledigt werden. Wie stellst du sicher, dass sich alle darüber im Klaren sind, wer welche Aufgabe übernimmt? Wie wirst du die Nachverfolgung und Nachbereitung handhaben?

Halte dein funktionsübergreifendes Team auf Kurs

Ob du nun beim Aufbau eines neuen funktionsübergreifenden Teams hilfst oder ein bestehendes Team optimierst – wir hoffen, dass dir dieser Artikel ein besseres Verständnis vermittelt und gewisse Impulse mitgibt. Hier sind ein paar Vorschläge, was du tun kannst:

  • Überwache regelmäßig den Fortschritt deines Teams. An dieser Stelle kommen die gut definierten Ziele wieder ins Spiel. Erreicht ihr die festgelegten Meilensteine? Probiere den Gesundheitscheck für Teams aus, um der Sache auf den Grund zu gehen.
  • Bleibe anpassungsfähig. Falls du Meilensteine nicht erreichst, was solltest du dann anders machen? Möglicherweise musst du auch auf andere Änderungen an deinen Plänen reagieren. Vielleicht ändert der CEO deinen Projekttermin oder du verlierst einige Teammitglieder aufgrund von unerwarteten Entlassungen.
  • Denke daran, dass du nicht alles allein machen musst. Confluence verfügt über Ressourcen, mit denen du die Herausforderungen von funktionsübergreifenden Teams meistern kannst – von der Festlegung von Zielen über Meetings bis hin zur Entscheidungsfindung.
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