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OKRs: Seu guia de definição de metas simples de verdade

Os alicerces desta estrutura de definição de metas

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Pessoas movendo tickets do Jira

Você quer que a equipe seja imparável. Você quer sempre cumprir as listas de afazeres diários e quer fazer um progresso mensurável em direção aos maiores objetivos.

Como colocar em prática? Fechando os olhos e batendo os calcanhares três vezes? Esfregando uma lâmpada mágica e esperando que o gênio apareça? Cruzando os dedos e esperando o melhor acontecer?

Claro, vá em frente e experimente. Mas, se você quer de verdade que a equipe siga adiante, é bem provável que estabelecer OKRs vai levar você para onde quiser mais rápido.

Já ouviu falar de OKRs antes? Se tornou um chavão e muitas das definições por aí estão cheias de jargão e blá blá blá corporativo.

Você precisa de informações claras e a gente preparou tudo para você. A gente vai responder a algumas das perguntas mais comuns sobre OKRs em uma linguagem que você pode entender de verdade.

O que são OKRs?

OKRs são Objetivos e Principais Resultados. É uma metodologia de definição de metas criada para impulsionar a equipe em direção aos maiores objetivos e ajudar você a monitorar o progresso para alcançar os objetivos.

Aguente firme enquanto a gente fala um pouco da história. A origem dos OKRs está enraizada no sistema "Gerenciamento por Objetivos" que foi criado pelo consultor e autor Peter Drucker.

Andrew Grove, ex-CEO da Intel, então pegou o sistema e o colocou em uma forma mais simples que respondia a duas perguntas centrais:

  • Aonde eu quero ir?
  • Como vou me organizar para chegar lá?

Depois de obter muito conhecimento de Grove, um investidor chamado John Doerr apresentou esse sistema aos cofundadores da Google, que com frequência recebem o crédito por popularizar os OKRs. Desde então, eles se tornaram comuns em muitas empresas, pequenas e grandes.

Aonde eu quero ir?
Como vou me organizar para chegar lá?

Então, o que é um objetivo?

Como o nome indica, os OKRs são divididos em duas partes principais: objetivos e principais resultados. A gente vai falar sobre a parte dos objetivos primeiro.

Para manter a simplicidade, pense no objetivo como a meta que você está definindo.

Com a equipe, você vai fazer brainstorming de objetivos com a seguinte pergunta em mente: "Quais são os indicadores mais importantes que a gente precisa mover neste trimestre?" Sim, essa é uma pista: em geral, OKRs são definidos por trimestre.

Tenha em mente que os objetivos devem ser afirmações qualitativas e de alto nível que sejam ambiciosas — não tarefas ou resultados granulares.

EXEMPLO DE OBJETIVO: lance um novo portal de funcionários até o final do trimestre.

E quanto aos principais resultados?

Os próprios OKRs podem não ser mensuráveis. O trabalho fica a cargo dos principais resultados, resultados mensuráveis que indicam que você alcançou o objetivo.

Não cometa o erro de confundir os principais resultados com tarefas e itens pendentes. A questão é identificar resultados, não tarefas para a equipe fazer. Portanto, sempre verifique se você está apontando para um resultado mensurável.

EXEMPLO DE PRINCIPAIS RESULTADOS: lançar o portal aumenta a pontuação de feedback dos funcionários em 25%.

Por que usar OKRs?

Não se trata de um concurso de popularidade. Mas, se fosse, os OKRs ganhariam. Você deve ter ouvido que várias empresas de renome — incluindo Google, Netflix, Anheuser-Busch, Adobe, Samsung e, até mesmo, a gente na Atlassian — usam OKRs para a definição de metas.

Mas, se esses nomes não forem suficientes para convencer você, existem muitos outros motivos para usar OKRs, incluindo:

  • Maior alinhamento: todos ficam na mesma sintonia sobre metas e indicadores de sucesso
  • Flexibilidade melhorada: uma vez que os OKRs são definidos por trimestre, esses ciclos de meta mais curtos permitem mais margem de manobra
  • Responsabilidade impulsionada: todo mundo sabe como o sucesso vai ser medido e quem é responsável pela realização
  • Aumento do foco: os OKRs são criteriosos e bem definidos, o que aumenta o foco nas metas que importam de verdade

Com essas vantagens incríveis, é fácil ver por que os OKRs são amados por tantas empresas bem-sucedidas e de crescimento rápido.

Como você define OKRs?

Setas na ilustração do alvo

Você vai querer se juntar aos grupos de equipes e empresas que buscam os objetivos com persistência (porque quem não gostaria?). Veja aqui como fazer.

Comece organizando uma sessão de brainstorming com a equipe para identificar o que você mais quer alcançar.

É bem provável que vai existir milhares de ideias e possíveis debates sobre quais deveriam ser os objetivos. Aqui está um caso em que quantidade não é a melhor saída. A gente recomenda reduzir até não mais do que três a cinco objetivos para o trimestre. Você também não vai querer mais do que três principais resultados atribuídos a cada objetivo, para não criar confusão.

Além disso, tenha em mente que os OKRs são mais adequados para objetivos mais audaciosos e de longo prazo. Você não vai usar esse sistema para realizar uma tarefa da lista de afazeres diários ou um projeto de equipe que vai encerrar amanhã. Seria muito complicado.

Com esses aspectos práticos em vigor, é hora de ver o passo a passo das etapas que você e a equipe vão seguir para definir os OKRs.

Passo #1: Compartilhe o básico

Se esta é a sua primeira vez usando OKRs, muito disso vai ser novo para você e para os membros da sua equipe. Poupe um tempo no início para ensinar a equipe sobre o processo e a terminologia para que eles possam fazer contribuições construtivas para a conversa.

Passo #2: Defina seus objetivos

Agora que todos estão familiarizados com o básico, peça à equipe para fazer brainstorming sobre quais prioridades você precisa mover no trimestre. (Experimente o mapeamento mental!) Dê a todos algum tempo para escrever as ideias em notas adesivas. Depois, cole as notas na frente da sala. Quando acabar, agrupe ideias semelhantes e tenha uma conversa aberta para refinar ideias e chegar a três ou cinco objetivos que valem a pena focar agora.

EXEMPLO DE OBJETIVO: crie infográficos para todos os blogs.

Passo #3: Identifique seus principais resultados

Você tem os objetivos, então agora é hora de a equipe refletir sobre os resultados e verificar se você atingiu mesmo essa meta. Esses resultados devem ser os principais resultados. Atenção, você não precisa de mais de três para cada objetivo.

EXEMPLO DE PRINCIPAIS RESULTADOS Nº 1: os infográficos melhoram o tempo gasto na página do usuário em 10%.
EXEMPLO DE PRINCIPAIS RESULTADOS Nº 2: os infográficos são fixados no Pinterest pelo menos 100 vezes cada.

Passo #4: Verifique a si mesmo

O trabalho de base está feito, então agora é hora de uma pausa para avaliação. Veja os objetivos e principais resultados que você conseguiu. Eles são impraticáveis? Ou eles são muito fáceis? São muitos? Ou não o suficiente? Esta é sua chance de fazer algumas alterações antes de finalizar.

Passo #5: Agende seus pontos de verificação mensais

Como qualquer outro método de definição de metas, os OKRs não são apenas definição e pronto. Você deve se reunir com sua equipe todo mês para verificar como você está seguindo em direção ao seu objetivo, dando a cada resultado-chave uma pontuação prevista para o final do trimestre. Os OKRs são pontuados em uma escala móvel entre 0 e 1 que indica se você errou, se aproximou ou atingiu sua meta para o resultado principal. Então, por exemplo, se você só melhorou o tempo médio do usuário gasto em um único blog em 3%, você pontuaria o resultado principal em 0,3.

Como você segue seus OKRs?

Ufa! Os OKRs estão definidos. O trabalho duro acabou, certo? Não é bem assim. Agora você e a equipe precisam seguir os OKRs.

Aqui é onde aquele gênio mágico seria útil.

Mas no caso de ele não comparecer, veja aqui algumas estratégias que você pode usar para aumentar a adesão e o compromisso com essas metas:

  • Envolva a equipe no processo: se as etapas acima não ficaram claras, a configuração dos OKRs deve ser um processo colaborativo com a equipe. Os objetivos não devem ser transmitidos de superiores.
  • Atribua proprietários: cada resultado principal deve ter um proprietário, para que todos saibam quem é responsável pelo quê. Assim, há mais clareza e, ao mesmo tempo, aumento da responsabilidade.
  • Não pule as sessões de verificação: as tarefas ficam complicadas e você vai preferir passar o tempo trabalhando em busca dos objetivos a ter de ficar fazendo verificações. Resista a essa tentação! As sessões de verificação são importantes para contornar problemas com iniciativa e monitorar o progresso.
  • Seja paciente: os OKRs podem não ser perfeitos na primeira vez. A boa notícia é que eles vão ser definidos por trimestre. Assim, você vai refinar o processo em pouco tempo.

Quais são os exemplos de OKRs?

Medalha

Às vezes não há nada mais inspirador do que um exemplo. Você está com sorte! Abaixo estão alguns exemplos de OKR que se aplicam a quatro tipos diferentes de equipes.

Exemplo de OKR para equipes de recursos humanos

OBJETIVO: melhorar os níveis de comprometimento dos funcionários.

PRINCIPAL RESULTADO Nº 1: aumentar em 30% a participação em eventos sociais mensais da empresa.

PRINCIPAL RESULTADO Nº 2: aumentar em 15% as pontuações nas pesquisas de feedback dos funcionários.

Exemplo OKR para equipes de vendas

OBJETIVO: aumentar as receitas recorrentes.

PRINCIPAL RESULTADO Nº 1: diminuir a taxa de rotatividade de clientes para menos de 5%.

PRINCIPAL RESULTADO Nº 2: aumentar em 40% os upgrades de contas gratuitas para contas premium.

Exemplo OKR para equipes de suporte ao cliente

OBJETIVO: melhorar a satisfação do cliente.

PRINCIPAL RESULTADO Nº 1: reduzir o tempo de espera nos tickets de suporte ao cliente para 24 horas.

PRINCIPAL RESULTADO Nº 2: melhorar as pontuações de feedback nas pesquisas de clientes para uma classificação média de quatro estrelas.

Exemplo OKR para equipes de gerenciamento de produtos

OBJETIVO: lançar uma versão atualizada do produto principal.

PRINCIPAL RESULTADO Nº 1: obter 2.000 assinaturas de produtos novos.

PRINCIPAL RESULTADO Nº 2: obter comentários de produtos publicados em 10 sites importantes do setor.

O que torna os OKRs diferentes de outras estruturas de definição de metas?

A gente admite: somos grandes fãs de OKRs. Eles são populares porque são eficazes.

Mas não significa que eles sejam a única maneira de definir metas. Assim, a gente fez uma análise de definição de metas comparando OKRs a dois outros métodos comuns de definição de metas: KPIs e metas SMART.

OKRs vs. KPIs

Os dois métodos têm em comum siglas fáceis de lembrar, razão pela qual OKRs e KPIs são confundidos com frequência. No entanto, os dois são bastante diferentes.

Os principais indicadores de desempenho (KPIs) exigem que você atribua uma meta mensurável a um projeto ou processo existente (ao contrário dos OKRs, em que a primeira etapa é definir um objetivo novo).

EXEMPLO DE KPI: imagine que você já está trabalhando para melhorar a eficácia da equipe de suporte ao cliente e não tem certeza de quando pode marcar essa meta como "concluída". Você pode atribuir um KPI de 45 tickets resolvidos de clientes por semana.

OKRs vs. Metas SMART

SMART significa (em inglês) específico, mensurável, atingível, relevante e temporal. Ao definir metas usando esse sistema, você deve marcar todas as caixas para garantir que você esteja preparado para o sucesso.

Também é importante observar que com as metas SMART todos os critérios são capturados em uma única declaração. Não existem duas partes separadas como com os OKRs.

EXEMPLO DE META SMART: resolva 45 tickets de suporte ao cliente por semana durante este mês, a fim de melhorar a eficácia da equipe de suporte ao cliente.

Alcance os objetivos

Você vai querer manter a equipe em direção às metas. Mas até agora, você não encontrou um gênio supergeneroso ou uma fonte dos desejos que ofereça garantias.

Por sorte, você não precisa contar com a sorte para alcançar as metas. Os OKRs são o que a equipe precisa para definir objetivos ambiciosos e definir com clareza qual é o sucesso.

Mais ganhos com menos frustração. Soa como música para os ouvidos.

Pronto para começar com os próprios OKRs? A gente imaginou que sim. Esse template pode ajudar.

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