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Alles über die Kapazitätsplanung (und warum das der Realitätstest ist, den du brauchst)

Plane effektiv und vermeide es, dein Team an seine Grenzen zu bringen

Jede Führungskraft oder jeder Projektmanager weiß, dass die Einschätzung der Teamkapazitäten ein großes Ratespiel sein kann.

Jira-Board

Sobald eine Anfrage eingeht, oder wenn du gebeten wirst, bei einer funktionsübergreifenden Initiative mitzuhelfen, stehst du vor der folgenden Frage: Hat dein Team eigentlich genug Zeit, um diese Aufgabe zu erledigen? Oder wirst du alle überfordern, wenn du mit "Ja" antwortest?

Unabhängig davon, ob du diesen Fachbegriff kennst oder nicht – diese Übung ist Kapazitätsplanung in Aktion.

Was genau ist Kapazitätsplanung?

Bei der Kapazitätsplanung wird ermittelt, wie viele Stunden ein Projekt oder eine Aufgabe erfordert. Dann wird entschieden, ob dein Team über die nötigen Kapazitäten verfügt, um das Projekt oder die Aufgabe abzuschließen. Danach wird die Arbeit koordiniert, um eine maximale Effizienz zu erzielen.

Wie der Name schon sagt, kann der Prozess in zwei Teile unterteilt werden: Kapazität und Planung.

Zunächst musst du die Gesamtkapazität deines Teams abschätzen können, d. h. die maximale Menge an Arbeit, die es ohne allzu große Belastung leisten kann. Sobald du das herausgefunden hast, geht es in die Planungsphase. Hier priorisierst du Aufgaben und planst Arbeitszeiten so, dass die Arbeit bis zur festgelegten Frist abgeschlossen ist.

Stelle dir beispielsweise vor, dass dein Team gebeten wurde, Daten abzurufen und einen Bericht zu erstellen, um das Vertriebsteam zu unterstützen. Vielleicht braucht es dazu verschiedene Kundendaten aus den letzten zwei Jahren.

Dann würdest du diese Projektanfrage und den Umfang prüfen und Zeiteinschätzungen zuweisen, um ein grundlegendes Verständnis dafür zu entwickeln, wie lange das Projekt dauern wird. Du rechnest vom Anfang bis zum Ende mit etwa acht Stunden.

Als Nächstes musst du herausfinden, ob dein Team tatsächlich auch acht Stunden Zeit hat.

Die einfachste Lösung wäre, dein Team darum zu bitten, alles aufzuschreiben, was es üblicherweise in einer Arbeitswoche erledigt, zusammen mit einer Schätzung, wie viele Stunden pro Woche es schätzungsweise für jede Aktivität benötigt. Die Teammitglieder sollten ihre Kalender, den E-Mail-Posteingang, Jira-Tickets usw. einbeziehen, um möglichst realistische Ergebnisse zu erhalten. Dadurch erhältst du einen guten Überblick darüber, wie viele Stunden dein Team pro Woche arbeitet.

Ausgehend davon kannst du abschätzen, wie viel Spielraum noch für neue Projekte besteht. Du wirst zudem die am besten geeigneten Mitarbeiter identifizieren, denen du das Projekt zuweisen kannst (je nachdem, wer bei der aktuellen Arbeitsbelastung noch die größte Flexibilität hat), und eine realistischere Frist für die Umsetzung dieses Projekts festlegen.

Vielleicht kommt Dennis mit seinen aktuellen Aufgaben auf knapp 30 Stunden pro Woche und hat die nötigen Kapazitäten und das Fachwissen, um sich dieser Anfrage zu widmen. Er sagt aber, dass er bis Montag brauchen wird, um den Bericht fertigzustellen.

Kapazitätsplanung bedeutet, dass du den Projektplan realitätsbezogen gestalten und die Erwartungen daran entsprechend steuern musst. Optimistische Schätzungen bezüglich der Leistung deines Teams sind hier fehl am Platz.

Kapazitätsplanung in Aktion

Detaillierte Informationen zur Durchführung einer Kapazitätsplanungssitzung findest du in unserem Spiel zur Kapazitätsplanung. Dokumentiere anschließend die Ergebnisse deiner Sitzung in der Vorlage für die Kapazitätsplanung, die in Confluence genutzt werden kann. So sollte dein Kapazitätsplanungsdokument aussehen:

Dokument zur Kapazitätsplanung

Was ist mit den anderen Planungsarten, von denen ich so höre?

Unterschied zwischen Kapazitätsplanung und Kapazitätsmanagement

Wenn du in die Kapazitätsplanung einsteigst, wirst du wahrscheinlich auch vom Kapazitätsmanagement hören. Der Begriff wird am häufigsten in Bezug auf IT-Teams und -Projekte verwendet, ist aber auch in anderen Branchen gebräuchlich.

Das Kapazitätsmanagement ist ein umfassenderes Konzept, das die allgemeine Fähigkeit eines Unternehmens beschreibt, alle Ressourcen zu überwachen und zu koordinieren, die ihm zur Erfüllung der Projektanforderungen zur Verfügung stehen.

Stelle dir das Kapazitätsmanagement als Oberbegriff vor und die Kapazitätsplanung als einen Teil des gesamten Kapazitätsmanagementprozesses. Damit verhält es sich ähnlich wie mit Vorstellungsgesprächen, die ein Teil deines Einstellungsprozesses sind.

Unterschied zwischen Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung

Vielleicht hörst du irgendwann auch einmal von der Ressourcenplanung. Das ist ein Begriff, der oft synonym zur Kapazitätsplanung verwendet wird. Es gibt allerdings einen Unterschied.

Bei der Kapazitätsplanung werden insbesondere Mitarbeiterressourcen betrachtet, um festzustellen, ob dir die Fähigkeiten und die Arbeitszeit zur Verfügung steht, um die Anforderungen eines Projekts zu erfüllen. Kann dein Team beispielsweise diese Datenanfrage bis Freitag vernünftig bearbeiten?

Bei der Ressourcenplanung geht es hingegen um die Zuweisung bestimmter Ressourcen, sei es Personal, Budget, Software, Ausrüstung, Materialien usw.

Dabei gilt es sicherzustellen, dass du jede einzelne Ressource angemessen nutzt, um ihr Potenzial voll auszuschöpfen. Könntest du beispielsweise einige Änderungen an deinem Daten-Dashboard vornehmen, damit Zahlen effizienter abgerufen werden können? Gibt es andere Berichte, die du zu einem späteren Zeitpunkt ausführen solltest, um Platz für diesen Bericht zu schaffen? Wie könntest du den Nutzen dieses bestimmten Tools maximieren?

Die Vorteile der Kapazitätsplanung

Die Kapazitätsplanung kann etwas Übung erfordern, insbesondere dann, wenn du normalerweise jede Anfrage enthusiastisch mit "Ja" beantwortest. Wenn du sie dir jedoch zur Gewohnheit machst, wird das zahlreiche Vorteile mit sich bringen.

1. Vermeide Burnout-Erscheinungen im Team

Dies ist eine beängstigende Statistik: 48 % der Arbeitnehmer geben an, dass sie zu viele unzumutbare Fristen einhalten und zu viele Aufgaben erledigen müssen. Das ist nicht verwunderlich: Wenn du nicht erkennen kannst, wie viel ein Team erreichen kann, wirst du es am Ende überfordern. Schließlich gibt es immer noch mehr Arbeit zu erledigen.

Indem du Schritte unternimmst, um die tatsächliche Kapazität deines Teams in Erfahrung zu bringen, wirst du es nicht mit zu vielen Aufgaben und Verantwortlichkeiten überlasten. Dann kannst du es auch bei seinem Zeitmanagement unterstützen, indem du die wichtigsten Aufgaben deines Teams priorisierst.

2. Lege realistischere Fristen fest

Du weißt inzwischen, dass Projekte in der Regel den ursprünglichen Zeitplan deutlich sprengen. Dafür kannst du den Planungsfehlschluss verantwortlich machen, der besagt, dass wir alle unverbesserliche Optimisten sind, die die Länge von Projekten deutlich unterschätzen.

Dieses Vorurteil lässt sich nur schwer beseitigen, die Kapazitätsplanung kann aber dabei helfen. Insbesondere dann, wenn du Informationen zur Verfügbarkeit direkt von deinem Team einholst, erhältst du den dringend benötigten Realitätstest, um Terminerwartungen und die Leistungsfähigkeit deines Teams in Einklang zu bringen.

3. Identifiziere Kompetenzlücken

Bei der Kapazitätsplanung geht es darum, sich einen Überblick über die Leistungsfähigkeit deines Team zu verschaffen. Sie bezieht sich aber nicht nur auf die Zeit, sondern auch auf Fähigkeiten. 54 % der Mitarbeiter berichten, dass sie noch nicht alles wissen, was sie zur Erledigung ihrer derzeitigen Aufgaben eigentlich wissen müssten.

Wenn du im Vorfeld die Kapazität deines Teams bewertest und die Arbeit planst, kannst du leichter erkennen, ob für Projekte bestimmte Fähigkeiten erforderlich sind, über die dein Team nicht verfügt. Vielleicht muss diese Anfrage des Vertriebsteams von einem Big Data-Experten erledigt werden, den du im eigenen Unternehmen nicht hast.

Wenn du solche Eventualitäten bereits frühzeitig berücksichtigst, kannst du proaktiv Maßnahmen ergreifen und beispielsweise jemanden im Team schulen, eine Aufgabe auslagern oder den Projektumfang ändern.

Die Herausforderungen der Kapazitätsplanung

Die Kapazitätsplanung bietet zahlreiche Vorteile, erfordert aber auch ein wenig harte Arbeit. Deshalb kommen wir zu einigen der Hürden, die du überwinden musst.

1. Es ist schwer, die Kapazität zu bemessen

Die Kapazitätsplanung ist keine einmalige Aktivität, sondern sie muss fortlaufend wiederholt werden. Die Kapazität deines Teams unterliegt ständiger Veränderung. Projekte ändern sich, Teammitglieder verlassen das Unternehmen oder neue Kollegen kommen hinzu. Außerdem musst du dich auf die Ehrlichkeit der Mitarbeiter in Bezug auf ihre aktuellen Arbeitsbelastungen und Einschränkungen verlassen.

All das macht es schwierig, genau zu ermitteln, wie viel Kapazität dein Team zur Verfügung hat, um neue Aufgaben und Anfragen in Angriff zu nehmen. Das gilt insbesondere dann, wenn du ein hochmotiviertes und leistungsstarkes Team hast, dessen Mitglieder immer der Meinung sind, dass sie noch mehr übernehmen können. Je öfter du mit deinem Team über Kapazitätsplanung sprichst (die meisten Teams tun dies wöchentlich), desto einfacher erhältst du einen realistischen Eindruck.

2. Änderungen werden dich vom Kurs abbringen

Keiner kann in die Zukunft schauen und selbst die erfahrensten Projektmanager mit den besten Absichten werden auf Schwierigkeiten stoßen. Mit jedem Projekt sind Risiken verbunden und unvorhergesehene saison- oder branchenbedingte Umstände können deine Pläne zum Scheitern bringen.

Wenn du alle diese möglichen Rückschläge berücksichtigen musst, wird die Kapazitätsplanung um einiges komplexer. Wenn du zusätzlichen Puffer einplanst (und wenn es nur ein oder zwei weitere Tage sind), kannst du die Dinge nehmen, wie sie kommen, ohne dass dir das ganze Projekt entgleitet.

3. Du musst ein paar ernsthafte Gespräche führen

Falls dein Team bisher zu den Ja-Sagern in deinem Unternehmen gehörte, muss bei der Kapazitätsplanung auch mal ein Nein gelten.

Denke daran, dass die Kapazitätsplanung nur sinnvoll ist, wenn du die neu gewonnenen Informationen auch nutzt. Dies kann bedeuten, dass Projekte aufgrund mangelnder Kapazitäten abgelehnt, Erwartungen angepasst oder reduziert und Termine verschoben werden. Es ist immer besser, von vornherein abzulehnen, als zu einem Projekt Ja zu sagen und dann nicht zu liefern.

Best Practices für die Kapazitätsplanung

Die Kapazitätsplanung erfordert etwas Übung (und kommt auch nicht ohne ein gewisses Maß an "Versuch und Irrtum" aus), aber hier sind einige Tipps, die dich auf den richtigen Weg bringen.

1. Lerne aus vergangenen Projekten

Aus Erfahrung wird man klug, solange du bereit bist, zurückzublicken und daraus deine Lehren zu ziehen. Wenn dein Team ein Projekt abschließt, solltest du es nicht einfach abhaken und vergessen. Führe eine Post-Mortem-Analyse durch, um zu besprechen, wie die Dinge gelaufen sind. Achte insbesondere auf Bereiche, in denen Kapazitäten zu stark ausgereizt wurden.

Was hat zu diesem Problem geführt? Hat sich der Projektumfang erweitert? Haben Teammitglieder ihre Verfügbarkeit überschätzt? Ermittle die Ursache und identifiziere Möglichkeiten, wie du diese Probleme zukünftig vermeiden kannst.

2. Führe ehrliche Gespräche mit deinem Team

Keiner weiß besser als die Teammitglieder selbst, wie viel Kapazitäten ein Team noch hat. Sie stecken schließlich mitten drin im Geschehen, deshalb solltest du offen mit ihnen über ihre Arbeitsbelastung sprechen und herausfinden, welche zusätzlichen Projekte sie noch übernehmen können.

Denke daran, dass Kapazitäten sich ständig ändern, deshalb musst du dieses Gespräch immer wieder führen. Nimm dir bei jedem regulären Teammeeting ein wenig Zeit, um darüber zu sprechen, womit sich gerade alle beschäftigen. So erhältst du aktuelle Informationen über bestehende Arbeitslasten und Verpflichtungen.

3. Informiere dich vorab über das Wichtigste

Die Ermittlung der Teamkapazität ist bereits ein wichtiger Teil deines Projekts, aber vergiss darüber nicht die Planung. Um die Aufgaben erfolgreich planen zu können, musst du ganz genau wissen, was zu ihrem Abschluss erforderlich ist.

Bei 52 % der Projekte kommt es zu einer schleichenden Vergrößerung des Projektumfangs ("Scope Creep"). Wenn die Anforderungen eines Projekts ins Unendliche gehen, kann das dein Team schnell überfordern.

Frage immer nach, sobald eine neue Projektanfrage bei dir eingeht, um sicherzustellen, dass du alle Anforderungen kennst. Du kannst auch eine Art Kurzanweisung oder ein Formular erstellen, das andere Teams ausfüllen müssen, um eine Anfrage einzureichen. Damit erhältst du die notwendigen Informationen im Voraus.

Und selbst wenn du alles bis ins kleinste Detail geplant hast, solltest du am Schluss immer etwas Zeit für Verzögerungen und Unvorhergesehenes einplanen. Natürlich kannst du bei deiner Planung nicht alle Eventualitäten berücksichtigen, aber mit einem kleinen Puffer wird dein Team auch in unerwarteten Situationen nicht an seine Leistungsgrenze geraten.

Planen ist besser als raten

Wenn ein neues Projekt ansteht, kann man leicht in diese Falle tappen: Du akzeptierst die Anforderungen und die Anfrage und überlegst danach, wie dein Team diese erfüllen kann.

Um intelligenter (und nicht härter) zu arbeiten, gehst du bei der Kapazitätsplanung in umgekehrter Reihenfolge vor. Gewinne zunächst eine realistische Vorstellung davon, wie viel dein Team leisten kann, und plane dann sämtliche Arbeiten auf dieser Basis.

So vermeidest du das ewige Ratespiel um die Kapazitäten deines Teams und bis in der Lage, Projekte effektiv zu priorisieren, realistischere Erwartungen und Fristen festzulegen und die Arbeitsmoral deines Teams aufrechtzuerhalten. Gleichzeitig ersparst du allen Beteiligten eine Menge Stress und Frustration.

Diesen Prozess kannst du mit der Vorlage zur Kapazitätsplanung in Confluence noch reibungsloser gestalten. Lege die Vorlage anschließend an einem Ort in deinem Confluence-Bereich ab, der für alle Teammitglieder sichtbar ist. Viel Spaß beim Planen!

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Vorlage: Kapazitätsplanung

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