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Automation: häufige Anwendungsfälle

Mit der Automatisierung kannst du Regeln für unzählige Anwendungsfälle erstellen. Was ist ein guter Anfang? Wir haben einige typische Beispiele zusammengestellt, damit dir die Entscheidung leichter fällt.

Synchronisierung übergeordneter Vorgänge und Sub-Tasks

Bei der Arbeit mit Sub-Tasks und deren übergeordneten Vorgängen muss die Synchronisierung zwischen verwandten Vorgängen sichergestellt werden. Dank den Branch-Regeln von Automation ist das aber kein Problem. Wenn du zum Beispiel einen Sub-Task abschließt, kannst du per Regel festlegen, dass der Status des übergeordneten Vorgangs ebenso geändert wird, wenn es keine weiteren offenen Sub-Tasks gibt.

Beispiel für die Erstellung einer Regel, bei der der Status eines übergeordneten Vorgangs geändert wird, wenn ein Sub-Task erledigt ist und keine weiteren offenen Sub-Tasks vorhanden sind.

So erstellst du diese Regel

  1. Wähle den Trigger "Vorgang weitergegeben" aus. Durch diesen Trigger wird deine Regel ausgeführt, sobald sich der Status eines Vorgangs ändert. Lege fest, dass der Trigger ausgelöst werden soll, wenn der Vorgangsstatus zu Fertig geändert wird.
  2. Füge deiner Regel die Bedingung "Vorgangsfelder" hinzu. Diese Bedingung prüft, ob es sich bei dem Vorgang um einen Sub-Task handelt. Ist der Vorgang, der die Regel ausgelöst hat, kein Sub-Task, wird die Regel nicht ausgeführt.
  3. Erstelle einen Branch für die Regel, indem du Übergeordnet als verwandten Vorgangstyp festlegst. Das heißt: Alle folgenden Bedingungen und Aktionen werden nun auf den übergeordneten Vorgang des Vorgangs, der die Regel ausgelöst hat, angewendet.
  4. Füge deiner Regel die Bedingung "Verwandte Vorgänge" hinzu, um zu prüfen, ob die Sub-Tasks die Bedingung Status = Fertig erfüllen. So stellst du sicher, dass alle Sub-Tasks des übergeordneten Vorgangs als Fertig markiert wurden.
  5. Konfiguriere nun die Aktion "Vorgang weitergeben", damit der Status des übergeordneten Vorgangs zu Fertig geändert wird.
  6. Benenne deine Regel und aktiviere sie.

Ein weiterer häufiger Anwendungsfall: Sub-Tasks sollen die Werte vom übergeordneten Vorgang übernehmen, zum Beispiel die Lösungsversionen. Du kannst die Werte synchronisieren, damit der überordnete Vorgang und der Sub-Task dieselben aktuellen Daten erhalten.

Beispiel für die Erstellung einer Regel, bei der die Werte des übergeordneten Vorgangs und der Sub-Tasks automatisch synchronisiert werden.

So erstellst du diese Regel

  1. Wähle den Trigger "Feldwert wurde geändert" aus. Deine Regel wird dann ausgeführt, wenn sich ein ausgewählter Feldwert ändert. Lege fest, dass der Trigger das Feld "Lösungsversionen" überprüft.
  2. Erstelle einen Branch für die Regel, indem du "Sub-Task" als verwandten Vorgangstyp auswählst. Das heißt: Alle folgenden Bedingungen und Aktionen werden nun auf alle Sub-Tasks des Vorgangs, der die Regel ausgelöst hat, angewendet.
  3. Konfiguriere die Aktion "Vorgang bearbeiten" so, dass diese das Feld "Lösungsversionen" anpasst, indem der Wert aus dem übergeordneten Vorgang kopiert wird.
  4. Benenne deine Regel und aktiviere sie.

Automatische Zuweisung von Vorgängen an dein Team

Wie geht dein Team bei nicht zugewiesenen Vorgängen vor? Teams verlassen sich oft darauf, dass sich die Techniker darum kümmern, aber dies kann dazu führen, dass nicht zugewiesene Vorgänge unbearbeitet bleiben.

Auch hier kann Automation helfen. So kannst du zum Beispiel festlegen, dass Vorgänge automatisch Mitgliedern in deinem Team zugewiesen werden.


So erstellst du diese Regel

  1. Wähle einen Trigger für deine Regel aus sowie Bedingungen, mit denen du festlegst, welche Vorgänge automatisch zugewiesen werden sollen.
  2. Wähle die Aktion "Vorgang zuweisen" aus. Diese Aktion ermöglicht die unkomplizierte Zuweisung von Vorgängen in unterschiedlichen Szenarien.
  3. Richte die Aktion so ein, dass einem Benutzer aus einer vordefinierten Liste ein Vorgang zugewiesen wird. Die Liste sollte mehrere Benutzer enthalten, aus der die Aktion dann eine zugewiesene Person auswählt.
  4. Als Methode für die Auswahl der zugewiesenen Person gibst du "Ausgewogene Arbeitsbelastung" an. So wird der Vorgang dem Benutzer zugewiesen, dem die wenigsten offenen Vorgänge zugewiesen sind.
  5. Suche in der Benutzerliste nach geeigneten Teammitgliedern und wähle sie aus.
  6. Klicke auf "Speichern", um die Aktion anzuwenden, benenne die Regel und wähle "Aktivieren" aus.

Einrichten der Aktion "Assign issue" (Vorgang zuweisen), mit der ein Benutzer aus einer vordefinierten Liste ausgewählt wird.
Einrichten der Aktion "Assign Issue" (Vorgang zuweisen), mit der ein Benutzer im Rahmen eines ausgeglichenen Workloads ausgewählt wird.
Auswahl von Teammitgliedern beim Einrichten der Aktion "Assign issue" (Vorgang zuweisen).

Tasks planen

Die automatische Planung von Tasks verringert nicht nur den manuellen Arbeitsaufwand für dein Team, sondern sorgt auch für einen einheitlichen und zuverlässigen Workflow.

Zum Beispiel: Ein Support-Techniker hat eine Anfrage zu einem Vorgang gestellt, aber der Kunde hat nicht geantwortet. Du kannst hierfür eine Regel erstellen, die dem Kunden eine Erinnerung schickt und die den alten Vorgang vorerst schließt.


So erstellst du diese Regel

  1. Wähle den Trigger "Geplant" aus. Die Regel soll jeden Tag ausgeführt werden, nachdem Folgendes überprüft wurde: Status = "Wartet auf Kunden" und aktualisiert < -5d. Die Regel wird nun ausgeführt, wenn der Status Wartet auf Kunden ist, und wenn in den letzten 5 Tagen keine Aktualisierung vorgenommen wurde.
  2. Füge die Aktion "Vorgang kommentieren" hinzu, um den Kunden darüber zu informieren, dass der Vorgang aufgrund von Inaktivität automatisch geschlossen wurde.
  3. Konfiguriere die Aktion "Vorgang weitergeben" so, dass der Vorgangsstatus zu Erledigt geändert wird.
  4. Benenne deine Regel und aktiviere sie.

Beispiel für die Erstellung einer Regel, bei der Kunden automatisch eine Erinnerung für unbeantwortete Vorgänge erhalten.

Integration in deine Entwicklungstools (Bitbucket, Github, Gitlab)

Automation ermöglicht es dir, deine Entwicklungsprozesse zu automatisieren, indem es sich nahtlos in dein Quellcodemanagementtool integriert.

Ein Beispiel: Wenn für eine Pull-Anfrage ein Merge durchgeführt wird, kannst du den zugehörigen Vorgang in den Status Einführung versetzen lassen, sofern er mit einem Feature-Flag verknüpft ist. Ist er das nicht, erhält der Vorgang den Status Fertig.


So erstellst du diese Regel

  1. Verwende den Trigger "Merge von Pull-Anfrage durchgeführt". Der Trigger löst die Regel aus, sobald in deinem Repository ein Merge für eine Pull-Anfrage durchgeführt wird.
  2. Füge die Blockbedingung "If/else" hinzu. Diese Bedingung ermöglicht die Ausführung alternativer Aktionen in Abhängigkeit davon, ob die Bedingungen erfüllt waren oder nicht.
  3. Füge in den "If"-Block die Bedingung "Verwandte Vorgänge" ein und konfiguriere sie so, dass sie auf das Vorhandensein von Vorgängen mit dem Verknüpfungstyp feature flagged by (Feature Flagging durch) prüft.
  4. Konfiguriere die Aktion "Vorgang weitergeben" so, dass der Vorgangsstatus zu "Rolling out" (Einführung) geändert wird.
  5. Konfiguriere im "Else"-Block die Aktion "Vorgang weitergeben" so, dass der Vorgangsstatus zu "Fertig" geändert wird.
  6. Benenne deine Regel und aktiviere sie.

Du kannst eine Regel erstellen, die dein Team per Slack-Nachricht informiert, sobald ein Techniker einen Commit erstellt.


So erstellst du diese Regel

  1. Verwende den Trigger "Commit erstellt". Der Trigger löst die Regel aus, sobald in deinem Quellcodemanagementtool ein Commit erstellt wird.
  2. Füge die Bedingung "Benutzer" hinzu und konfiguriere sie so, dass überprüft wird, ob die zugewiesene Person entweder "John" oder "Nicole" ist.
  3. Konfiguriere die Aktion "Slack-Nachricht senden" so, dass eine Nachricht an den Channel deines Teams gesendet wird, die über den Commit informiert.
  4. Benenne deine Regel und aktiviere sie.

Commit erstellt

Bist du bereit, eigene Regeln zu erstellen? Nutze unsere praktischen Regelvorlagen, die du einfach anpassen und sofort anwenden kannst.

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