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Produktivität am Arbeitsplatz ist nicht das, was du denkst

So durchbrichst du die Routine und steigerst deine Produktivität

Brille mit Werkzeugen und Stiften

An deinem Arbeitsplatz geht es hoch her. Niemand kann das bestreiten. Schau dir nur deinen überfüllten Posteingang an, all die Meetings in deinem Kalender und die vielen gestressten Kollegen, die sich deinem Büro abhetzen.

Aber was erreicht dein Team bei all diesen Aktivitäten eigentlich wirklich? Machst du Fortschritte bei wichtigen Zielen oder verbringst du einfach den ganzen Tag mit sinnlosen Beschäftigungen?

Bei der Produktivität am Arbeitsplatz geht es nicht darum, jede freie Minute mit noch mehr Aufgaben zu füllen. Das führt nur zum Burnout. Mit echter Produktivität am Arbeitsplatz ist gemeint, dass jeder seine ganze Kreativität, sein Wissen und seine besonderen Fähigkeiten in Aufgaben einbringen kann, die sich wirklich lohnen.

Die persönlichen Gewohnheiten der Mitarbeiter machen einen Großteil der Produktivität am Arbeitsplatz aus, aber eben nicht alles. Auch der Aufbau einer Teamkultur, die die Produktivität unterstützt, gehört dazu.

Unabhängig davon, ob du Manager oder ein einzelner Beteiligter bist – du kannst zum Aufbau einer derartigen Kultur beitragen. Dieser Leitfaden enthält einige Ideen, wie du das erreichen kannst.

Moral steigert die Produktivität. Und Produktivität wiederum die Moral.

Was ist Produktivität am Arbeitsplatz?

Bevor wir uns mit den Details befassen, sollten wir uns darüber im Klaren sein, was Produktivität am Arbeitsplatz genau ist und was nicht.

Das wichtigste Zeichen für die Produktivität deines Teams ist ziemlich einfach: Es erledigt seine Aufgaben. Und nicht nur irgendwelche Aufgaben. Es erreicht seine wichtigsten Ziele.

Der andere Aspekt der Produktivität besteht darin, dass du wichtige Dinge effizient erledigst. Du hast dich der schlechten Unternehmensgewohnheiten entledigt, die deinen Fortschritt aufhalten.

Diese Definition der Produktivität am Arbeitsplatz mag offensichtlich erscheinen, aber überlege einmal, wie oft du das Gegenteil erlebt hast. Einige Teams haben Schwierigkeiten damit, wirklich wichtige Aufgaben zu erledigen, weil sie sich mit Kleinigkeiten wie haufenweise E-Mails oder mit Meetings befassen müssen, die wir schon angesprochen haben. Sie sind auf jeden Fall beschäftigt, ihre Produktivität ist allerdings gering.

Warum Produktivität am Arbeitsplatz wichtig ist

Bei der Schaffung eines produktiven Arbeitsumfelds geht es nicht nur darum, dass dein Unternehmen seine Geschäftsziele erreicht. Indem du die Produktivität förderst, kannst du eine gesunde und motivierende Arbeitsplatzkultur schaffen, die dein Unternehmen langfristig auf Erfolgskurs hält.

Die meisten von uns wissen bereits, dass eine gute Moral die Produktivität steigert. Und Produktivität wiederum die Moral. Erinnere dich: Mit Produktivität am Arbeitsplatz meinen wir, dass wir bedeutsame Aufgaben erledigen können. Und wie sich herausstellt, trägt dies nicht unwesentlich zu unserem Wohlbefinden bei. Forschungen haben ergeben, dass wir mit dem Leben zufriedener sind, wenn wir Dinge tun, die wir mit unseren Werten und unserer Persönlichkeit vereinbaren können. Tatsächlich gaben neun von zehn Personen an, dass sie ein geringeres Gehalt akzeptieren würden, wenn sie eine bedeutsamere Arbeit verrichten könnten.

Wir sehnen uns nach Sinnvollem und die Verbesserung der Produktivität hilft jedem dabei, bedeutungsvollere Arbeit zu leisten. Und das führt wiederum dazu, dass Mitarbeiter einem Unternehmen treu bleiben. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, für ihre Arbeit verantwortlich zu sein, und sich weiterentwickeln können, fördert dies die Mitarbeiterbindung.

Du erledigst deine Aufgaben. Und nicht nur irgendwelche Aufgaben. Du erreichst deine wichtigsten Ziele.

Aber auch das Gegenteil ist der Fall. Viel zu viele Mitarbeiter sind erschöpft und frustriert, wenn sie sich mit unbedeutenden, fachlich irrelevanten Aufgaben befassen müssen, die den Arbeitsalltag keineswegs interessanter machen.

Das Problem ist nicht, dass sie nicht hart arbeiten, sondern dass diese Arbeit zu nichts führt. Mitarbeiter beginnen sich dann zu fragen, was das Ganze eigentlich soll.

Und dieses Gefühl wird man nur schwer wieder los. Zynismus spielt beim Burnout am Arbeitsplatz eine entscheidende Rolle. Burnout wirkt sich negativ auf die Mitarbeiterbindung aus und ausgebrannte Mitarbeiter, die im Unternehmen bleiben, schaden diesem, weil sie eine negative Stimmung verbreiten.

Was macht Mitarbeiter ineffizient?

Warum also sind so viele Teams unproduktiv? Was ist dafür verantwortlich, dass Mitarbeiter im Job ineffizient, erschöpft und letztendlich innerlich ausgebrannt sind?

Ablenkung

Wir werden bei der Arbeit häufig unterbrochen. Einigen Schätzungen zufolge geht die Hälfte unserer Arbeitszeit auf das Konto von unproduktiven Ablenkungen.

Wie du dir vielleicht denken kannst, sind oft Technologien für Ablenkungen verantwortlich. Eine Studie ergab, dass der durchschnittliche Wissensarbeiter alle sechs Minuten Kommunikationstools (z. B. E-Mails) überprüft.

Die Technologie ist aber nicht allein für die Ablenkung verantwortlich. Heutzutage arbeiten viele von uns in Großraumbüros. Und 99 % der Menschen, die in dieser Umgebung arbeiten, empfinden das als störend. Davon gaben 40 % an, dass sie immer oder sehr häufig abgelenkt werden.

Unabhängig davon, welche Ursache die Ablenkungen haben, sie sind ein größerer Zeitfresser, als du dir vielleicht vorstellen kannst. Wenn du unterbrochen wirst, kann es oft mehr als 23 Minuten dauern, bis du zu deiner eigentlichen Tätigkeit zurückkehren kannst.

Kontextwechsel

Nehmen wir einmal an, dass du am Vormittag mehrere Aufgaben erledigt hast. Am Nachmittag wird es dann ruhiger und du nimmst dir vor, ein wichtiges Projekt in Angriff zu nehmen. Jetzt hast du zwar die Zeit, aber irgendwie keinen Kopf mehr dafür. Der dauernde Wechsel zwischen den Aufgaben am Vormittag hat dich mental völlig ausgelaugt.

Ineffektive Kommunikation

Sieh dir nur einmal die zwei Themen an, über die sich Wissensarbeiter am häufigsten beschweren: E-Mails und Meetings. An vielen Arbeitsorten verlässt man sich zu sehr auf E-Mails für die Kommunikation untereinander, obwohl andere Kanäle effektiver wären. Eine Studie fand heraus, dass sich Mitarbeiter pro Tag unglaubliche fünf Stunden mit E-Mails aufhalten.

Und wenn sie sich gerade nicht mit E-Mails beschäftigen, sitzen sie in Meetings. Wissensarbeiter verlieren wegen dieser Meetings und der Vorbereitung darauf pro Woche einen ganzen Tag. Bei Managern ist diese Zahl sogar noch höher. Darüber hinaus brachte eine Umfrage unter Führungskräften typische Beschwerden darüber ans Licht, dass die meisten Meetings unproduktiv sind und Zeit in Anspruch nehmen, die für wichtigere Aufgaben genutzt werden könnte.

Aufbau eines produktiveren Arbeitsplatzes durch konzentriertes Arbeiten (Deep Work)

Haben dir all diese Informationen die Augen dafür geöffnet, wie unproduktiv dein Arbeitsplatz ist? Dann weißt du, dass du etwas ändern musst. Aber wo sollst du anfangen?

Um diese Frage zu beantworten, kehren wir zur Definition der Produktivität zurück, die wir oben schon erwähnt haben: das effiziente Erreichen der wichtigsten Teamziele.

Deine wichtigste Aufgabe ist wahrscheinlich auch die, die dich am meisten fordert (und befriedigt). Sie erfordert intensives Nachdenken, Konzentration und Fachkenntnis.

Dieses Konzept ist als Deep Work bekannt. Geprägt hat den Begriff der Autor und Professor Cal Newport aus Georgetown. Er definiert Deep Work als "Fähigkeit, sich ohne Ablenkung auf eine kognitiv anspruchsvolle Aufgabe zu konzentrieren. Damit kann man schnell komplizierte Informationen verarbeiten und in kürzerer Zeit bessere Ergebnisse liefern."

Mit Deep Work kannst du eine größere Anzahl deiner wichtigsten Ziele schneller erreichen.

Schaffe optimale Voraussetzungen für Deep Work

Wenn du die Teamproduktivität verbesserst, findest du mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten. Hier sind einige Strategien, die du ausprobieren kannst.

Schränke die Technologienutzung ein

Hilf deinen Teammitgliedern dabei, sich weniger von Technologie ablenken zu lassen. Dein Team könnte beispielsweise Zeiten festlegen, in denen niemand seine E-Mails überprüft (etwa eine Stunde zu Beginn jedes Arbeitstags, an einem Nachmittag pro Woche usw.).

Geht euch ab und zu aus dem Weg

Der nächste Schritt besteht darin, im Großraumbüro alle Ablenkungen durch Kollegen zu minimieren. Produktivitätsexpertin und Autorin Maura Nevel Thomas empfiehlt Folgendes:

  • Teamregeln festlegen (z. B. wer Kopfhörer trägt, darf nicht gestört werden)
  • Ruhigere, abgeschiedenere Zonen im Büro einrichten
  • Teammitgliedern das Arbeiten im Homeoffice gestatten

Verbessere deine E-Mail-Gewohnheiten

Thomas empfiehlt, Richtlinien festzulegen, wann die Funktionen "Allen antworten", "Kopie (CC)" und "Blindkopie (BCC)" verwendet werden sollen (oder auch nicht). Das sollte die Menge an E-Mails reduzieren, die jeder erhält.

Du könntest auch das Arbeitsbereichstool zur ZusammenarbeitConfluence verwenden, um das E-Mail-Volumen zu reduzieren. Mit Confluence lassen sich Inhalte an einem Ort organisieren, damit die Teammitglieder nicht ständig Dokumentaktualisierungen per E-Mail senden müssen. Die Lösung ermöglicht es Teammitgliedern auch, Seiten gemeinsam zu bearbeiten, anstatt überarbeitete Versionen und Kommentare per E-Mail zu senden.

Überarbeite deine Meetings

Confluence kann dich dabei unterstützen, Meetings produktiver zu gestalten. Die Vorlage für Besprechungsnotizen stellt beispielsweise sicher, dass alle vor dem Meeting über die Agenda und nach dem Meeting über die entsprechenden Aufgaben informiert werden.

Weitere Strategien für produktivere Meetings:

  • Meetings werden nur angesetzt, wenn du ein klares Ziel damit verfolgst.
  • Du sendest vor dem Meeting relevante Dokumente an die Teilnehmer, damit sie sich gut darauf vorbereiten und das Meeting optimal nutzen können.
  • Während des Meetings wird nicht auf Monitore oder Displays geschaut. (Denke daran, dass unsere Arbeit durch Multitasking nicht besser wird. Mitarbeiter sollten während Meetings keine E-Mails abrufen, um sich besser auf das aktuelle Geschehen konzentrieren zu können.)

Jetzt bist du bereit, um tiefer einzusteigen

Wenn dein Team mehr Zeit mit Deep Work verbringt, steigerst du die Produktivität kurzfristig und stellst die Weichen für eine langfristig höhere Produktivität.

Mit Deep Work kannst du eine größere Anzahl deiner wichtigsten Ziele schneller erreichen. Das mag erst mal unlogisch klingen, wenn du eine Umgebung gewohnt bist, in der sich Mitarbeiter für ihre Multitasking-Fähigkeit rühmen und ständig verfügbar sind. Doch sei versichert: Dein Team wird deutlich effizienter, wenn es abschaltet und sich um eine Sache nach der anderen kümmert.

Eine verstärkte Konzentration auf Deep Work hat jedoch noch weitere Vorteile. Bei diesem Konzept werden die Fähigkeiten der Teammitglieder auf eine Weise genutzt, wie es bei der Bearbeitung von E-Mails oder in Meetings nicht möglich ist. Auf diese Art können Mitarbeiter ihre Fähigkeiten ausbauen und ihr Wissen vertiefen. Sie gehen in ihrer Arbeit auf, weil sie bedeutsame Ergebnisse erzielt haben, Neues lernen und sich weiterentwickeln. Das stärkt die Moral und reduziert Burnout-Erscheinungen und Mitarbeiterfluktuation.

Die Änderungen, über die wir sprechen, könnten große Veränderungen für dein Team bedeuten. Diese können sich zu Beginn etwas unbequem anfühlen. Aber die Produktivitätssteigerungen durch Deep Work machen sämtliche Anfangsschwierigkeiten, die dein Team haben könnte, wieder wett.

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