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Como o planejamento de recursos ajuda os projetos a fluir com tranquilidade

O segredo para evitar estresse, gargalos produtivos e conflitos

Planejamento de recursos é o processo de determinar quais recursos (como pessoas, software, equipamentos e orçamento) são necessários para concluir o projeto e como fazer a alocação para alcançar eficiência máxima

A equipe quer ter uma sessão de brainstorming improvisada. Vocês pegam os notebooks e vão para a sala de conferência principal do escritório. Ops! Parece que já há uma reunião acontecendo lá.

Vocês seguem o corredor para um espaço menor. Também já há uma equipe lá. Eles estão lá há muitas horas? Parece que não vão sair tão cedo.

Tudo bem, beleza. A equipe inteira segue para as mesas da sala de descanso, mas ela está cheia de gente esquentando o almoço ou pegando um café. O passeio turístico por todos os cantos do escritório continua.

Se essa luta parecer familiar (e a gente aposta que parece), então você já sabe o que acontece quando os recursos não são planejados e gerenciados de acordo. É frustrante, na melhor das hipóteses. E na pior? Pode tirar o projeto dos trilhos por completo.

Lupa com X

O que é planejamento de recursos?

Apresentando: a importância do planejamento de recursos na gestão do projeto. O planejamento de recursos envolve determinar o que é preciso para um projeto, assim é possível assegurar e alocar esses itens com eficiência.

Embora o termo "recursos" possa inspirar visões de materiais difíceis, é importante notar que coisas como membros da equipe e, até mesmo, dinheiro também contam como recursos do projeto.

No geral, os recursos entram em uma das seguintes gavetas:

  • Pessoas
  • Orçamento
  • Ferramentas e software
  • Equipamento e espaço

Antes de começar a trabalhar no projeto, é preciso saber tudo o que é necessário para alcançar a linha de chegada. Então, você garante que pode ter esses recursos assim que precisar.

A importância do planejamento de recursos

Respire fundo, porque a gente vai falar de novo do exemplo irritante da sala de reuniões.

Quando a sua equipe estava pronta para sentar e juntar as ideias naquela sessão de colaboração rápida, ficou faltando um recurso crucial: espaço. Vocês estavam prontos para trabalhar, mas não tinham para onde ir.

Aquilo resultou em várias dificuldades para algo que deveria ser simples. Vamos olhar algumas armadilhas que acontecem quando o planejamento de recursos é negligenciado (você sabe, além dos olhares passivo-agressivos através da janela para aqueles monopolizadores de salas de reuniões).

1. Crie planos precisos para o projeto

O plano do projeto vai dar mais informações sobre quais etapas devem ser seguidas até ele ser concluído, além de quando essas etapas devem ser colocadas em prática. É impossível planejar esses recursos quando você não sabe quais estão disponíveis.

Por exemplo: e se o plano do projeto disser que é preciso ter um gráfico terminado até o fim de semana para uma apresentação, mas você não percebeu que o designer gráfico está ocupado com outro projeto até o fim do mês seguinte?

Quando você não consegue quantificar a disponibilidade de recursos, os planos do projeto ficam imprecisos, os prazos viram apenas adivinhações e há muito estresse desnecessário por deixar tudo por conta da sorte.

2. Evite gargalos produtivos

Planejar os recursos também ajuda a evitar atrasos desnecessários. Quando muitas pessoas ou projetos precisam do mesmo recurso ao mesmo tempo, nada garante que você vai conseguir antes do resto.

Claro, você pode ser o primeiro a chegar. Mas também pode não ser. Se você não ganhar essa corrida, todo o prazo do projeto vai precisar ser adiado.

Pense: se você tivesse agendado a sala de conferência com antecedência, evitaria atravessar todo o escritório para bisbilhotar os espaços de reunião quando poderia ter ido direto para o brainstorming produtivo.

3. Gerencie a capacidade

Os companheiros de equipe são o maior e mais valioso recurso que o projeto vai precisar. A maioria dos projetos (em especial os multifuncionais) precisa de colegas de trabalho, departamentos e habilidades diferentes.

Mas você já sabe de antemão que as pessoas não estão de bobeira esperando que o trabalho caia no colo delas. Na verdade, é normal que elas já estejam ocupadas com várias coisas.

Cinquenta e dois por cento das pessoas dizem que ficam estressadas no trabalho todo dia e que as cargas de trabalho exorbitantes são um dos principais motivos para essa sobrecarga. O planejamento de recursos permite gerenciar o tempo e a energia das pessoas com iniciativa para que ninguém fique sobrecarregado.

4. Entregue mais projetos bem-sucedidos

E assim a gente chega ao maior benefício de todos: mais projetos vencedores.

Um relatório do Project Management Institute (PMI) descobriu que a dependência de recursos e os recursos limitados são duas das causas mais citadas para falhas em projetos. Eles ficaram na frente até de outros problemas como gerentes de projeto sem experiência e procrastinação de membros da equipe.

Planejar o que você precisa, quando precisa e como vai chegar lá significa que você e a equipe estão equipados para alcançar projetos bem-sucedidos com bem menos estresse.

O processo de planejamento de recursos: como conseguir o que quiser e quando quiser

Não há como prever o futuro. Por esse motivo, o planejamento de recursos é mais desafiador do que parece. Como é possível saber todas as necessidades do projeto?

A gente vai resumir com uma simples fórmula que você pode usar para planejar e gerenciar os recursos com eficiência. A busca infrutífera pela sala de reunião vazia acaba aqui.

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Passo #1: Localize os recursos necessários

Comece fazendo uma lista de tudo o que você precisa para terminar o projeto. Essa ação pode ser complicada, ainda mais para projetos gigantes e multifuncionais. Pegue um pedaço de papel e uma caneta e comece a escrever os recursos óbvios.

Com os mais fáceis fora do caminho, pense no projeto em diferentes estágios ou seções. Por exemplo, aquele webinar que você está criando vai começar com um esboço de conteúdo, logo você precisa de alguém da equipe de conteúdo e de um parceiro especialista no assunto. Siga em frente pelas fases do projeto, escrevendo quais recursos são necessários naquele ponto.

Preocupado por ter esquecido de algo? Peça para outros membros da equipe revisarem a lista. Ainda mais se já trabalharam em projetos parecidos antes, eles vão conseguir apontar todos os recursos que você tenha esquecido.

Assim que a lista maior estiver completa, coloque ordem no caos separando tudo em categorias como a gente mencionou: pessoas, software, equipamentos e orçamento.

Passo #2: Entenda quais recursos estão disponíveis

Você já tem uma lista extensa de tudo o que precisa. Agora é necessário responder à pergunta: o que já está disponível?

A gente vai deixar tudo bem simples: pegue dois marca-textos diferentes. Use a cor verde para o que você já tem acesso e a cor rosa para o que está faltando.

Comece com os recursos verdes. Passe um pente fino na lista e marque os recursos que você já tem. Talvez você já tenha a assinatura do software de videoconferência para hospedar o webinar quando estiver completo. Marque em verde.

Depois? Marque o que não está disponível com o marca-texto rosa. Você não tem o designer gráfico para criar a apresentação de slides.

Repita até que tudo na sua lista esteja verde ou rosa.

Passo #3: Junte os recursos necessários

Olhe com mais atenção para os recursos marcados em rosa. Essas são as coisas que você precisa para o projeto, mas ainda não tem acesso.

Até mesmo as equipes mais desorganizadas precisam obter recursos, então chegou a hora de descobrir como colocar as mãos neles.

Você sabe que não tem um designer gráfico in-house para criar os slides do webinar. Você vai terceirizar esse trabalho para uma agência ou para um freelancer? Vai usar uma ferramenta grátis como o Canva e dar o seu melhor? Seja específico sobre como resolver cada uma dessas necessidades e escreva a solução na lista.

Passo #4: faça um esboço das dependências de recurso

É hora de falar sobre os recursos verdes. Um dos maiores erros que você pode cometer é pensar: "ah, a gente já tem esses recursos! Estamos de boa."

Você não é o único correndo com os projetos e precisa ir além da existência dos recursos para entender a disponibilidade deles. Essa medida vai ajudar a fazer uma atribuição realista ao projeto.

A disponibilidade dos recursos nem sempre são óbvias. Para ter essa compreensão, faça o seguinte:

  • Converse com os membros da equipe necessários para entender as capacidades futuras (exemplo: a equipe de conteúdo não vai poder fazer o esboço do webinar até mês que vem).
  • Converse com outros departamentos que usam os mesmos recursos para entender se eles já estão ocupados e até quando (exemplo: a equipe de vendas está usando o software de videoconferência este mês para vídeos informativos, mas você pode usar mês que vem).
  • Entenda o escopo do projeto e tente prever futuras necessidades de recursos para diminuir o prejuízo (exemplo: você vai precisar da equipe de desenvolvimento web para criar uma página de destino para o webinar no finalzinho do projeto, mas é necessário fazer o agendamento agora).

Como sempre, é preciso muita experimentação, tentativa e erro até dominar uma habilidade. Mas o simples fato de tentar planejar os recursos já vai trazer menos dificuldades para você e para o projeto.

Passo #5: Crie seu plano de projeto

Agora que você tem o panorama completo e todas as informações, já pode criar o plano de projeto com base no acesso realista aos recursos. Não esqueça: os melhores planos de projeto são criados de acordo com o que está disponível e não tentando adaptar os recursos a um plano já existente.

Será preciso mexer nas peças do quebra-cabeça. Se você sabe que o software de videoconferência não estará disponível até o mês que vem, então você sabe que não poderá hospedar seu webinar até lá (no mínimo).

Ao mapear os passos do seu plano de projeto, liste os recursos necessários para aquela porção em cada passo. Também é útil especificar até quando o recurso será usado, para que os outros possam planejar o uso quando você terminar.

Como softwares podem ajudar no planejamento de recursos

Descrevemos uma abordagem bem manual para o planejamento de recursos acima. E pode ter certeza de que ele funciona bem.

No entanto, quando o assunto é identificação, alocação e maximização de recursos, não é necessário que você trabalhe sozinho com os marca-textos. Softwares podem ajudar a:

  • Visualizar projetos em toda a empresa
  • Identificar sobreposição entre recursos
  • Ajustar planos de projeto e requisitos de recursos em tempo real
  • Gerenciar a carga de trabalho e a capacidade dos membros da equipe
  • Acessar dados e relatórios para moldar futuros planos de projeto e requisitos de recursos

Você decide se prefere uma planilha, um software ou um bloco de notas confiável. Mas saiba que um software de planejamento de recursos pode oferecer inúmeras vantagens (além de evitar uma cãibra incômoda nas mãos).

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