Automação: casos de uso comuns

A automação permite que você crie regras para abordar inúmeros casos de uso. Então, por onde começar? Aqui, você vai encontrar um conjunto de casos de uso comuns para ajudar você a começar com a automação.

Como sincronizar itens-pai e subtarefas

Ao lidar com subtarefas e itens-pai, é importante confirmar se os itens relacionados estão em sincronia. O recurso de automatização Automation facilita esse processo usando regras de ramificação. Por exemplo, quando você resolve uma subtarefa, é possível definir uma regra para fazer a transição automática do item-pai, caso não haja nenhuma outra subtarefa não resolvida.

Como criar essa regra

1. Use o acionador Item com transição. Ele permite que a sua regra seja executada quando houver a transição do item de um status para o outro. Configure o acionador para responder quando um item passar para Concluído.
2. Adicione uma condição de Campos de item à regra para verificar se o tipo de regra é uma subtarefa. Se o item que acionou a regra não for uma subtarefa, a execução da regra vai ser interrompida.
3. Ramifique a regra selecionando pai como o tipo de item relacionado. Com isso, as condições e ações posteriores vão ser realizadas no item-pai daquele que acionou a regra.
4. Adicione uma condição de Itens relacionados à regra para verificar se as subtarefas correspondem ao status = concluído. Isso vai garantir que todas as subtarefas do item-pai estejam Concluídas.
5. Por fim, defina e configure a ação de Transição de item para que o status do item-pai seja alterado para Concluído.
6. Dê um nome à regra e ative.

Outro caso de uso comum é quando as subtarefas herdam valores dos pais, por exemplo, versões de correções. Você pode sincronizar esses valores para garantir que o item-pai e a subtarefa tenham informações atualizadas.

Como criar essa regra

1. Use o acionador Valor de campo alterado. Ele permite que a sua regra seja executada quando o valor de um campo selecionado mudar. Configure o acionador para monitorar o campo Versões de correções.
2. Ramifique a regra selecionando subtarefa como o tipo de item relacionado. Com isso, as condições e ações posteriores vão ser realizadas nas subtarefas daquele que acionou a regra.
3. Ajuste e configure a ação Editar item para definir o campo Versões de correções copiando o valor do item-pai.
4. Dê um nome à regra e ative.

Atribuição automática de itens à sua equipe

Como a sua equipe lida com itens não atribuídos? É comum que as equipes deixem isso a critério dos engenheiros, o que pode resultar em alguns itens não atribuídos.

Como exemplo, você pode usar a automação para combater esse problema com a atribuição automática e equilibrada de itens aos membros da equipe.

Como criar essa regra

1. Selecione um acionador para a sua regra e todas as condições que você quer configurar para definir os itens que vão ter atribuição automática.
2. Use a ação Atribuir item. Ela permite que você atribua itens com facilidade em vários cenários diferentes.
3. Configure a ação para atribuir o item a um usuário de uma lista definida. Isso permite que você especifique uma série de usuários entre os quais a ação vai selecionar o responsável.
4. Defina o método para a escolha do responsável como carga de trabalho equilibrada. Assim, o item vai ser atribuído ao usuário com menor número de itens em aberto atribuídos a ele.
5. Na lista de usuários, pesquise e selecione os membros da sua equipe.
6. Clique em Salvar para aplicar a ação. Depois, dê um nome à regra e selecione Ativar.

Como programar tarefas

A programação automática de tarefas não apenas reduz o trabalho manual da equipe, mas também garante um fluxo de trabalho uniforme e confiável.

Por exemplo, se o cliente não tiver respondido à consulta do seu engenheiro de suporte sobre um item, você pode configurar uma regra para enviar um lembrete automático a ele e fechar temporariamente o item obsoleto.

Como criar essa regra

1. Use o acionador Programado. Defina o cronograma para executar a regra todos os dias e verificar status = "Esperando o cliente" e atualizado < -5d. Essa configuração vai acionar a regra quando o status de um item for Esperando o cliente e ele não tiver sido atualizado há mais de cinco dias.
2. Adicione uma ação Comentar no item informando ao cliente que o item foi fechado automaticamente devido à inatividade.
3. Defina e configure a ação Transição de item para que o status do item seja alterado para Resolvido.
4. Dê um nome à regra e ative.

Integração com ferramentas de desenvolvimento (Bitbucket, Github, Gitlab)

O Automation pode ser integrado com ferramentas de gerenciamento de código-fonte para permitir a automação dos processos de desenvolvimento.

Por exemplo: quando uma solicitação pull for mesclada, pode ser útil fazer a transição de um item relacionado para Aberto se houver uma sinalização de recurso vinculada a ele. Se não, a transição do item seria para Concluído.

Como criar essa regra

1. Use o acionador Solicitação pull mesclada. Ele permite a execução da regra quando uma solicitação pull for mesclada no repositório.
2. Adicione a condição de bloco Se/Ou. Essa condição permite realizar ações alternadas com base na correspondência ou não das condições.
3. No bloco Se, adicione e configure a condição Itens relacionados para verificar se os itens com o tipo de vínculo recurso sinalizado por estão presentes.
4. Defina e configure a ação Transição de item para que o status do item seja alterado para Aberto. 
5. No bloco Ou, defina e configure a ação Transição de item para que o status do item seja alterado para Concluído.
6. Dê um nome à regra e ative.

Quando a confirmação for criada por um engenheiro específico, é possível configurar uma regra para notificar a equipe enviando uma mensagem no Slack.

Como criar essa regra

1. Use o acionador Confirmação criada. Ele permite a execução da regra quando uma confirmação é criada na ferramenta de gerenciamento de código-fonte.
2. Adicione e configure a condição Usuário para verificar se o responsável é John ou Nicole.
3. Defina e configure a ação Enviar mensagem no Slack para que uma mensagem seja enviada para o canal da equipe informando da confirmação.
4. Dê um nome à regra e ative.