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Padrões de documentação para seguir

Controle o caos da documentação com essas práticas recomendadas

Não importa o tipo de trabalho que você faz, a equipe precisa de uma documentação interna clara e atualizada para que todos os membros fiquem bem-informados, sejam mais eficientes e se comuniquem com clareza. A melhor maneira de obter uma documentação que funciona é estabelecendo padrões. Essas são as regras que orientam a criação e a distribuição de documentos dentro da equipe ou empresa.

Com os padrões de documentação, todos da equipe vão estar a par sobre como desenvolver, distribuir e o mais importante: onde achar a documentação necessária.

Abrindo uma pasta com lupas e tickets

Durante o desenvolvimento dos padrões de documentação da equipe, muitas perguntas podem surgir: que formato a gente deve utilizar para um tipo de documentação em particular? Onde vai ficar a documentação? Com este guia, você vai sair na frente na hora de responder essas perguntas.

Tipos de documentação e templates

Os padrões seguidos variam de acordo com o tipo de documentação criado. Aqui estão alguns tipos comuns, assim como sugestões e templates que podem ser utilizados para estabelecer padrões.

Documentação de projeto

Qualquer projeto se desenvolve com mais calma quando todos estão na mesma página. Todos os membros da equipe de um projeto precisam de uma fonte única de informações disponível para ser consultada a qualquer momento. Sem um plano de projeto documentado, os membros da equipe podem perder o panorama geral de vista resultando em desperdício de tempo.

Para acelerar e padronizar a documentação do projeto, este template do Confluence pode ser utilizado. Essa ação vai garantir que você recolha informações importantes sobre cada projeto com consistência.

Documentação de passo a passo

Os membros da sua equipe perdem tempo porque precisam explicar aos outros o que fazer com frequência? Ou você já ficou perdido quando a única pessoa que sabe como fazer uma tarefa ou processo importante estava fora do escritório?

Esses cenários mostram a importância da documentação de passo a passo. Resumindo, qualquer coisa que os membros da equipe fazem repetidas vezes precisam ser documentadas de uma forma que todos possam finalizar aquela tarefa ou aquele processo.

A documentação de passo a passo é mais eficaz, sem contar que é mais fácil de criar, quando existem padrões estabelecidos. De novo, é aqui que um template pode ajudar. Por exemplo, o template de passo a passo do Confluence dá uma fórmula para a documentação do processo.

Documentação técnica e de software

A documentação para software e outros produtos técnicos pode explicar como o produto funciona, como deve ser usado, como foi criado e como é montado.

As equipes de software podem consultar a documentação ao falar sobre os requisitos do produto, notas da versão ou especificações de design. Equipes técnicas podem usar a documentação para dar mais informações sobre códigos, APIs e registrar os processos de desenvolvimento dos softwares.

A documentação técnica tende a ser longa, precisa e atualizada com frequência, então é muito importante ter as ferramentas necessárias para garantir precisão e economia de tempo. Por exemplo, você pode usar templates no Confluence que já existem ou criar seus próprios. O Confluence também tem macros que facilitam a atualização ou reutilização do texto.

As principais habilidades de documentação necessárias

Não importa o tipo de documentação que você está criando, existem algumas habilidades principais que vão garantir que o trabalho atenda aos padrões de documentação e seja útil para os usuários.

  • Organização. Saber quais informações que precisam ser documentadas é uma coisa. Mas apresentar de um jeito fácil de ser seguido é outra história. Além de organizar a informação em uma ordem lógica, também é importante usar elementos como cabeçalhos e listas com marcadores para orientar os usuários da documentação.
  • Clareza. Uma documentação clara e fácil de entender requer a escolha certa do nível de informações. Informação de menos causa confusão, assim como informação demais. Outras formas de melhorar a clareza da documentação inclui ser meticuloso com a gramática, evitar jargões e escolher palavras específicas em vez de palavras vagas (como "com frequência").
  • Consistência. Tomar cuidado com a consistência é uma das coisas mais úteis que você pode fazer para qualquer um que vai usar a documentação. Por exemplo, um usuário vai ter mais facilidade de seguir a documentação de passo a passo se ela for escrita da mesma forma que outros documentos de passo a passo da sua empresa.

Como distribuir a documentação

O estabelecimento de padrões não ajuda apenas a criar uma documentação melhor. Ele também ajuda a distribuir essa documentação com eficiência.

Para ser útil, a documentação precisa ser acessível para toda a equipe. Você não vai querer que membros da equipe mantenham informações importantes nos seus discos rígidos individuais. E você também não vai querer que eles precisem confiar apenas em uma cópia impressa escondida em uma gaveta aleatória. Situações como essa resultam em confusão e ineficiência.

Por exemplo, membros da equipe usando versões diferentes da documentação podem ter falhas de comunicação ou podem criar trabalho extra para os outros por acidente. Ou uma pessoa fazendo trabalho remoto pode precisar acessar a documentação que existe apenas como uma cópia física no escritório.

É possível evitar esses problemas por meio da padronização do armazenamento e da distribuição da documentação. Ter um repositório centralizado funciona melhor: um lugar único onde todos saibam onde encontrar as informações mais atualizadas. Mas, além de deixar tudo em um só lugar, também é preciso facilitar a busca das pessoas quando elas chegam lá.

Para a Atlassian, esse repositório centralizado é o Confluence. Características como uma pesquisa poderosa, árvores de páginas estruturadas e arquivo de página garantem um conteúdo fácil de ser encontrado, acessível e atualizado.

No Confluence, cada equipe ou projeto tem um espaço para organizar a documentação relacionada. Eles podem criar uma hierarquia de páginas para manter toda a informação organizada e visível a partir da árvore de páginas. Os funcionários podem acompanhar espaços ou subpáginas importantes para ficarem atualizados quando houver mudança de conteúdo. Para distribuir um espaço ou página em particular, use o botão compartilhar ou comente em uma página marcando outros membros da equipe. Todas as páginas abertas no Confluence são pesquisáveis por outros funcionários e eles podem usar filtros para limitar a pesquisa por criador, data de publicação ou espaço.

Assim como as partes individuais de documentação precisam de atualizações consistentes, o sistema de arquivamento e organização de documentação também. Então, não se esqueça de estabelecer padrões aqui também. Com que frequência você precisa verificar e arrumar o arquivo de documentos? Vá em frente e separe esses horários no calendário.

Como definir padrões de documentação para sua equipe

Agora que você tem uma visão geral dos padrões de documentação, já pode começar a desenvolver ou revisar diretrizes para os tipos de documentação que a equipe precisa. O tempo investido na implementação desses padrões vai ajudar a criar a documentação com rapidez e fazer com que ela seja mais útil para a equipe.

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