Flo sta migliorando il benessere con i prodotti per la collaborazione di Atlassian

Un catalizzatore per la collaborazione

Fin dall'inizio, Flo ha affrontato una serie di sfide complicate. Alcune di queste sono uniche della linea di lavoro dell'azienda, come trovare il modo migliore di unire la tecnologia di apprendimento automatico alle informazioni sulla salute provenienti da professionisti reali e individuare il giusto equilibrio tra privacy e creazione di una community. Le altre sfide affrontate da Flo accomunano invece le aziende in rapida crescita di qualsiasi settore, ad esempio l'adozione di pratiche moderne per aumentare la velocità e il successo, la capacità di adattarsi rapidamente alle crescenti necessità dell'azienda mantenendo la connessione e la qualità e l'organizzazione del lavoro da remoto. Per ideare una soluzione a ogni sfida, il team si è affidato ai prodotti cloud di Atlassian.

La decisione di Flo di lavorare sul cloud è stata determinata dalla dedizione dell'azienda nei confronti dell'innovazione e della sicurezza. La certificazione ISO/IEC 27001 di Atlassian ha dato all'azienda la certezza che la soluzione sarebbe stata in grado di supportare le sue esigenze di protezione dei dati e gestione dei rischi. "Abbiamo svolto un'approfondita due diligence e ci siamo assicurati che la sicurezza, le pratiche relative alla privacy e le operazioni di Atlassian rispettassero le nostre esigenze di conformità. Abbiamo visto Atlassian Cloud come una soluzione affidabile e completa, apprezzata da altre aziende. Operare sul cloud significa che possiamo concentrarci sulla nostra piattaforma piuttosto che sugli strumenti o sulla manutenzione", afferma il CTO Roman Bugaev. "Grazie a funzioni come gli audit log, il cloud garantisce inoltre maggiori sicurezza e conformità. Quando lavoriamo con Atlassian, siamo sicuri che il nostro sistema è gestito come si deve. Per produrre internamente questo stesso sistema sarebbero necessarie molte risorse e tantissimo tempo. Molto meglio investire queste energie sul nostro prodotto".

All'inizio, il team di progettazione ha adottato Bitbucket Cloud per la gestione del codice, Confluence Cloud per l'archiviazione delle conoscenze e Jira Software Cloud, con add-on come Jira Misc Workflow Extensions, per uno sviluppo efficiente e Agile dei prodotti. Grazie all'esposizione organica e agli esperti interni, l'azienda ha implementato le soluzioni Atlassian nel tempo, semplificando notevolmente la condivisione del lavoro e delle informazioni tra team e con i clienti. Adesso tutti, dagli ingegneri e autori di contenuti agli esperti medici e ai rappresentanti del servizio clienti, utilizzano ogni giorno diversi prodotti Atlassian.

Costruire una cultura del servizio con i team distribuiti

Tra i ruoli tecnici e non tecnici e i collaboratori in sede e da remoto, i team di Flo stanno creando una cultura del servizio che abbraccia l'intera organizzazione e che ha Atlassian come spina dorsale a supporto dell'efficienza e dell'efficacia.

Ad esempio, dal punto di vista non tecnico, il team Legale e di conformità usa Jira Service Management per istruzioni su quali task devono essere completati ogni volta che un dipendente viene assunto, licenziato o assume un nuovo ruolo in azienda. La Communications Manager Daria Grishechkina afferma che anche il suo team usa diversi prodotti Atlassian per collaborare con i principali stakeholder dell'organizzazione sulla creazione di contenuti. "Ogni contenuto deve essere sottoposto a numerosi passaggi di correzione ed editing da parte dei team Legale, Medico e di Gestione prodotto e molti altri per assicurarci di fornire informazioni affidabili e basate su prove concrete. Usiamo Atlassian per ogni passaggio, dalla creazione, alla revisione, fino alla distribuzione", afferma.

I team tecnici di Flo usano inoltre la piattaforma Atlassian integrata per collaborare con altri reparti e potenziare ogni aspetto del lavoro. Oltre alle attività quotidiane di gestione dei prodotti e sviluppo Agile, il team di progettazione utilizza Jira Service Management per gestire rapidamente le richieste di assistenza, monitorare gli avvisi e coordinare le On-call Schedule, attività complicate con così tanti team distribuiti in fusi orari diversi. "Anche se disponevamo già di una funzionalità di monitoraggio, è difficile rispondere prontamente se quando si riceve un'e-mail non si è alla scrivania", afferma Roman. "Iniziare a usare le funzionalità di risposta agli imprevisti di Opsgenie in Jira Service Management è stata davvero un'ottima decisione. Adesso, tutti i team di sviluppo dei prodotti dispongono di service desk e pianificazioni di rotazione che determinano le tempistiche di ricezione delle notifiche. Ciò ci aiuta a reagire più rapidamente quando si verificano dei problemi".

Avere un sistema di avvisi e gestione dei servizi connesso e strutturato ha aiutato Flo a ridurre il tempo medio di risoluzione del 99%, oltre che a diminuire il carico mentale dei team, migliorandone il morale. "Prima, tutti dovevano accedere a Slack [per risolvere i ticket]. Adesso, i flussi di lavoro organizzati e le integrazioni tra Jira Service Management e altri prodotti semplificano notevolmente il lavoro degli ingegneri, che sono meno stanchi e dimostrano di apprezzare di più il loro lavoro", afferma Roman. "Disporre degli strumenti Atlassian e di processi estremamente rigidi e organizzati libera anche la nostra mente, perché non dobbiamo più pensare a come eseguire i task e possiamo invece concentrarci sul valore che offriamo ai clienti".

Roman aggiunge che le integrazioni tra Jira Service Management, Jira Software, Bitbucket, Confluence e altri strumenti critici nel flusso di lavoro dell'azienda (inclusi Slack, Snyk e SonarQube) facilitano le pratiche DevOps e ITSM di Flo. Le app del Marketplace come Dynamic Forms ed Extensions per Jira Service Management offrono ancora più opzioni di contesto e personalizzazione, che consentono di risparmiare tempo e aiutare i dipendenti a prendere decisioni più informate.

Ad esempio, i team IT, quelli di sviluppo e di sicurezza collaborano tramite Atlassian per risolvere i ticket, identificare le cause principali e prevenire problemi futuri. "Individuare la causa dei ticket è più facile perché abbiamo a disposizione pipeline CI/CD in cui vediamo tutte le distribuzioni collegate ai ticket Jira, a loro volta collegati a Confluence, Bitbucket e Slack", spiega Roman. "Bitbucket è integrato con Slack, così possiamo vedere quando viene aggiunta una pipeline. E quando si verifica un imprevisto, è facile creare un canale Slack e collaborare alla risoluzione. Poi in Opsgenie, possiamo visualizzare tutti gli imprevisti sullo schermo in modo da vedere le tendenze, determinare se programmare analisi retrospettive e collegare gli imprevisti alle conversazioni Slack per vedere la cronologia".

Che si tratti di ingegneri che collaborano alla risoluzione dei ticket o di esperti medici, sviluppatori di prodotto e creatori di contenuti che uniscono le forze per condividere informazioni sulla salute, Atlassian è il principale canale di servizio che fa fluire le informazioni tra i team e gli utenti. "Atlassian riunisce tutti questi team", afferma Roman. "L'interfaccia utente intuitiva e le integrazioni semplificano l'onboarding dei nostri esperti medici e consentono di iniziare a lavorare rapidamente". Più velocemente questi esperti riescono a mettersi al lavoro, altrettanto velocemente potranno fare la differenza per l'azienda e i clienti.

Mettere le persone al primo posto

Flo si è evoluta dall'essere una semplice app di monitoraggio del ciclo mestruale a un'app avanzata per la salute e il benessere e i prodotti Atlassian Cloud utilizzati dall'azienda si sono evoluti di pari passo. Via via che il team ha ampliato e integrato ulteriormente le soluzioni Atlassian, Flo ha raccolto i frutti del suo duro lavoro, sia a livello aziendale che in termini del servizio che è in grado di offrire.

"Operiamo in un mercato molto competitivo, per cui è molto importante per noi essere il più efficienti possibile. Usiamo Atlassian per automatizzare e ottimizzare le nostre attività, e la soluzione ci aiuta a ridurre i colli di bottiglia nei processi e a raggiungere gli obiettivi più rapidamente", spiega Roman. "Ad esempio, siamo passati da un rilascio importante al mese a 10-20 distribuzioni in ambiente di produzione al giorno. Abbiamo inoltre ridotto la durata media del ciclo di sviluppo da 5,8 a 2,9 giorni e la deviazione standard da 19,8 a 3,5 giorni".

Sfruttare questa efficienza non solo ha aiutato il team di Flo ad accelerare il lavoro, ma ha anche consentito di liberare tempo ed energie da dedicare ad attività più importanti. "Il nostro grande e ambizioso obiettivo è quello di offrire alle donne l'accesso alle conoscenze necessarie per dare priorità alla loro salute e mettere se stesse al primo posto. Disporre di tutti gli strumenti integrati in un unico spazio di lavoro vuol dire che possiamo concentrarci su questa mission e sui nostri obiettivi sul prodotto, invece di pensare a come organizzare i flussi di lavoro o le prossime attività".

Flo è già sulla buona strada verso il raggiungimento di questa mission e il successo raggiunto finora motiva i team ad andare avanti. L'organizzazione potrebbe essere la chiave di volta per aiutare miliardi di persone in tutto il mondo a entrare in connessione le une con le altre e con il proprio corpo e la propria salute.

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