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Lorsque nous avons commencé à chercher un outil de gestion de projet, nous avons réalisé que la majorité des équipes utilisaient Trello pour d'autres projets. Trello était globalement considéré comme une solution adaptée, nous y avons donc vu un signe selon lequel il fallait formaliser l'utilisation de l'outil au sein de ThoughtWorks.

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Comment ThoughtWorks a fait évoluer la collaboration à distance et la communication grâce à Trello

Imaginez un espace de travail moderne où les équipes sont encouragées à s'auto-gérer, à s'auto-organiser et à planifier leurs projets. Elles sont motivées à travailler avec intégrité et font preuve de curiosité dans leur quête d'excellence. Et les employés ont la possibilité de travailler à distance.

Ce n'est pas un rêve, c'est une réalité pour plus de 7 000 employés de ThoughtWorks.

« En tant qu'entreprise présente dans le monde entier et comptant des clients sur tous les continents, il arrive fréquemment que nous travaillions avec des collègues et des clients qui ne se trouvent pas dans le même bureau. Chez ThoughtWorks, l'autonomie et la confiance sont ancrées dans la culture. Par conséquent, si quelqu'un doit travailler à distance, nous sommes convaincus qu'il est capable de s'auto-gérer pour accomplir son travail », explique Sumeet Moghe, Product Manager chez ThoughtWorks.

Thoughtworks est une société mondiale de conseil en logiciels dont les équipes et les employés de 14 pays travaillent dans 43 bureaux ou à distance. L'entreprise adopte un modèle de travail hybride. Autrement dit, sa main-d'œuvre est distribuée, et les équipes travaillent avec les clients sur site, dans leurs bureaux, ou à distance afin de fournir des solutions de livraison de logiciels, des services et des produits innovants. Chaque projet (et chaque mission) de l'équipe Thoughtworks a pour objectif de s'assurer que les clients reçoivent l'aide des meilleurs talents et le meilleur service, peu importe où vivent et travaillent ses employés.

ThoughtWorks est fière de son agilité et de sa capacité d'adaptation. En fait, l'entreprise a littéralement inventé le concept d'agilité distribuée ! La méthodologie Agile est un ensemble d'idéaux et de principes de livraison qui permettent de créer et de réagir au changement, et de générer de la valeur plus rapidement. C'est un avantage particulièrement important pour les équipes distribuées et distantes qui comptent sur la flexibilité et les sessions de travail itératives pour en faire plus ensemble (en particulier parce que les équipes ne se trouvent pas dans le même espace ou fuseau horaire). Grâce à des valeurs fondamentales et des principes directeurs forts, une technologie de pointe et des processus adaptatifs, ThoughtWorks a pu améliorer sa capacité à travailler en équipes distribuées tout au long de ses 27 années d'activité.

Cependant, comme beaucoup d'organisations à travers le monde, cette agilité a été mise à rude épreuve en 2020 lorsque la pandémie de COVID-19 a mis le monde entier sens dessus dessous.

L'un des 43 bureaux de ThoughtWorks se trouve à Wuhan, en Chine. Avec 1 800 employés chez ThoughtWorks China et près de 300 rien qu'à Wuhan, les dirigeants ont dû agir rapidement afin de protéger la santé et la sécurité de leurs employés et de leurs clients.

Les décisions qu'ils ont prises et les processus qu'ils ont suivis à Wuhan pour fermer les bureaux et passer en télétravail à plein temps ont inspiré l'ensemble de l'organisation. De la Chine au Chili en passant par tous les bureaux à domicile entre les deux, les ThoughtWorkers, comme les employés de ThoughtWorks aiment à se désigner, pouvaient compter sur un espace de travail numérique collaboratif : Trello.

Auparavant, notre utilisation de Trello était relativement sommaire : nous nous en servions comme d'un mur sur lequel coller des cartes ou des post-its. Nous exploitons désormais ses nombreuses fonctionnalités et créons une expérience d'utilisation plus riche pour cet outil. »

Andy Yates
Head of Strategy, TechOps, ThoughtWorks

Une entreprise présente dans le monde entier accélère la collaboration et la communication à distance

ThoughtWorks est un client Trello Enterprise important. L'outil a permis à l'entreprise d'évoluer et d'étendre ses workflows en fonction des besoins croissants de ses équipes, de ses organisations et de sa main-d'œuvre extérieure, tout en transformant ses méthodes de travail en interne et avec les clients.

« L'équipe de direction mondiale a mis en place un groupe de projets spécial pour coordonner la réponse de l'entreprise à la pandémie de COVID-19. Composé de membres provenant de différents services et régions, ce groupe s'est naturellement tourné vers Trello pour coordonner ses activités », explique Andy Yates, Head of Strategy, TechOps, chez ThoughtWorks.

Le 21 janvier, ThoughtWorks Wuhan a formé une équipe d'urgence chargée de mettre en place un plan pour assurer la sécurité des employés et des clients de ThoughtWorks. Le lendemain, les dirigeants de ThoughtWorks China ont décidé de fermer le bureau de Wuhan. Un jour après, le gouvernement annonçait un confinement complet de la ville de Wuhan.

Les équipes de leadership et d'intervention en cas d'urgence comptaient sur leur expérience de livraison Agile distribuée pour passer en télétravail et prendre des décisions intelligentes dans une situation changeante. Elles ont utilisé Trello pour coordonner les nombreuses incertitudes liées à la réponse de l'entreprise à la pandémie de COVID-19. Aujourd'hui, l'organisation s'appuie sur l'outil de collaboration numérique pour préparer et coordonner les plans de réouverture de ses bureaux en toute sécurité dans le monde entier.

Alors que l'ensemble de l'organisation a basculé vers des environnements entièrement en télétravail en très peu de temps, l'utilisation de Trello s'est transformée. Historiquement, les ThoughtWorkers utilisaient essentiellement Trello pour la gestion de leurs propres tâches, et celle de leurs projets internes et avec leurs clients.

« Avant, nous avions notre propre outil de gestion de projet », explique Andy Yates. « Nous avons décidé de mettre un terme à son développement interne et, lorsque nous avons commencé à chercher un outil pour le remplacer, nous avons réalisé que la majorité des équipes utilisaient Trello pour d'autres projets. Trello était globalement considéré comme une solution adaptée, nous avons donc perçu cela comme un signe qu'il nous fallait formaliser l'utilisation de l'outil au sein de ThoughtWorks. »

Qu'est-ce qui explique l'adoption organique des outils de collaboration et de communication ?

En tant que Head of Strategy au sein du service TechOps, l'une des principales responsabilités d'Andy Yates est d'évaluer l'utilisation des outils et des technologies dans l'organisation aux côtés de membres de l'équipe tels que Marina Rodrigues Moschetta, Product Owner chez ThoughtWorks et d'autres parties prenantes comme Sumeet Moghe.

« Notre culture repose sur l'exploration, de sorte que nos collaborateurs sont toujours à la recherche de meilleurs outils et façons de travailler ensemble », explique Andy Yates.

Qu'est-ce que cela signifie au quotidien ? Andy Yates et son équipe recevaient au moins cinq demandes par jour pour étudier l'utilisation de certains outils et les options de milliers d'employés et de centaines de clients. Cet outil et le processus d'évaluation des fournisseurs sont tous gérés dans Trello. Andy Yates et son équipe peuvent ainsi se coordonner et communiquer avec les autres services de l'entreprise impliqués dans le processus, notamment les services juridiques et financiers.

Au bureau, depuis chez soi ou sur site avec un client, tout le monde peut partager du contexte et des informations via Trello. »

Sumeet Moghe
Product Manager chez ThoughtWorks

Dans l'ensemble, ThoughtWorks utilise une suite d'outils standard, comme Trello, Zoom, Mural et Google Workspace, de sorte que tout le monde dispose d'un point de départ commun pour la collaboration et la communication. Trello étant au cœur de cette stack technique, les employés de ThoughtWorks l'ont organiquement adopté de différentes manières.

Grâce à une offre Enterprise, ils ont accès à la création d'un nombre illimité d'équipes, aux tableaux, aux Power-ups et à l'automatisation native des tâches via Butler. Ces fonctionnalités robustes permettent à quiconque de lancer facilement des projets et de collaborer ensemble dans Trello. Il est possible de créer des tableaux Trello en quelques secondes, et les utilisateurs peuvent commencer à planifier n'importe quel projet de manière suffisamment structurée pour permettre l'organisation, la hiérarchisation et la prise de mesures. Facile d'utilisation et flexible, l'outil permet aux employés de ThoughtWorks de s'auto-organiser et de s'auto-gérer encore plus facilement. En outre, Trello Enterprise offre une expérience de tableau de bord centralisée qui permet aux administrateurs de gérer facilement les autorisations et les utilisateurs en temps réel.

« Auparavant, notre utilisation de Trello était relativement sommaire : nous nous en servions comme d'un mur sur lequel coller des cartes ou des post-its. Nous exploitons désormais ses nombreuses fonctionnalités et créons une expérience d'utilisation plus riche pour cet outil », explique Andy Yates.

L'une des utilisations les plus fréquentes de Trello par les ThoughtWorkers concerne la gestion de projets internes et de clients.

Une réunion en personne pour la planification de projet, que ce soit dans les bureaux de ThoughtWorks ou sur site, dans les bureaux d'un client, se traduirait normalement par un tas de cartes physiques sur un mur ou plusieurs idées griffonnées sur un tableau blanc. Comme l'équipe préfère cette méthode de brainstorming et de collaboration, elle avait besoin d'une solution numérique lorsqu'elle est passée en télétravail.

Trello s'est imposé comme un tableau blanc numérique et un espace de travail permettant aux équipes de cartographier les plans de projet, les tâches et les échéances, puis d'assigner facilement des propriétaires et de fournir tout contexte supplémentaire à la réalisation du travail.

« Même lorsque nous recommencerons à travailler dans un bureau, il est peu probable que nous revenions aux tableaux physiques. Un grand nombre de personnes dans l'entreprise comprennent maintenant l'intérêt de collaborer numériquement et en quoi cette expérience est inclusive. Au bureau, depuis chez soi ou sur site, avec un client, tout le monde peut partager du contexte et des informations via Trello », explique Sumeet Moghe.

Par exemple, Sumeet Moghe a encadré la planification de l'un des événements de ThoughtWorks, Converge. Bien sûr, avec la pandémie de COVID-19, l'entreprise a dû revoir ses plans et organiser l'événement en ligne. Elle s'est tournée vers Zoom pour héberger l'événement en ligne et vers Trello pour le planifier. Le tableau de l'événement a été mis en place en suivant la méthodologie Kanban, avec des listes permettant de suivre l'avancement et l'achèvement des tâches. Kanban est une méthode de visualisation des tâches, de limitation du travail en cours et d'optimisation de l'efficacité. Il s'agit d'un processus d'amélioration continue du flux et de la qualité du travail. Kanban est un framework qui permet une personnalisation étendue et, grâce à l'interface et aux fonctionnalités de Trello, les équipes peuvent visualiser cette flexibilité et s'adapter facilement à tout changement.

Tableau de gestion d'événement Trello de ThoughtWorks

L'équipe a utilisé le Power-up Calendrier pour voir clairement les échéances des différentes tâches. Des étiquettes ont été utilisées pour identifier la catégorie d'une tâche (par exemple, pour les communications, les intervenants ou l'inscription). Le tableau a servi de hub central à l'équipe de l'événement pour coordonner, collaborer et communiquer à distance afin de mettre sur pied un événement virtuel sans problème. Du marketing à la coordination des intervenants, la planification d'un événement implique plusieurs composantes mobiles, et Sumeet Moghe et son équipe ont adopté Trello comme moyen le plus intuitif pour gérer ces échanges.

« J'adore la flexibilité de Trello. Quel que soit le cas d'usage, je peux personnaliser l'outil en fonction des projets ou des tâches sur lesquels je travaille avec mes collègues. Vous pouvez choisir votre propre aventure », explique Sumeet Moghe.

Trello est devenu un espace qui crée du lien social. Par exemple, l'équipe brésilienne utilise un tableau Trello pour suivre les anniversaires afin de pouvoir les célébrer et de créer un sentiment d'unité lorsqu'elle ne peut pas se réunir physiquement. »

Marina Rodrigues
Moschetta, Product Owner chez ThoughtWorks

Favoriser la convivialité grâce à Trello

Comme tous les bureaux de ThoughtWorks sont fermés, les équipes de toutes les régions ont rapidement innové pour rester connectées et simuler l'expérience de bureau en ligne. L'entreprise a toujours été distribuée, mais comment présenter de nouveaux membres de l'équipe ou rassembler les gens autour d'un café ou d'un gâteau d'anniversaire dans un monde virtuel ?

Les employés se sont auto-organisés pour créer une solution. Et à nouveau, Trello leur est apparu comme la réponse à leurs problèmes.

« Trello est devenu un espace qui crée du lien social. Par exemple, l'équipe brésilienne utilise un tableau Trello pour suivre les anniversaires afin de pouvoir les célébrer et de créer un sentiment d'unité lorsqu'elle ne peut pas se réunir physiquement », explique Marina Rodrigues Moschetta, Product Owner chez ThoughtWorks.

Outre pour les anniversaires et les célébrations, ThoughtWorks utilise également Trello pour partager des informations sur les événements qui se déroulent dans les organisations de ses différentes régions. Tout le monde a accès aux tableaux, ce qui a renforcé la transparence et l'inclusivité pour tous les employés.

L'équipe des ressources humaines et de recrutement a également fait évoluer ses processus vers un workflow numérique dans Trello. Alors même que l'organisation commençait à migrer vers un modèle en télétravail à plein temps début 2020, elle a continué à recruter et à intégrer de nouveaux employés et à gérer le processus dans Trello. Au lieu de repousser le démarrage des nouveaux employés, l'organisation a mis en place un processus d'intégration dans Trello.

Le tableau d'intégration, appelé « First Year Experience » (FYE), est utilisé pour accueillir un nouvel employé et lui fournir des informations et du contexte sur le travail chez ThoughtWorks, les membres de son équipe ainsi que le ou les projets sur lequel il travaillera. Le tableau propose diverses listes informatives et exploitables. La liste « Board Overview » contient des informations sur l'utilisation du tableau, les attentes pour la première année de la nouvelle recrue et des liens vers les ressources. La liste suivante, « Week 1 Checklist », permet d'intégrer la nouvelle recrue et de lui assigner des tâches pour ses premiers jours chez ThoughtWorks. Chaque carte de la liste énumère des tâches à réaliser, et des checklists avancées sont utilisées pour fournir des informations précises au besoin pour chaque tâche. Il existe également des listes pour les activités en cours, ainsi que pour les objectifs. Ces listes sont régulièrement utilisées et mises à jour tout au long de la première année du nouvel employé, et les cartes sont déplacées vers la liste « Done » une fois terminées.

Tableau d'intégration Trello de ThoughtWorks

Outre leurs responsabilités et projets clés, les ThoughtWorkers collaborent également avec d'autres membres de l'équipe de différentes régions sur des projets internes qui ont trait à leurs intérêts et passions. Ils utilisent pour cela Trello. Le recours à l'outil a augmenté parallèlement au nombre d'employés en télétravail, car Trello fournissait une structure intuitive pour la collaboration et la communication virtuelles.

« Notre objectif est de faciliter la tâche des gens. Trello nous permet de fournir une structure de collaboration flexible qui peut être personnalisée en fonction d'un processus, d'un projet ou d'une équipe », explique Andy Yates.

L'avenir de la collaboration en entreprise

Même si elle continue à appliquer un modèle de travail hybride quand les bureaux rouvriront en toute sécurité, l'équipe de ThoughtWorks s'attend à ce que les employés collaborent, innovent et communiquent au moyen d'outils numériques.

Lorsque les équipes disposent du support, des outils et de la confiance nécessaires pour s'auto-gérer et s'auto-organiser, elles peuvent créer des choses incroyables ensemble. Même si elle peaufine ses processus de télétravail depuis plus de deux décennies, ThoughtWorks a découvert des façons nouvelles et innovantes d'utiliser les outils de collaboration numérique pour continuer à travailler ensemble, à répondre aux besoins des clients et à maintenir un sentiment d'unité.

Que ses équipes reviennent au bureau ou restent à la maison, une chose ne changera pas : Trello restera un espace de travail numérique pour les ThoughtWorkers partout dans le monde.

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