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Como conduzir sessões de brainstorming

Que de fato crie boas ideias

O que é a sessão de brainstorming? Brainstorming é o processo de criatividade em grupo para coletar novas ideias e explorar abordagens alternativas para alcançar soluções. A sessão de brainstorming é a reunião em que o brainstorming é feito.

Algumas das ideias mais revolucionárias do mundo ganham vida durante sessões de brainstorming. O conceito para o Earth Observatory da NASA foi desenvolvido na parte de trás de um táxi preso no trânsito. No decorrer de um almoço, os enredos para os filmes da Pixar “Vida de Inseto”, “Monstros, S.A.”, “Procurando Nemo” e “Wall-E” foram sonhados e registrados na parte de trás de guardanapos. Até a Declaração de Independência dos EUA foi esboçada durante na mesma reunião do Congresso Continental que durou vários dias.

Sejam programadas ou feitas no calor do momento, qualquer sessão de brainstorming pode trazer ideias valiosas — quando executadas com eficácia. Veja como sempre aproveitar melhor essas sessões de brainstorming.

1. Identifique a meta

Embora o brainstorming proporcione momentos empolgantes, é melhor ficar dentro dos limites das metas de negócios. Apenas convoque sessões de brainstorming se a.) houver algo específico que esteja tentando alcançar e b.) estiver preparado para tomar medidas quanto às ideias apresentadas. Resuma a meta em uma frase ou duas, como “determinar maneiras de reduzir o tempo de resposta aos tickets dos clientes” ou “planejar três campanhas de marketing essenciais para o próximo trimestre”.

Compartilhe a meta com qualquer pessoa que participe da reunião. Crie a agenda para a sessão de brainstorming que inclua o resumo e o cronograma informal para a conversa. Avise a todos com antecedência (não na mesma manhã) sobre o que é a reunião para que tenham a chance de estar preparados.

2. Reúna a equipe certa

Jersey

Guarde a criatividade dos colegas para o brainstorming em si, não perguntando a si mesmos por que eles estão na reunião. Mais de 800 equipes participaram da pesquisa na qual foi descoberto que ter muitas pessoas na sala pode gerar "folga social" ou fazer com que algumas estrelas da equipe façam todo o trabalho com pouca ou nenhuma contribuição dos demais participantes. Quanto mais pessoas na reunião não sabem por que estão lá, pior vai ser a qualidade do brainstorming.

A menos que seja possível indicar as contribuições específicas que a equipe deve trazer, deixe que os colegas aproveitem o tempo livre deles. A importância é ainda maior nos casos em que eles não vão ser responsáveis pela propriedade dos resultados.

Além de informar o objetivo da reunião, garanta que todos os participantes tenham clareza sobre a razão de terem sido chamados.

3. Prepare o cenário

É fácil ir no piloto automático para a mesma sala de conferências sempre que houver alguma reunião. No entanto, o cérebro adora novidades e estar em outro local pode exercitar a plasticidade cerebral ou a capacidade que a gente tem de pensar com criatividade. A mudança de local pode melhorar a qualidade das ideias que surgem durante o brainstorming. Tente levar o grupo para aquela mesa de piquenique atrás do escritório, para a cafeteria nas proximidades ou até mesmo a alguma sala diferente no espaço de trabalho.

Se não for possível ir para algum espaço de reunião alternativo, traga algum novo elemento para a rotina antiga. Coloque as pessoas sentadas em lugares que não estão acostumadas ou vire a sensação do escritório entregando um presentinho surpresa.

As opiniões quanto à duração ideal de uma sessão de brainstorming variam de acordo com a equipe. Será que 30 minutos seria perfeito para uma equipe que trabalha com foco nos prazos ou a equipe preferiria ter quase 1 hora para deixar as ideias fluírem? A equipe está mais disposta pela manhã ou mais energizada depois do almoço? Teste diferentes configurações para descobrir o que funciona melhor para o grupo em questão.

4. Escolha um facilitador qualificado

Bloco de notas com o lápis

Se a equipe se reúne para a sessão de brainstorming e ninguém a lidera, ela acontece? As sessões de brainstorming são conversas colaborativas, mas ainda assim é preciso ter alguém no comando.

O facilitador de brainstorming deve ter:

  • Ótimas habilidades de escuta para absorver ideias com perfeição
  • Habilidades de gestão de tempo para manter a reunião no caminho certo
  • Habilidades organizacionais para criar agendas e registrar ideias
  • Habilidades de liderança para incentivar todos os membros a participar

Decida antes do começo da reunião se você deve liderar ou se outra pessoa deveria assumir a tarefa. Tenha em mente que o papel do facilitador é ser a pessoa neutra que mantém o progresso da sessão e o foco dos participantes.

5. Encontre as ferramentas certas

A agenda, o facilitador e objetivo foram definidos. No entanto, ao chegar na sala de reuniões, como dar vida aos lampejos de genialidade?

Reserve algum tempo antes da reunião para decidir qual técnica de brainstorming combina melhor com o estilo da equipe e pense em todos os equipamentos que vão ser necessários. Se a reunião for presencial, pode ser necessário cronometro e quadro branco, notas adesivas e marcadores para escrever as ideias.

Trabalhar com equipe remota vai exigir mais planejamento. Para que todos possam contribuir, use ferramentas como o Trello como quadro branco on-line. Registre as ideias na ferramenta digital para evitar perdas em meio à enorme quantidade de vozes presenciais e on-line.

Depois de escrever e organizar as sugestões, documente todas as novas ideias em algum espaço compartilhado como o Confluence para que a equipe e as principais partes interessadas possam ter acesso a essa fonte única de informações. Essa possibilidade de registro também é útil se a inspiração vier na hora de ir buscar café ou no caminho de casa. Nesses casos, é possível voltar e contribuir.

6. Garanta que todos participem

Ilustração de colaboração

Você chamou toda a equipe para a reunião por algum motivo e seu objetivo é receber a contribuição de todos. No entanto, algumas pessoas costumam ser mais reservadas ou introvertidas.

Para ter certeza de que ninguém vai ter a sensação de ser atropelado, estabeleça as regras básicas para a reunião no início. Por exemplo, proíba críticas às ideias de outras pessoas. Os membros da equipe que sentem segurança psicológica têm maior probabilidade de sugerir ideias inovadoras. Peça aos participantes que desenvolvam as ideias que foram apenas sugeridas; estudos comprovam que assim o entrosamento da equipe aumenta.

Para garantir que nem tudo seja apenas trabalho sem nenhum divertimento, incentive o fluxo criativo com alguma atividade de quebra-gelo mais leve para que os participantes entrem no estado de espírito ideal.

7. Não pare quando a reunião terminar

A sessão de brainstorming funciona apenas se algo for feito com as ideias criadas. Mantenha o embalo assumindo o compromisso com algumas ações de acompanhamento equipe. Atribua proprietários a esses itens de ação no Confluence e anexe datas de entrega para avançar o trabalho.

Para de fato ir mais longe, envie pesquisas ou peça feedback sobre a sessão de brainstorming para melhorar conversas futuras.

O céu é o limite

Com a preparação completa e execução eficaz, as equipes podem produzir ideias incríveis. A prática leva à perfeição, então mantenha essas sessões de brainstorming frequentes e em constante evolução. Cada sessão é uma experiência de aprendizagem. E não dá para saber quando a próxima grande ideia vai surgir.

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