Flo mejora el bienestar con los productos de colaboración de Atlassian

Un catalizador para la colaboración

Desde el principio, Flo se ha enfrentado a una serie de complejos desafíos. Algunas son exclusivas de su línea de trabajo, como por ejemplo, averiguar cómo combinar la tecnología de aprendizaje automático con información de salud de profesionales reales y cómo equilibrar la privacidad con la creación de comunidades. Otras dificultades que ha experimentado Flo son habituales entre las empresas de rápido crecimiento de cualquier sector, como adoptar prácticas modernas para aumentar la velocidad y el éxito, escalar rápidamente manteniendo la conexión y la calidad, y trabajar de forma remota en ubicaciones globales. Para cada desafío, el equipo ha aprovechado los productos en la nube de Atlassian para diseñar una solución.

La decisión de Flo de trabajar en la nube se debe a su dedicación a la innovación y la seguridad. El certificado ISO/IEC 27001 de Atlassian les dio la seguridad de que la solución ayudaría con la protección de datos y la gestión de riesgos. “Aplicamos una profunda diligencia debida y nos aseguramos de que la seguridad, las prácticas de privacidad y las operaciones de Atlassian satisfacían nuestras necesidades de cumplimiento normativo. Vimos Atlassian Cloud como una solución fiable y madura en la que confían otras empresas. La actividad en la nube nos permite centrarnos en nuestra plataforma en lugar de en las herramientas o el mantenimiento”, afirma el director de tecnología Roman Bugaev. “Además, la nube es más segura y cumple con las normas, gracias a funciones como los registros de auditoría. Cuando trabajamos con Atlassian, sabemos con certeza que nuestro sistema se gestiona correctamente. Crear ese mismo entorno internamente supondría dedicar muchísimo tiempo y recursos. Es mejor invertirlos en nuestro propio producto”.

Al principio, el equipo de ingeniería adoptó Bitbucket Cloud para la gestión de código, Confluence Cloud para almacenar conocimientos y Jira Software Cloud (con complementos como Jira Misc Workflow Extensions) para el desarrollo eficaz y ágil de productos. Gracias a la exposición orgánica y a los expertos internos, toda la empresa adoptó las soluciones de Atlassian con el tiempo, lo que facilitó mucho el intercambio de trabajo e información entre los equipos y con los clientes. Ahora, todo el mundo, desde ingenieros y redactores de contenido hasta expertos médicos y representantes del servicio de atención al cliente, hace uso diario de una variedad de productos de Atlassian.

Creación de una política de servicio con equipos distribuidos

Entre funciones técnicas y no técnicas, colaboradores presenciales y remotos, los equipos de Flo están creando una política de servicio en toda la organización, con Atlassian como columna vertebral de apoyo para su eficiencia y eficacia.

Por ejemplo, desde el punto de vista no técnico, el departamento jurídico y el de cumplimiento recurren a Jira Service Management para obtener orientación sobre qué tareas deben realizarse cada vez que un empleado se incorpora a la empresa, la abandona o asume una nueva función. La gestora de comunicaciones, Daria Grishechkina, señala que su equipo también utiliza varios productos de Atlassian para colaborar con los principales interesados de toda la organización en la creación de contenido. Además, declara: “Cada contenido tiene que pasar por numerosas rondas de corrección y edición con los departamentos jurídico, médico y de gestión de productos, entre otros, para asegurarnos de que proporcionamos información fiable y basada en pruebas. Utilizamos Atlassian en cada paso, desde la creación hasta la revisión y la distribución”.

Los equipos técnicos de Flo también hacen uso de su plataforma de Atlassian integrada para colaborar con otros departamentos y potenciar todos los aspectos de su trabajo. Además de la gestión diaria de productos y el desarrollo ágil, el equipo de ingeniería utiliza Jira Service Management para gestionar rápidamente las solicitudes de asistencia, monitorizar las alertas y coordinar los horarios de guardias, lo que resulta complicado con tantos equipos distribuidos en diferentes zonas horarias. “Teníamos supervisión, pero cuando recibes un correo electrónico, es difícil reaccionar cuando no estás en tu escritorio”, señala Roman. “Fue una buena decisión empezar a utilizar las capacidades de respuesta ante incidentes de Opsgenie en Jira Service Management. Ahora todos los equipos de desarrollo de productos cuentan con centros de asistencia y programas de rotación que dictan cuándo reciben las notificaciones. Nos ayuda a reaccionar más rápido cuando algo sale mal”.

Contar con un sistema de alertas y gestión de servicios conectado y estructurado ha ayudado a Flo a reducir el tiempo medio de resolución en un 99 %, así como a disminuir la carga mental, lo que ha mejorado el ánimo de los empleados. “Antes, todo el mundo tenía que entrar en Slack [para solucionar problemas]. Ahora, los flujos de trabajo organizados y las integraciones entre Jira Service Management y otros productos facilitan mucho las cosas a los ingenieros. Están menos cansados y disfrutan más del trabajo”, sostiene Roman. “Contar con herramientas de Atlassian y procesos estrictos y muy organizados también nos evita tener que pensar en cómo realizar tareas para que podamos centrarnos en el valor que brindamos a los usuarios”.

Roman añade que las integraciones entre Jira Service Management, Jira Software, Bitbucket, Confluence y otras herramientas críticas de su flujo de trabajo (incluidas Slack, Snyk y SonarQube) facilitan las prácticas de DevOps e ITSM de Flo. Las aplicaciones de Marketplace como Dynamic Forms y Extensions for Jira Service Management ofrecen aún más contexto y opciones de personalización, lo que ahorra tiempo y ayuda a los empleados a tomar decisiones más fundamentadas.

Por ejemplo, los departamentos de TI, desarrollo y seguridad colaboran a través de Atlassian para resolver problemas, identificar las causas principales y evitar problemas en el futuro. “Es más fácil ver la causa de la incidencia porque disponemos de canalizaciones de CI/CD en las que vemos todas las implementaciones, que están vinculadas a tickets de Jira, también vinculados a Confluence, Bitbucket y Slack”, explica Roman. “Bitbucket está integrada con Slack para que podamos ver cuándo se añade una canalización. Y, cuando ocurre un incidente, es fácil crear un canal de Slack y trabajar para solucionarlo juntos. Luego, en Opsgenie, tenemos todos los incidentes en pantalla para poder ver las tendencias, determinar si debemos programar análisis retrospectivos y vincular los incidentes a las conversaciones de Slack para ver el historial”.

Tanto si se trata de ingenieros que se reúnen para resolver incidencias como de expertos médicos, desarrolladores de productos y creadores de contenido que unen fuerzas para comunicar información sobre la salud, Atlassian es el principal canal de servicio por el que fluye información entre los equipos y los usuarios. “Atlassian reúne a todos esos equipos”, señala Roman. “Gracias a la IU intuitiva y a las integraciones, nuestros expertos médicos lo tienen más fácil para incorporarse y empezar a trabajar rápidamente”. Cuanto más rápido puedan ponerse a trabajar, más rápido podrán marcar la diferencia para su empresa y sus clientes.

Máxima prioridad para las personas

Flo ha pasado de ser un rastreador básico del periodo a una aplicación avanzada de salud y bienestar, y sus productos de Atlassian Cloud han evolucionado junto con ellos. A medida que el equipo ha ido ampliando e integrando sus soluciones de Atlassian, Flo ha visto los resultados de su arduo trabajo, tanto internamente como en el servicio que puede ofrecer.

“Trabajamos en un mercado muy competitivo, por lo que es muy importante que seamos lo más eficientes posible. Hacemos mucha automatización y optimización con Atlassian, lo que nos ayuda a reducir los cuellos de botella en nuestro proceso y a alcanzar nuestros objetivos más rápido”, explica Roman. “Por ejemplo, hemos pasado de una publicación de gran éxito al mes a 10-20 implementaciones de producción al día. Asimismo, hemos reducido la duración media del ciclo de desarrollo de 5,8 días a 2,9 días y la desviación estándar de 19,8 días a 3,5 días”.

Aprovechar esa eficiencia no solo ha ayudado al equipo de Flo a trabajar más rápido, sino que también ha liberado tiempo y energía para poder centrarse en lo que más importa. Afirma Roman: “Nuestro gran y ambicioso objetivo consiste en empoderar a las mujeres para que accedan a los conocimientos necesarios para priorizar su salud y ponerse a sí mismas en primer lugar. Tener todas nuestras herramientas integradas en un espacio de trabajo perfecto significa que podemos centrarnos en esta misión y en los objetivos de los productos en lugar de pensar en cómo organizar los flujos de trabajo o qué hacer a continuación”.

Flo ya está bien encaminada para lograr esta misión y su éxito hasta el momento alimenta su motivación para seguir adelante. Al conectarse más entre sí, Flo podría ser la clave que ayude a miles de millones de personas en todo el mundo a establecer una conexión más fuerte con su cuerpo y su salud.

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