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Tudo sobre planejamento de capacidade (e por que é uma checagem de fatos essencial)

Planeje com eficácia e evite a levar a equipe ao limite

Todo líder ou gerente de projeto sabe que entender a capacidade da equipe pode parecer grandes jogos de adivinhação.

Painel do Jira

Sempre que alguma solicitação chega ou é solicitado que você ajude uma nova iniciativa multifuncional, você encara esta pergunta: a equipe tem tempo para fazer essa demanda? Ou dizer “sim” vai sobrecarregar a todos?

Estando familiarizado com o termo formal ou não, esse mesmo exercício é o planejamento de capacidade em ação.

Ok, o que é planejamento de capacidade?

O planejamento de capacidade é o processo de identificar quantas horas cada projeto ou tarefa vai levar, determinar se a equipe tem ou não a capacidade disponível para sua realização e coordenar esse trabalho para alcançar a máxima eficiência.

Como o nome indica, o processo pode ser dividido em duas partes: capacidade e planejamento.

Primeiro, é necessário entender a capacidade geral da equipe, que é a quantidade máxima de trabalho que podem assumir antes de ficarem sobrecarregados. Assim que tiver essa informação, avance para o estágio de planejamento. Nesse estágio as tarefas são priorizadas e as horas necessárias para que o trabalho seja concluído até o prazo previsto são agendadas.

Por exemplo, imagine que foi solicitado da equipe que extraia dados e compile um relatório para dar suporte à equipe de vendas — talvez ela precise de muitos dados dos clientes dos últimos dois anos.

Você analisaria essa solicitação de projeto, começaria a entender sobre o escopo e atribuiria estimativas de tempo para ganhar compreensão básica de quanto tempo esse projeto vai levar para ser concluído. Do início ao fim, você acha que vai levar cerca de oito horas de trabalho.

Em seguida, é necessário descobrir se a equipe de fato tem oito horas para dar.

A maneira mais fácil é pedir a todos na equipe para anotar tudo que fazem em uma semana típica, junto com estimativas de quanto tempo em horas por semana eles gastam em cada atividade. Eles devem consultar seus calendários, caixas de entrada de e-mail, tickets do Jira, entre outras coisas, para garantir que estejam sendo o mais realistas possível. O resultado é o total de horas que eles estão trabalhando em uma semana.

A partir daí, é possível ver onde há espaço para inserir novos projetos. Você também vai identificar as melhores pessoas para atribuir os projetos (com base em quem tem a maior flexibilidade de carga de trabalho) e vai definir prazos mais realistas para a conclusão do projeto.

Talvez as obrigações atuais de Dennis somem apenas cerca de 30 horas por semana e ele tenha a disponibilidade e experiência para atender a essa solicitação, mas ele diz que vai precisar até segunda-feira para terminar o relatório.

O planejamento de capacidade significa criar o plano e as expectativas do projeto com base na realidade, em vez de suposições otimistas sobre o que a equipe é capaz de produzir.

Planejamento de capacidade em ação

Para ver instruções passo a passo sobre como executar a sessão de planejamento de capacidade, confira a tática de planejamento de capacidade. Depois documente os resultados da sessão neste template de planejamento de capacidade disponível para uso no Confluence. Veja como o documento de planejamento de capacidade vai ficar:

Documento de planejamento de capacidade

E os outros tipos de planejamento que ouço falar?

Diferença entre planejamento de capacidade e gestão de capacidade

Conforme estuda sobre planejamento de capacidade, é possível que ouça o termo gestão de capacidade. Ele é usado com mais frequência em relação a equipes e projetos de TI, mas também ocorre em outros setores.

A gestão de capacidade é o conceito mais amplo que descreve a capacidade geral da empresa de supervisionar e coordenar todos os recursos disponíveis para atender aos requisitos do projeto.

Pense na gestão de capacidade como o termo geral e no planejamento de capacidade como uma das partes do processo geral de gestão de capacidade — como as entrevistas são uma parte do processo geral de contratação.

Diferença entre planejamento de capacidade e planejamento de recursos

Pode ser que ouça falar de planejamento de recursos. É o termo que costuma ser considerado intercambiável com o planejamento de capacidade, mas na verdade há uma diferença.

O planejamento de capacidade faz uma análise específica dos recursos dos funcionários para determinar se eles têm as habilidades e horas disponíveis para atender aos requisitos de algum projeto. Por exemplo, a equipe tem condições razoáveis de atender a essa solicitação de dados até sexta-feira?

O planejamento de recursos, por outro lado, trata da alocação de recursos específicos, sejam pessoas, orçamento, software, equipamentos, materiais e muito mais.

O objetivo é garantir o uso adequado de cada recurso específico para aproveitar ao máximo todos eles. Por exemplo, é possível fazer algumas mudanças no painel de dados para que ele extraia os números com mais eficiência? Existem outros relatórios que precisam ser adiados para sobrar tempo para esta outra tarefa? Como é possível maximizar o impacto dessa ferramenta específica?

As vantagens do planejamento de capacidade

O planejamento de capacidade pode precisar de prática, ainda mais se estiver acostumado a dizer "sim" com entusiasmo a toda solicitação que surge. Mas, desenvolver esse hábito oferece inúmeros benefícios.

1. Evite o esgotamento da equipe

Veja esta estatística assustadora: 48% dos trabalhadores afirmam que recebem muitos prazos absurdos e trabalho demais para fazer. Faz sentido — se não houver visibilidade de quanto a equipe é capaz de realizar, ela acaba sendo sobrecarregada. Afinal, há sempre mais trabalho a ser feito.

Tomar medidas para alcançar a compreensão completa da capacidade real da equipe significa que ela não vai ficar sobrecarregada com muitas tarefas e responsabilidades. Além disso, pode ajudar a equipe na gestão do tempo com a priorização do trabalho de maior impacto.

2. Defina prazos mais realistas

Você já está familiarizado com o fato de que os projetos tendem a extrapolar o cronograma. Culpe a falácia do planejamento, que afirma que as pessoas são eternas otimistas que subestimam demais quanto tempo os projetos de fato vão demorar.

Esse preconceito é difícil de combater, mas o planejamento de capacidade pode ajudar. Em especial, se conseguir informações sobre disponibilidade direto com a equipe, o que sobrevém é o banho de realidade necessário para que possa gerenciar as expectativas de prazos de acordo com o que a equipe consegue produzir de fato.

3. Identifique a falta de habilidades

Planejamento de capacidade é entender o trabalho que a equipe consegue realizar. Não está relacionado apenas com o tempo — também tem relação com as habilidades. É pena que 54% dos funcionários relatem que ainda não sabem tudo o que precisam saber para desempenhar suas funções atuais.

A avaliação da capacidade da equipe e planejamento do trabalho com antecedência deixa mais fácil de identificar se os projetos exigem habilidades que a equipe não tem. Talvez essa solicitação da equipe de vendas precise de grandes volumes de dados aos quais a equipe não tem acesso na empresa.

Considerar esses aspectos com antecipação possibilita tomar medidas proativas, como treinar alguém na equipe, terceirizar alguma tarefa ou alterar o escopo do projeto.

Os desafios do planejamento de capacidade

O planejamento de capacidade oferece diversas vantagens, mas também exige algum esforço. Veja alguns dos obstáculos comuns que você precisa superar.

1. É difícil entender a capacidade

Acha que o planejamento de capacidade é uma atividade única? Pense de novo. A capacidade da equipe está sempre evoluindo à medida que os projetos mudam e os membros da equipe saem ou novos membros chegam. Além disso, é preciso confiar na honestidade das pessoas sobre as cargas de trabalho e limitações atuais.

Todos esses aspectos fazem com que seja desafiador alcançar a compreensão sólida sobre a capacidade que a equipe tem disponível para lidar com novos trabalhos e solicitações, em especial se a equipe estiver cheia de pessoas com alto desempenho que sempre acreditam que conseguem assumir mais tarefas. Quanto mais você fala com a equipe sobre planejamento de capacidade (a maioria das equipes tem essa conversa toda semana), mais fácil fica que todos sejam realistas.

2. Mudanças vão te distrair

Você não tem bola de cristal e até os gerentes de projeto mais experientes e bem intencionados enfrentam obstáculos. Há riscos associados a todo projeto e circunstâncias imprevistas — de questões de sazonalidade às mudanças do setor — vão criar empecilhos em seus planos.

Quando é necessário tentar dar conta de todos esses possíveis contratempos, o planejamento de capacidade nem sempre é tão simples. Planejar tempo de sobra (mesmo que seja apenas um ou dois dias extra) vai ajudar a enfrentar os contratempos sem sair dos trilhos.

3. É necessário se envolver em algumas conversas difíceis

Se a equipe já foi a equipe “sim” dentro de empresa, ser comprometido com o planejamento de capacidade vai significar dizer “não” também.

É bom lembrar que o planejamento de capacidade só é útil se você fizer algo com as informações identificadas. Pode ser a recusa de projetos devido à falta de capacidade, ajustes ou reduções de expectativas e ampliação de prazos. É sempre melhor dizer não do que dizer sim e não entregar.

Práticas recomendadas de planejamento de capacidade

O planejamento da capacidade vai exigir alguma prática (e o processo de tentativas e erro), mas aqui estão algumas dicas para começar no caminho certo.

1. Aprender de projetos anteriores

A experiência é uma ótima professora, desde que você esteja disposto a analisar o que passou e a aprender com essas lições. Quando a equipe concluir um projeto, não lave as mãos e siga em frente. Conduza uma reunião post-mortem para discutir o que foi realizado, prestando muita atenção a todos os pontos em que a capacidade foi superestimada.

O que causou o problema? O escopo do projeto foi ampliado? Os membros da equipe superestimaram a disponibilidade? Identifique a causa raiz e identifique maneiras pelas quais é possível evitar a reincidência ao avançar.

2. Tenha conversas honestas com a equipe

Ninguém sabe mais sobre a capacidade que a equipe tem disponível do que os próprios membros da equipe. Eles são as pessoas que fazem acontecer, então você deve ter conversas francas sobre suas cargas de trabalho e quais projetos adicionais eles acreditam que poderiam assumir.

Tenha em mente que a capacidade está em constante evolução, então ela precisa ser o tema de conversas recorrentes. Dedique alguns minutos da reunião recorrente com a equipe para discutir o que está sendo realizado, para que tenha informações atualizadas sobre as cargas de trabalho e obrigações existentes da equipe.

3. Obtenha as informações necessárias com antecedência

Embora entender a capacidade da equipe represente grande parte do quebra-cabeça, tenha em mente que o planejamento também faz parte da equação. Para planejar o trabalho com sucesso, é preciso compreender muito bem o que é necessário para sua realização.

É triste, mas 52% dos projetos passam por mudanças de escopo. Quando os requisitos do projeto se expandem além do que foi antecipado no começo, a equipe pode ficar sobrecarregada com rapidez.

Quando alguma nova solicitação de projeto chega em sua mesa, faça perguntas de ponderação para garantir que entendeu os prós e contras do que está sendo solicitado. É possível também criar algum tipo de resumo ou formulário que outras equipes precisam preencher para enviar uma solicitação, para ter as informações necessárias com antecipação.

E, para finalizar, mesmo se achar que entende todos os pormenores, inclua algum tempo para atrasos e contingências. É impossível planejar tudo, mas ter esse tempinho a mais garante que a equipe não seja sobrecarregada até o limite, mesmo que o inesperado aconteça.

Pare de supor e comece o planejamento

Quando o novo projeto chega, é fácil cair nessa armadilha: você concorda com os requisitos e com a solicitação e depois pensa como a equipe vai dar conta de tudo.

Para trabalhar com mais inteligência, não com mais dificuldades, use o planejamento de capacidade para analisar os trabalhos passados. Comece estabelecendo uma compreensão realista sobre o quanto a equipe é capaz de realizar e planeje todo o trabalho a partir disso.

Evitar o temido jogo de adivinhação sobre a capacidade da equipe significa conseguir priorizar projetos com eficácia, definir expectativas e prazos mais realistas e preservar a motivação da equipe — tudo enquanto economiza toneladas de estresse e frustração.

Deixe esse processo ainda mais tranquilo usando o template de planejamento de capacidade no Confluence. Depois, salve em algum lugar no espaço do Confluence que seja visível para todos os membros da equipe. Tenha um ótimo planejamento!

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