Levar os projetos para a linha de chegada é gratificante, mas está longe de ser fácil. Quando se tem várias equipes envolvidas em um único projeto, isso fica ainda mais difícil. Está dando um nervoso só de pensar? Aqui está a boa nova: não importa em qual equipe você está, o template do plano de projeto torna mais fácil a gestão de projetos de qualquer tamanho e complexidade enquanto mantém todos os interessados por dentro das novidades.
Como usar o template Plano de projeto
Etapa 1. Adicione as partes interessadas do projeto
Esclarecer funções e responsabilidades é uma parte fundamental do processo de planejamento do projeto. Nesta primeira seção, você vai listar o condutor (a pessoa indicada do projeto que vai reunir os interessados e dar andamento às coisas), o aprovador (a pessoa que aprova o projeto final), os contribuidores (pessoas com especialização e voz no projeto, mas não o voto final) e os interessados (pessoas que precisam ser informadas do progresso do projeto, mas não estão envolvidas na parte prática). Detalhar essas funções desde o início é mais do que uma formalidade, já que vai garantir que todos saibam com exatidão que papel exercem no andamento do projeto.
Etapa 2. Seja rápido e prático
Nesta seção, você vai declarar o objetivo do projeto em uma única frase e dar um nome ao projeto. É melhor um nome direto e claro, em vez de algo espertinho. Assim, a equipe tem toda a clareza de que precisa, sem jargões ou palavras vagas. Anote também o prazo do projeto todo e os principais resultados e métricas de sucesso que você vai monitorar. Acrescente o status do projeto, que vai ser atualizado conforme o andamento do projeto. Com todos os detalhes no topo, a equipe tem um lugar fácil para obter as informações chave sem ficar buscando em e-mails intermináveis.
3. Mapeie o escopo do projeto
Nada prejudica um projeto mais rápido do que o desvirtuamento do escopo. Assim, você precisa ter clareza sobre o que o projeto envolve e o que não envolve. Use esse template para listar os elementos do projeto em três categorias: essencial, conveniente e fora do escopo. Com esses detalhes definidos no início do projeto, os membros da equipe vão poder gerenciar melhor as próprias peças e focar no trabalho que mais importa.
4. Planeje os marcos e prazos
Seu projeto não vai durar para sempre (pelo menos, não deveria). Você vai ter um prazo para encerrar o projeto, mas também é preciso definir marcos menores para ajudar a acompanhar o progresso e tornar todo o projeto mais gerenciável. Nesta seção, defina os marcos (por exemplo, o primeiro esboço de conteúdo e protótipos de design) e inclua o principal proprietário de cada requisito, o prazo, o status e anotações importantes.
5. Inclua materiais de referência
O ideal é que o plano de projeto seja o ponto principal para todas as informações fundamentais relacionadas ao projeto. Na seção inferior, inclua links para outros materiais de referência de que as pessoas possam precisar. Seja um brief criativo ou um exemplo que você quer que as pessoas consultem, coloque tudo aqui, de modo que fique organizado e acessível.
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