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6 formas de potencializar a colaboração em projetos

Fique sincronizado e vença como equipe

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Pessoas andando na bicicleta complexa

Imagine que está segurando vários balões. Cada balão representa um membro da equipe. Se apenas soltar os balões, os ventos das expectativas e dos prazos vão carregar cada balão para direções diferentes — ou eles vão parar em cima de árvores inalcançáveis, gerando muita frustração.

Como alternativa, se amarrar esses balões juntos e segurar com firmeza, até ventos com força de furacão teriam dificuldade de tirar os balões da sua mão. Não é possível controlar os ventos, mas é possível garantir que a equipe fique junta em todos os tipos de clima.

O que é colaboração em projetos?

A gente pensa na colaboração em projetos assim: é a energia que une a equipe para que ela avance na direção dos objetivos e caminhe pelos altos e baixos (e para os lados) em conjunto. A colaboração em projetos permite que equipes inteiras trabalhem juntas em todas as etapas do processo. Ela possibilita que as equipes sejam mais produtivas e mais conscientes das perspectivas, necessidades e cronogramas de cada membro. Mesmo que algum membro da equipe esteja do outro lado do mundo, ele pode ficar conectado ao grupo e continuar contribuindo.

No contexto mais amplo da gestão de projeto, a colaboração em projetos pode apenas significar trabalho em equipe. No entanto, como as empresas estão cada vez mais globais, operando com forças de trabalho em locais geográficos dispersos e com mais funcionários remotos, o “como” e o “onde” do trabalho em equipe está em constante mudança.

A colaboração de projetos depende de três coisas: comunicação eficaz, processos consistentes e as ferramentas corretas de colaboração de projetos. Os estilos de trabalho e tecnologias estão evoluindo rápido, o que significa que as ferramentas e métodos de colaboração de projeto precisam evoluir também.

Gestão de projeto vs. colaboração de projetos: eles são irmãos, não gêmeos

Blueprint

Quando você ouve “colaboração de projetos” e “gestão de projetos”, parece que está ouvindo um eco? Embora exista sobreposição entre os dois, existem também algumas diferenças muito grandes.

A gestão de projetos é o que as equipes fazem para estabelecer fluxos de trabalho e atender às metas do projeto enquanto ponderam quaisquer restrições de recursos ou de tempo. É o processo do tipo Ponto A ao Ponto B em que se decide levar os balões para o seu destino e depois colocar em prática.

A colaboração de projeto se concentra em como as pessoas trabalham juntas para realizar o trabalho. Esse é o puxar das rédeas para garantir que o controle seja mantido. O centro da colaboração de projetos é “a gente”.

Quando as equipes trabalham em uníssono e com a crença no bem maior, elas se aproveitam dos benefícios da eficiência que criaram. Veja abaixo apenas algumas coisas incríveis que podem nascer da colaboração.

Eu vejo você

Longe dos olhos não significa mais fora da mente. Com tanto trabalho acontecendo on-line, a colaboração bem feita é mais necessária do que nunca. As equipes que vivem e respiram colaboração são mais capazes de se comunicar entre diferentes partes do mundo e ficar em sincronia com quaisquer mudanças inevitáveis de qualquer projeto.

Ouça a todos

Para as pessoas que se retraem quando estão no centro das atenções, trabalhar dentro do grupo pode ser a rede de segurança e a oportunidade de crescimento. Trabalhadores em equipes com alta colaboração praticam mais o compartilhamento livre de conhecimentos e recebimento de feedback.

Aumente a eficiência da equipe

Equipes com fortes hábitos de comunicação podem ficar por dentro dos projetos e em contato com os principais envolvidos — e saber quando pedir backup.

6 sinais de que a colaboração está em segundo plano

Sem dúvida há equipes experientes e motivadas na empresa que sempre arrasam nos projetos. E há outras que precisam de mais união. Veja abaixo os sinais indicativos de que algumas equipes da empresa precisam fortalecer os laços.

Barreiras demais

Algumas equipes têm mais dificuldade em se unir nos espaços de trabalho quando alguns membros são remotos, estão em diferentes andares ou edifícios diferentes — em especial se a colaboração não estiver nos planos.

Além disso, existem silos que se desenvolvem sem barreiras físicas. É raro que esses grupos se comuniquem ou se envolvam com outras partes da empresa, e muitas vezes eles têm informações guardadas que podem ser úteis para outras equipes. A separação de unidades de trabalho isoladas é um passo importante para a construção de ambientes de colaboração total.

Algumas empresas optaram por ambientes de trabalho com total abertura para combater esse desafio (o impacto na colaboração e na produtividade varia), mas a melhor aposta é introduzir a ideia de colaboração na cultura. Veja como a gente faz na Atlassian.

Nunca a gente, apenas eu

Há diferenças entre ser focado e fazer suas tarefas com prioridade e aplicar toda essa energia para a vitória da equipe. Cada equipe precisa de realizadores, mas ter muitos solistas dentro das equipes torna a colaboração do projeto muito difícil.

Metas conflitantes

Ter muitos prazos muitas vezes promove a mentalidade de solista. Se os objetivos dos indivíduos estiverem separados e/ou em conflito com os da equipe, é claro que algum trabalho importante vai acabar sendo esquecido. Sem objetivos claros e unificados, qualquer projeto pode avançar velocidade máxima na direção errada. Este é um sinal claro de que a equipe não está configurada para exercer colaboração bem-sucedida no projeto.

Balanceie itens pesando

Cozinheiros de mais na cozinha

Já tentou pedir pizza para o almoço em grupo e acabou com fome porque ninguém entrou em acordo sobre o sabor? Frustrante, não é? Quando há muitas pessoas decidindo, o caos é certo. Depois idas e vindas, a equipe acaba ficando empacada ou alguém precisa tomar alguma decisão rápida, sem análise suficiente e que, olhando em retrospectiva, estava errada.

Essa prática é comum na sua empresa? Tente criar práticas formais de tomada de decisão para ajudar as equipes a trabalhar melhor em conjunto.

Problemas em dobro

Qual é o nível de frustração ao perceber que você dedicou horas ao projeto e descobrir que outra pessoa está fazendo o mesmo trabalho? Os esforços redundantes são o sinal vermelho de alerta de que a equipe não está colaborando tão bem quanto deveria. Ela está perdendo tempo, recursos e habilidades importantes fazendo trabalho duplicado. Essas situações pedem com veemência que a coordenação seja melhor.

Onde ir a partir daqui?

Mesmo com as metas articuladas, algumas equipes podem não saber o que fazer para que elas sejam alcançadas. Para as empresas maiores que têm equipes dentro de equipes, enquanto os objetivos de toda a empresa são claros como o dia, os marcos e a maneira de trabalhar podem não ser tão claros. Caso haja unidades de trabalho que pareçam estar andando em círculos em vez de avançar para a frente, elas podem precisar de ajuda na coordenação.

O manual de colaboração em projetos

Lembra dos balões de festa? Amarrar vários balões juntos parece bem fácil, mas há uma técnica para garantir que eles não saiam voando da sua mão. O mesmo pode ser aplicado à colaboração. Em algumas equipes, dizer para a equipe de vendas que vai lançar o novo design da marca conta como colaboração, mas na verdade é apenas uma conversa (e unilateral). Experimente as técnicas abaixo para criar parcerias verdadeiras entre a equipe.

Coloque as metas sublinhadas, em negrito e em itálico

Diga, diga de novo e depois mais uma vez. Se você fez direito, cada membro da equipe deve estar cansado de ouvir os objetivos. No caso de os objetivos precisarem mudar, deixe essa mudança clara e repita os novos com frequência.

Brainstorming

Quando foi a última vez que reuniu a equipe e pediu a todos para que resolvessem problemas? As sessões de brainstorming podem ajudar a conseguir ideias inovadoras, informar metas e planos de projeto e proporcionar a todos parte do sucesso do projeto. Com diversas técnicas de brainstorming disponíveis, com certeza há alguma para cada etapa do projeto.

Peça ideias e feedback

Em cada etapa do projeto — durante o brainstorming, planejamento e cada reunião — pergunte à equipe o que ela acha e se ela tem algum feedback. Dê a palavra aos solistas ou membros introspectivos da equipe. Eles podem ficar mais propensos a compartilhar quando sabem que não vão ser atropelados por seus companheiros de equipe mais assertivos.

A gente pode conversar?

Claro, a comunicação consistente e articulada é fundamental para a colaboração em projetos. (É a parte essencial.) No entanto, todos estão sempre conciliando diversas ferramentas como ferramentas de e-mail, de bate-papo, de mensagens e de comentários em documentos. O modo como a conexão é feita com a equipe é quase tão importante quanto a comunicação em si; quantas vezes projetos ficaram estagnados porque você não sabia que a aprovação estava enterrada em alguma discussão do Slack? No lançamento do projeto ou, melhor ainda, ao formar a equipe, entre em acordo sobre como e com que frequência você vai compartilhar atualizações e comentários.

É sua vez

Decida e documente quem e o que precisa ser colocado nas listas de tarefas — e documente a lista de tarefas também. (Você também pode chamar de plano de projeto.) Essa documentação permite que todos saibam onde se encaixam no panorama geral e evita problemas como tarefas que são esquecidas ou duas pessoas trabalhando no mesmo item de ação.

Compartilhar é cuidar

O volume de ideias criadas por equipes colaborativas trabalhando a todo vapor pode significar que as melhores ideias estão enterradas na pilha de notas adesivas. Fazer anotações de reunião formais é sempre recomendável. Melhor ainda é usar alguma ferramenta de colaboração moderna, on-line e pesquisável. Ela vai permitir registrar e fazer o compartilhamento mais amplo das sugestões de reuniões, além de solicitar feedback, tudo no mesmo lugar.

Sua vez

Lançamento de foguete

Quanto mais forte for a colaboração no projeto, melhor vai ser o resultado — tanto para os membros da equipe quanto para a empresa como um todo.

As ferramentas tecnológicas deixaram esse aspecto muito mais fácil. As equipes dispersas podem usar tecnologias de conferência e quadro branco virtual para fazer brainstorming em grupo de cantos opostos do planeta. Os aplicativos de rastreamento de projetos e itens ajudam as equipes a gerenciar prioridades, os líderes a fazer o planejamento com antecedência e os analistas de RH a extrair dados completos.

Equipes de todos os tipos podem usar bases de conhecimento virtuais e espaços de trabalho colaborativos para encontrar informações, enviar materiais e avançar o projeto em equipe. Marque esta instrução de colaboração para fazer melhor uso dessas ferramentas e evite o caos.

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